Моделирование бизнес-процессов: методы и примеры по оптимизации работы в компании

Задумывались когда-нибудь, как лучше управлять процессами в компании? Ответ кроется в моделировании бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов — это как карта маршрута, показывающая, кто, что, как и когда делает, чтобы достичь конкретного результата (речь о самой важной части — прибыли).

С экспертом по финансам разберемся в главных вопросах: как моделирование бизнес-процессов спасёт компанию от убытков, из скольких этапов состоит моделирование и как избежать ошибок на каждом из них, а также приведём реальный кейс из практики эксперта в области финансов по оптимизации бизнес-процессов.

Содержание

Зачем нужно моделирование бизнес-процессов

Основные нотации моделирования бизнес-процессов

Этапы моделирования бизнес-процессов: от анализа до оптимизации

Инструменты и программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов

Примеры моделирования бизнес-процессов

Как моделирование бизнес-процессов влияет на финансовые отчёты и помогает в планировании бюджета

Моделирование бизнес-процессов: частые вопросы собственников

Моделирование бизнес-процессов: в двух словах

Поможем оптимизировать бизнес-процессы для увеличения прибыли

Зачем нужно моделирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов — это процесс создания визуального или текстового описания того, как выполняются определенные задачи и операции в компании. 

При создании модели разрабатывают детальное описание структуры, чтобы:

• понять, как разные отделы и сотрудники взаимодействуют друг с другом;

• найти неэффективные процессы, задержки, дублирование работы;

• улучшить процессы, сократить издержки, повысить производительность и качество;

• стандартизировать процессы и избежать ошибок, связанных с человеческим фактором;

• обеспечить масштабируемость.

«Моделирование процессов для малого и среднего бизнеса особенно важно, потому что позволяет оценить:

«As is» — текущее состояние компании;

«To be» — желаемое состояние компании».

Основные нотации моделирования бизнес-процессов

Рассмотрим 4 популярных нотации ↓

Блок-схема. Это простая диаграмма, показывающая шаги процесса с использованием прямоугольников (действий), ромбов (решений) и стрелок (переходов). Подходит для визуализации простых процессов и начального моделирования.

BPMN (Business Process Model and Notation). Это стандартизированная нотация, используемая для моделирования бизнес-процессов, с акцентом на детали, например, роли, события, потоки информации. Подходит для автоматизации сложных процессов.

EPC (Event-driven Process Chain) подходит для описания логики процесса, хорошо показывает последовательность событий и функций.  

Кажется, что EPC и блок-схема похожи, но отличие в том, что EPC ориентирована на события как триггеры для действий, а не только на последовательность шагов, как блок-схема. 

EPC часто используется в системах для моделирования и анализа бизнес-процессов, особенно в контексте ERP-систем (например, SAP).

IDEF0 (Integrated Definition) создает модель функциональной структуры системы, отображая её функции и взаимодействие между ними. Подходит для стратегического планирования и анализа бизнес-архитектур.

Этапы моделирования бизнес-процессов: от анализа до оптимизации

Рассмотрим 7 этапов и объясним, как избежать ошибок на каждом из них ↓

Этап 1: определение целей и области моделирования. Нужно определить, какой процесс необходимо смоделировать и зачем.
Ошибка: сразу моделировать все процессы компании, ставить нечёткие цели.

Этап 2: сбор информации. Необходимо собрать данные о текущем процессе: интервью, наблюдение, анализ документов.
Ошибка: использование устаревшей или неточной информации.

Этап 3: моделирование as-is (текущее состояние компании). Создание модели текущего процесса, которая отражает реальное положение дел.
Ошибка: идеализация процесса, игнорирование проблем.

Этап 4: анализ модели. Выявление «узких мест» и потенциальных рисков.
Ошибка: поверхностный анализ, отсутствие критического взгляда.

Этап 5: проектирование to-be (желаемое состояние компании). Разработка модели по оптимизации процесса.
Ошибка: нереалистичный взгляд на оптимизацию, игнорирование ограничений.

Этап 6: внедрение изменений. Реализация разработанных улучшений.
Ошибка: недостаточная подготовка, сопротивление сотрудников.

Этап 7: мониторинг и оценка. Отслеживание результатов и внесение корректировок при необходимости.
Ошибка: отсутствие обратной связи, игнорирование отклонений.

Инструменты и программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов

Miro. Наиболее простой и доступный способ моделирования с помощью блок-схемы.

Microsoft Visio. Популярный векторный графический редактор для создания различных диаграмм, включая блок-схемы.

ARIS Express. Бесплатный инструмент для моделирования процессов и анализа бизнес-архитектуры.

Bizagi Process Modeler. Программа для моделирования бизнес-процессов по нотации BPMN. Позволяет создавать визуальные диаграммы процессов.

Business Studio. Платформа помогает автоматизировать бизнес-процессы с помощью встроенных инструментов. Поддерживает различные нотации, включая BPMN.

Примеры моделирования бизнес-процессов

Рассмотрим три известные российские компании ↓

1. Сбербанк — процесс выдачи кредита моделируется для ускорения и автоматизации этапов проверки данных, оценки рисков и принятия решений.

2. РЖД — моделирование бизнес-процесса обслуживания пассажиров помогает оптимизировать сервис, ускорить покупку билетов и посадку на поезда.

3. Яндекс — процесс обработки запросов пользователей в поисковой системе моделируется для повышения качества результатов и точности рекламы.

