Как стандарт PMBoK помогает в управлении проектами

Стандарт PMBoK — это свод знаний об управлении проектами. И что важно — PMBoK помогает не просто управлять, а доводить сложные и многоэтапные проекты до конца, не выбиваясь из сроков и бюджета и не теряя в качестве. 

Содержание

Где используют PMBoK

Что входит в PMBoK: принципы управления проектами

Что такое проект по PMBoK

Плюсы и минусы PMBoK

Каким проектам подойдет PMBoK

Стандарт PMBoK: в двух словах

Поможем выстроить бизнес-процессы в компании и не только

Где используют PMBoK

Стандарт PMBoK, или Project Management Body of Knowledge, — это набор стандартов и правил управления проектами. Этот набор еще называют сводом знаний, а выпускает его Институт управления проектами, он же PMI, — всемирная некоммерческая организация по управлению проектами. PMI основали в 1969 году на базе Технологического института Джорджии в США. 

Институт управления проектами изучает менеджмент, финансовое планирование, организацию работы, подбор персонала, управление, бюджетирование и много чего еще, а результат работы собирает в руководство по управлению проектами, или PMBoK Guide. Эта книга перевыпускалась несколько раз, а седьмое издание вышло в 2021 году.

Основная цель PMBoK — установить единые стандарты и создать общую теорию управления для всех, кто участвует в проекте. PMBoK — это скорее не учебник, а путеводитель, который помогает команде работать по единым стандартам и с одинаковыми понятиями.

PMBoK подходит для долгосрочных и четко структурированных проектов, в которых заранее понятны цели, бюджет и сроки. Например, в сфере строительства. А вот для стартапов или гибких проектов, где много неопределенности, PMBoK вряд ли подойдет. В отличие от гибких методологий Agile или Scrum, PMBoK ориентирован на последовательность и планомерное выполнение задач. Это делает его менее гибким, но более предсказуемым и стабильным. 

Методология PMBoK не привязывается к отрасли — ею можно пользоваться в самых разных сферах. Но для успешной работы по PMBoK важно, чтобы в компании уже были выстроены бизнес-процессы.

Что входит в PMBoK: принципы управления проектами 

PMBOK включает 49 действий, которые делятся на пять основных процессов и десять областей знаний, которые в совокупности подходят большинству проектов.

Итак, пять основных процессов любого проекта:

• инициирование нового проекта и получение разрешения на его запуск;

• планирование деталей проекта, его целей, последовательности и шагов;

• исполнение — непосредственная реализация проекта;

• мониторинг и контроль — отслеживание хода проекта, анализ и корректировки;

• закрытие — последние шаги с целью завершения проекта.

Эти процессы соприкасаются с десятью областями знаний, то есть происходит управление описанными выше процессами:

• интеграцией;

• объемом работ по проекту;

• расписанием проекта;

• стоимостью проекта;

• качеством проекта;

• ресурсами проекта;

• коммуникациями в рамках проекта;

• рисками проекта;

• закупками в рамках проекта;

• стейкхолдерами.

Процессы и области знаний могут соприкасаться или работать параллельно. Чтобы было легче понять, как устроен процесс для проектного менеджера, обратите внимание на таблицу:

Например, на этапе инициации проектный менеджер почти ничем не управляет, потому что бюджет, сроки, ресурсы и риски проекта — это вопросы, которые решают собственники или топ-менеджеры бизнеса. 

На этапе планирования, когда за дело взялся менеджер, он может управлять всеми процессами. На этапе исполнения часть процессов уходит команде, при этом мониторинг и контроль остается за менеджером. А на этапе закрытия результат работы принимают собственники или топ-менеджеры, поэтому эти процессы закрепляются за ними.

Вместе эти процессы выстраиваются в так называемый жизненный цикл проекта, который можно представить в виде схемы:

Главное, что отличает PMBoK, — это последовательность работы. Как вы могли заметить, каждый этап вытекает из предыдущего: от инициирования до закрытия. На самом деле по стандартам PMBoK неосознанно работают многие крупные компании: дело в том, что по-другому привычный процесс работы выстроить и не получится. 

Что такое проект по PMBoK

PMBoK не прописывает конкретные инструменты или артефакты, а дает общее руководство по тому, как структурировать процесс управления проектом.

Просто так, с нуля, работать по PMBoK не получится. Этот стандарт предполагает, что проектный менеджер как минимум прочитал книгу, а лучше — прошел сертификацию в институте. PMBoK требует от проектного менеджера четкого контроля на всех этапах проекта. Так, менеджер управляет:

• временем — чтобы каждый шаг проекта реализовывался в срок;

• затратами — чтобы соблюдался бюджет проекта;

• качеством — чтобы проект был выполнен в надлежащем качестве. 

PMBoK базируется на принципе треугольника управления проектами, то есть важен баланс между временем, затратами и качеством. Любые изменения в сроках, стоимости, качестве материалов и работ влияют на остальные части проекта. 

Проще всего понять стандарты PMBoK на примере строительства многоквартирного дома. Для строительной компании это четко регламентированный процесс с понятными этапами, сроками и стоимостью. 

Если работа по PMBoK выстроена верно, дом будет построен в срок и в рамках сметы, а в квартирах не будет щелей. Если же изменить одну из переменных, например, сроки, это сразу же повлияет на стоимость, а если изменить стоимость, изменится качество.

