Накладные расходы: как рассчитать и учесть в отчетности

Накладные расходы — это те самые косвенные расходы, с которыми нередко возникают сложности. Их путают с прямыми или вообще забывают учитывать. Разбираемся с накладными расходами: что к ним относится и как работать с ними.

Содержание

Что входит в накладные расходы

Зачем учитывать накладные расходы

Как отражать накладные расходы в финучете

Как рассчитать накладные расходы: формула и пример

Как снизить накладные расходы

Накладные расходы: частые вопросы собственников

Накладные расходы: в двух словах

Поможем разобраться с накладными расходами и наладить управленческий учет

Что входит в накладные расходы

Накладные расходы — это расходы, которые не связаны напрямую с производством товаров или услуг, а нужны, чтобы компания работала. 

Простыми словами: это совокупность затрат, которые нельзя напрямую отнести на конкретную единицу продукции, но без которых невозможно создать продукт или услугу. Например, аренда офиса, обслуживание оборудования, страхование работников и амортизация основных средств.

Накладные расходы еще называют косвенными, потому что в них нет прямой связи между товаром и тратами, они обеспечивают жизнедеятельность компании. Накладные расходы делятся на:

• административные — расходы, которые связаны с обеспечением деятельности компании. Например, аренда офиса, зарплата бухгалтера, интернет и мобильная связь;

• коммерческие — всё, что связано с привлечением выручки в компанию. Например, расходы на отдел продаж, маркетинг и рекламу.

Это несколько примеров накладных расходов — в разных сферах бизнеса расходы будут свои. Так, у компании, которая шьет и продает брендовую одежду, накладные расходы будут такими:

В управленческой отчетности накладные расходы всегда стоят ниже прямых, которые имеют отношения непосредственно к производству. При этом у каждой компании может быть своя группировка расходов, но накладные всегда будут идти между валовой и операционной прибылью.

Важно: в строительстве и химической промышленности накладные расходы дополнительно нормируются: существуют стандарты накладных, установленные приказом Минстроя. Это важно учитывать при расчете стоимости работ, чтобы правильно определить базу распределения затрат по каждой единице продукции.

В медицине к накладным расходам могут быть отнесены расходы на лицензии, обучение персонала, консультационные услуги и закупку дополнительного оборудования.

Зачем учитывать накладные расходы

Накладные расходы, как и в случае со всеми остальными расходами, нужно учитывать, чтобы понимать, сколько компания тратит. 

Правильный учет накладных расходов позволяет определить реальную стоимость продукции и услуг, выявить слабые места в системе управления затратами и вовремя скорректировать стратегию.

Это особенно важно для ООО и организаций, где значительная часть расходов относится к управлению, обслуживанию и обеспечению безопасности рабочих процессов.

Раздел с накладными расходами может стать дырой, через которую будут утекать деньги, например:

• через статью «Прочие». В нее вносят расходы, не распределенные по остальным статьям. В бухгалтерском учете эта статья существует как полноценная, есть она и в Налоговом кодексе. В управленческом учете в идеале статьи «Прочие» быть не должно, но если она всё же есть, в ней не должно быть больше 3% всех расходов. Нередко же предприниматели сливают в эту статью все мелкие траты, а затем никто не помнит, на что именно пошли деньги. И зачастую эта статья раздувается до внушительных сумм;

• траты на дорогой офис и корпоративы. В накладных расходах можно увидеть, насколько компания шикует. Если накладных расходов 50 млн ₽, а прямых — 10 млн ₽, что-то здесь не так. Прямых расходов всегда должно быть больше накладных, иначе получается, что бизнес толком не работает, зато имеет офис в Москва-Сити и группу «Иванушки» на Новый год;

• лишние статьи расходов. Существуют статьи расходов, которые как бы есть, но толку от них чуть. Например, курьерские — вроде нужные, а по факту каждый день курьер возит папку с документами из одного офиса в другой.

Также накладные расходы можно учитывать в составе полной себестоимости. Это помогает в последующем ценообразовании при производстве однотипных продуктов, например, молока. Если же у компании несколько видов продуктов, нет смысла делить накладные расходы и закладывать их в расчет полной себестоимости каждого отдельного продукта. Подробнее — дальше в статье ↓

Как отражать накладные расходы в финучете

Главное, что нужно запомнить о накладных расходах — их нельзя делить по направлениям деятельности. 

Согласно учетной политике, накладные расходы — это косвенные затраты, которые должны распределяться между подразделениями пропорционально выбранной базе (например, ФОТ или выручке). Это помогает корректно рассчитать финансовый результат по каждому направлению бизнеса.

Например, компания производит спортивные костюмы, школьную форму и постельное белье. Это разные направления производства, но накладные расходы для них будут едиными.

Чаще всего предприниматели делают наоборот: чтобы зашить в себестоимость все-все расходы, в том числе и накладные, они делят их по направлениям. Это неверно для управленческого учета, и вот почему:

• себестоимость товаров или услуг необоснованно увеличивается. После наценки получается неконкурентоспособная отпускная цена;

• оценить эффективность каждого направления или проекта становится невозможно. Эффект в таком случае смотрят по валовой прибыли — разнице между выручкой и прямыми расходами. Накладные расходы тут не участвуют;

• делить накладные расходы по проектам попросту неудобно. Допустим, зарплата бухгалтера — 100 000 ₽. У компании три направления работы, и если пытаться раскидывать накладные расходы по ним, то в каждое теоретически пойдет 33 333, 33 ₽. Затем компания решает открыть новое направления, и зарплату бухгалтера снова нужно распределять по всем.

Важно, чтобы накладные расходы оставались более-менее стабильными и росли пропорционально росту производства, а лучше — росли медленнее, чем производство. Общее правило такое: на одного административного сотрудника должно приходиться два сотрудника производства.