Примеры хорошие, но предлагаем ознакомиться с реальным кейсом по оптимизации бизнес-процессов на маркетплейсе ↓

Проблема. На маркетплейсе возникла проблема перегрузки сотрудников и неопределенности в задачах. Несмотря на это, собственник не замечал проблемы, поскольку для него задачи были ясны, а сотрудники жаловались на высокий объём работы и сложность процессов.

Решение. Решили разработать модель бизнес-процессов. Финансист выявила, что каждый сотрудник контролировал по 5 и более процессов, включая задачи из разных областей, что приводило к перегрузке. Например, менеджер отвечал и за отгрузку на Wildberries, и за отслеживание поставок из Китая.

После анализа было решено нанять отдельного сотрудника для закупок и логистики, что позволило перераспределить задачи и снизить нагрузку.

Результат. Распределение обязанностей повысило эффективность работы, снизив перегрузку сотрудников и улучшив организацию процессов. Сотрудники сосредоточились на конкретных задачах, что улучшило качество работы и уменьшило хаос в управлении. 

Меньше хаоса — больше прибыли.

Как моделирование бизнес-процессов влияет на финансовые отчёты и помогает в планировании бюджета

Рассмотрим 6 ключевых аспектов ↓

Аспект 1: ответственные лица и ЦФО. Определение ответственных за процесс улучшает контроль и отслеживание KPI.

Аспект 2: затраты. Моделирование помогает точно рассчитать затраты на персонал, материалы и оборудование.

Аспект 3: оптимизация расходов. Выявление неэффективных процессов оптимизирует затраты и повышает прибыль.

«Оптимизация происходит, когда выявляют неэффективные процессы, в которых скрыты лишние расходы».

Аспект 4: прогнозирование доходов. Моделирование продаж помогает спрогнозировать будущие доходы для лучшего планирования бюджета.

Аспект 5: финансовое моделирование. Моделирование процессов вкупе с финмоделью повышает точность прогнозирования денежных потоков.

Аспект 6: анализ рисков. Моделирование помогает выявить возможные риски и разработать способы их минимизации.

Моделирование бизнес-процессов: частые вопросы собственников

Какой метод планирования используется для проектирования бизнес-процессов?

Есть четыре эффективных метода: метод «сверху вниз», метод «снизу вверх», реинжиниринг бизнес-процессов и метод «лучших практик».

Метод «сверху вниз» начинают с общей цели, которую разбивают на небольшие задачи. Метод «снизу вверх» начинают с анализа отдельных операций, далее их объединяют в крупные процессы.

Реинжиниринг бизнес-процессов — это кардинальное изменение процессов для улучшения основных показателей бизнеса. Метод «лучших практик» представляет собой использование проверенных методов, применяемых в других компаниях или отраслях.

Кто моделирует бизнес-процессы?

Руководители отделов, аналитики (часто финансисты) и другие ключевые сотрудники, участвующие в бизнес-процессах.

Также к моделированию привлекают внешних специалистов для проведения анализа и разработки рекомендаций.

Какие основные ошибки могут возникнуть у компаний, не использующих моделирование бизнес-процессов?

Основные ошибки: 

• бизнес-процессы выполняются медленно и с большими затратами; 

• руководство не понимает процессы и не может ими эффективно управлять; 

• дублирование работы сотрудников, приводящее к лишним затратам;

• плохая коммуникация между отделами и сотрудниками; 

• отсутствие регламентов и контроля;

• бизнесам сложно управлять ростом бизнеса, так как процессы не оптимизированы;

• без понимания текущих процессов трудно внедрять новые технологии и методы работы.

Какие бизнес-процессы в малом и среднем бизнесе моделируются чаще всего?

Процесс продаж (от привлечения клиента до заключения сделки), процесс обслуживания клиентов (от приёма заявки до решения проблемы), процесс закупок (от поиска поставщика до оплаты счёта), процесс производства (от получения заказа до отгрузки продукции), процесс управления персоналом (от найма до увольнения сотрудника).

Моделирование бизнес-процессов: в двух словах

• Моделирование бизнес-процессов — это процесс создания графического или текстового описания того, как как выполняются определенные задачи и операции в компании. 

• Моделирование процессов позволяет оценить текущее и желаемое состояние компании.

• 4 популярных вида нотаций: блок-схема, BPMN, EPC, IDEF0.

• Моделирование бизнес-процессов состоит из семи этапов: это определение целей и области моделирования, сбор информации, моделирование as-is (текущее состояние компании), анализ модели, проектирование to-be (желаемое состояние компании), внедрение изменений, мониторинг и оценка. 

• Инструменты и программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов: Miro, Microsoft Visio, ARIS Express, Bizagi Process Modeler, Business Studio.

• Бизнес-моделирование помогает выявить и оптимизировать неэффективные процессы, снизить затраты, предупредить риски и, соответственно, увеличить прибыль.

Поможем оптимизировать бизнес-процессы для увеличения прибыли

Наши финдиры знают, как наладить процессы в компании, сократить затраты и увеличить прибыль. Посмотрите, как они помогли нашим клиентам:

Как финдир помог увеличить выручку на 22% за 10 месяцев: кейс по оптимизации бизнес-процессов в общепите

Спасти или закрыть: как производственная компания смогла выйти из кризиса

Думали, что автосервисы процветают, а на деле нашли 1 700 000 ₽ убытков. Вывели компанию в плюс

Как компания оказалась на грани банкротства и что можно было сделать по-другому. История от Нескучного финдира

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