Плюсы и минусы PMBoK

Гибкие методологии строятся по принципу: формулируем гипотезу → готовим минимальный жизнеспособный продукт → запускаем продукт → смотрим на результаты и дорабатываем продукт → переходим к следующему кусочку проекта.

На фоне этого PMBoK выглядит негибким, зато более последовательным и предсказуемым: продумываем проект → считаем бюджет → формируем команду → управляем разными процессами → получаем результат. 

Получается, если что-то в процессе работы по PMBoK пойдет не так, это выяснится, только когда продукт будет полностью готов и запущен. 

Другими словами, если компания строит дом и где-то отступила от проекта, это будет понятно, когда большую часть дома уже построят. Именно поэтому PMBoK подходит стабильным компаниям с уже выстроенными бизнес-процессами. Для них PMBoK — это возможность последовательно реализовывать многоступенчатые, продолжительные и сложные проекты. 

Итак, обобщим плюсы и минусы PMBoK. 

Плюсы PMBoK	Минусы PMBoK
Четкая структура и стандарты — PMBoK подходит для проектов, которые требуют жесткой структуры, строгих регламентов и планирования. Например, таких, как строительство или проекты, связанные с государственным регулированием.	Негибкость — PMBoK плохо подходит для проектов, которые требуют изменений и адаптации на ходу.
Возможность заранее просчитать риски и проблемные ситуации благодаря стандартам и последовательным этапам.	Нельзя заранее просчитать риски, стоимость или результат. Поэтому PMBoK не подходит для стартапов или инновационных проектов, например, в области искусственного интеллекта или научных исследований.
Понятный процесс, который идет по заранее установленным этапам. Поэтому PMBoK подходит для долгосрочных и сложных проектов.	Нельзя оперативно реагировать на изменения. PMBoK не позволяет быстро вносить изменения в проект по ходу работы.

Каким проектам подойдет PMBoK

Когда проект имеет четкие этапы, например, строительство стадиона или внедрение IT-систем, PMBoK помогает легко структурировать все действия, организовывать работу команды и держать проект в рамках бюджета и сроков. Например, внедрение ПО — 1С, Битрикс — можно организовать по PMBoK, так как процесс внедрения и его этапы предсказуемы и понятны.

С другой стороны, PMBoK не подходит для проектов с коротким циклом жизни, где задачи не имеют сложных многоэтапных процессов. Например, в продуктовых командах, которые постоянно дорабатывают продукт. В таких случаях PMBoK только усложнит процесс. 

Теперь разберемся с конкретными проектами, которым может подойти PMBoK.

Можно работать по PMBoK	Нежелательно работать по PMBoK
Проекты в сфере строительства, в которых этапы работы и риски можно заранее спрогнозировать.	Стартапы и инновационные проекты, в которых невозможно заранее предсказать риски.
Инфраструктурные и государственные проекты с жесткими регламентами, где важно соблюдать стандарты, сроки и бюджет.	Проекты с высокой степенью неопределенности, например, исследования или новые технологии.
Интеграция стандартного ПО и уже существующих программных продуктов с прозрачным процессом внедрения.	Краткосрочные или гибкие проекты, в которых процессы и требуемый результат постоянно меняются.
Любые проекты с понятными результатами и рисками.	Отдельные задачи в рамках больших проектов.

Подытожим. PMBoK подходит для долгосрочных, сложных и предсказуемых проектов, в которых важно строго следовать стандартам, соблюдать регламенты и придерживаться этапов. Методология PMBoK плохо работает в проектах, которые требуют гибкости и быстрой реакции на перемены.

Стандарт PMBoK: в двух словах

• Стандарт PMBoK, или Project Management Body of Knowledge, — это набор стандартов и правил управления проектами.

• Основная цель PMBoK — установить единые стандарты и создать общую теорию управления для всех, кто участвует в проекте. PMBoK — это скорее не учебник, а путеводитель, который помогает команде работать по единым стандартам и с одинаковыми понятиями.

• PMBoK подходит для долгосрочных и четко структурированных проектов, в которых заранее понятны цели, бюджет и сроки.

• PMBoK не подходит стартапов или гибких проектов, где много неопределенности. 

• Методология PMBoK не привязывается к отрасли — ею можно пользоваться в самых разных сферах. Но для успешной работы по PMBoK важно, чтобы в компании уже были выстроены бизнес-процессы.

• PMBoK включает 49 действий, которые делятся на пять основных процессов и десять областей знаний, которые в совокупности подходят большинству проектов.

• PMBoK не прописывает конкретные инструменты или артефакты, а дает общее руководство по тому, как структурировать процесс управления проектом.

Поможем выстроить бизнес-процессы в компании

Финдиры Нескучных знают, как выстроить любые бизнес-процессы: с помощью разных методологий и не только. Кроме этого, они могут помочь наладить финансовый учет, выбраться из убытков, избавиться от кассовых разрывов, увеличить прибыль, масштабироваться.

Вот как обычно работают наши финдиры:

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Увеличили чистую прибыль строителей в 14 раз и сократили возврат дебиторки

• Франшиза салонов красоты: путь от кассовых разрывов до 5,8  млн ₽ в копилке. За 11 месяцев

• Стоматология: из 2,2 млн ₽ выручки сделали 5 млн ₽

• Сделали х2 по выручке в сложное время — в апреле 2022 года

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