Если рост накладных расходов превышает рост объема выпуска, это сигнал пересмотреть процессы — возможно, часть затрат можно оптимизировать через автоматизацию, аутсорсинг или внедрение новых инструментов управления персоналом.

Читайте в Нескучной газете: Почему косвенные расходы нельзя распределять по проектам

Как рассчитать накладные расходы: формула и пример

Накладные расходы считаются по нехитрой формуле:

Накладные расходы = Все расходы компании − Прямые расходы

Эта формула накладных расходов помогает определить долю косвенных затрат в общей структуре себестоимости и выявить, насколько эффективно используются ресурсы. Для самостоятельного расчета можно использовать показатели из управленческого учета или бухгалтерской отчетности.

Разберем, что есть что в этой формуле:

• все расходы компании — это всё-всё, что бизнес потратил за месяц;

• прямые расходы — это всё, что связано с производством или оказанием услуг.

Разница между общими и производственными расходами как раз и составит накладные расходы. Например, швейное производство в отчете о прибылях и убытках выделила прямые переменные и прямые постоянные расходы, всё вместе это прямые расходы в размере 10 млн ₽. При этом все-все расходы компании составляют 15 млн ₽. Получается, накладные расходы производства — 5 млн ₽.

На практике эта формула вам не потребуется: достаточно скачать бесплатный шаблон ОПиУ и заполнить статьи расходов — все цифры и метрики посчитаются автоматически.

[FORM PRESET="S"-"Шаблон ОПиУ"/]

Как снизить накладные расходы

Если накладные расходы превышают траты на производство товаров или оказание услуг, а также если темпы роста продаж равняются темпам роста накладных расходов, с ними нужно работать. Прежде всего, отслеживать в динамике, через какие статьи накладных расходов утекают деньги, и сокращать их. 

Снижение накладных расходов не всегда означает сокращение персонала — зачастую достаточно пересмотреть структуру расходов, автоматизировать учет и перераспределить ресурсы. 

Например, внедрение систем электронного документооборота и обучение сотрудников снижает нагрузку на бухгалтерию и повышает эффективность процессов.

[FORM PRESET="N"-"Барсетка шаблонов"/]

Вот те статьи, на которые нужно обратить внимание прежде всего:

• маркетинговые расходы — нередко у компаний нет маркетингового плана, а есть точечные вливания денег в разные каналы. Там дали рекламу, здесь заказали обзор у блогера, лидов и клиентов не получили, а деньги утекли;

• бонусы и премии — фонд оплаты труда всегда одна из самых тяжеловесных статей расходов. Любые выплаты должны быть обоснованными, нераздутыми и пропорциональными доходам компании;

• расходы на офис — на канцелярские товары, продукты для кухни и хозяйственные товары также уходит много денег, потому что это самая неподконтрольная статья расходов.

Кроме того, управленческий учет тем и хорош, что гибок. Если компания понимает, что в этом месяце проседает с выручкой, нужно сразу реагировать на это пересмотром бюджета на накладные расходы. Постфактум уже поздно будет.

Накладные расходы: частые вопросы собственников

Эксперт Дарья Грачева

Финдир НФ

Какие возникают ошибки при вычислении накладных расходов?

По опыту, частая ошибка — учитывать все накладные расходы кассовым методом, то есть по факту. Например, бренд одежды разрабатывает новый каталог и четыре месяца работает с фотографом. Гонорар фотографа — 400 000 ₽, а эти расходы — косвенные. Будет ошибкой учесть эти траты в косвенные расходы одного месяца, их нужно распределить на всё время работы, то есть на четыре месяца. Подробнее — в статье «Кассовый метод и метод начисления: в чём разница».

Какие накладные расходы чаще всего забывают учитывать?

Часто упускают расходы на страхование, обслуживание оборудования, обучение и аттестацию персонала, а также амортизацию и лицензии. Эти траты напрямую влияют на себестоимость и должны быть отнесены к накладным.

На каких счетах учитываются накладные расходы?

В бухгалтерском учете накладные расходы учитывают на счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы». В управленческом учете нет отдельных счетов под накладные расходы.

Какой должен быть процент накладных расходов?

Конкретные цифры существуют только для строительной и химической областей. Для остальных сфер бизнеса есть только здравый смысл. Если компания тянет накладные расходы, а собственника устраивает итоговая прибыль, то всё в порядке. Если нет — накладные расходы нужно снижать.

Накладные расходы: в двух словах

• Накладные расходы — это расходы, которые не связаны напрямую с производством товаров или услуг, а нужны, чтобы компания работала.

• Накладные расходы и косвенные расходы — это одно и то же.

• Накладные расходы делятся на административные и коммерческие. К административным относятся траты, которые связаны с обеспечением деятельности компании, а к коммерческим — всё, что связано с привлечением выручки в компанию.

• Накладные расходы, как и в случае со всеми остальными расходами, нужно учитывать, чтобы понимать, сколько компания тратит. 

• Накладные расходы нельзя делить по направлениям деятельности. Например, компания производит спортивные костюмы, школьную форму и постельное белье. Это разные направления производства, но накладные расходы для них будут едиными.

Поможем разобраться с накладными расходами и наладить управленческий учет

Финдиректора НФ работают с расходами не забавы ради, а чтобы разобраться, куда утекают деньги компании, как выбраться из кассовых разрывов, как зарабатывать больше и наконец-то получать чистую прибыль. Вот как обычно работают наши финдиры:

• Как мы вывели компанию из дыры в −5,5 млн ₽

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Избавились от кассовых разрывов и накопили 3 млн ₽

• Навели порядок в запасах и подняли прибыль на 145% за год

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-встреча ↓