Накладные расходы: как рассчитать и учесть в отчетности

Накладные расходы — это те самые косвенные расходы, с которыми нередко возникают сложности. Их путают с прямыми или вообще забывают учитывать. Разбираемся с накладными расходами: что к ним относится и как работать с ними.

Содержание

Что входит в накладные расходы

Зачем учитывать накладные расходы

Как отражать накладные расходы в финучете

Как рассчитать накладные расходы: формула и пример

Как снизить накладные расходы

Накладные расходы: частые вопросы собственников

Накладные расходы: в двух словах

Поможем разобраться с накладными расходами и наладить управленческий учет

Что входит в накладные расходы

Накладные расходы — это расходы, которые не связаны напрямую с производством товаров или услуг, а нужны, чтобы компания работала. Накладные расходы еще называют косвенными, потому что в них нет прямой связи между товаром и тратами, они обеспечивают жизнедеятельность компании. Накладные расходы делятся на:

• административные — расходы, которые связаны с обеспечением деятельности компании. Например, аренда офиса, зарплата бухгалтера, интернет и мобильная связь;

• коммерческие — всё, что связано с привлечением выручки в компанию. Например, расходы на отдел продаж, маркетинг и рекламу.

Это несколько примеров накладных расходов — в разных сферах бизнеса расходы будут свои. Так, у компании, которая шьет и продает брендовую одежду, накладные расходы будут такими:

В управленческой отчетности накладные расходы всегда стоят ниже прямых, которые имеют отношения непосредственно к производству. При этом у каждой компании может быть своя группировка расходов, но накладные всегда будут идти между валовой и операционной прибылью.

Зачем учитывать накладные расходы

Накладные расходы, как и в случае со всеми остальными расходами, нужно учитывать, чтобы понимать, сколько компания тратит. Раздел с накладными расходами может стать дырой, через которую будут утекать деньги, например:

• через статью «Прочие». В нее вносят расходы, не распределенные по остальным статьям. В бухгалтерском учете эта статья существует как полноценная, есть она и в Налоговом кодексе. В управленческом учете в идеале статьи «Прочие» быть не должно, но если она всё же есть, в ней не должно быть больше 3% всех расходов. Нередко же предприниматели сливают в эту статью все мелкие траты, а затем никто не помнит, на что именно пошли деньги. И зачастую эта статья раздувается до внушительных сумм;

• траты на дорогой офис и корпоративы. В накладных расходах можно увидеть, насколько компания шикует. Если накладных расходов 50 млн ₽, а прямых — 10 млн ₽, что-то здесь не так. Прямых расходов всегда должно быть больше накладных, иначе получается, что бизнес толком не работает, зато имеет офис в Москва-Сити и группу «Иванушки» на Новый год;

• лишние статьи расходов. Существуют статьи расходов, которые как бы есть, но толку от них чуть. Например, курьерские — вроде нужные, а по факту каждый день курьер возит папку с документами из одного офиса в другой.

Также накладные расходы можно учитывать в составе полной себестоимости. Это помогает в последующем ценообразовании при производстве однотипных продуктов, например, молока. Если же у компании несколько видов продуктов, нет смысла делить накладные расходы и закладывать их в расчет полной себестоимости каждого отдельного продукта. Подробнее — дальше в статье ↓

Как отражать накладные расходы в финучете

Главное, что нужно запомнить о накладных расходах — их нельзя делить по направлениям деятельности. Например, компания производит спортивные костюмы, школьную форму и постельное белье. Это разные направления производства, но накладные расходы для них будут едиными.

Чаще всего предприниматели делают наоборот: чтобы зашить в себестоимость все-все расходы, в том числе и накладные, они делят их по направлениям. Это неверно для управленческого учета, и вот почему:

• себестоимость товаров или услуг необоснованно увеличивается. После наценки получается неконкурентоспособная отпускная цена;

• оценить эффективность каждого направления или проекта становится невозможно. Эффект в таком случае смотрят по валовой прибыли — разнице между выручкой и прямыми расходами. Накладные расходы тут не участвуют;

• делить накладные расходы по проектам попросту неудобно. Допустим, зарплата бухгалтера — 100 000 ₽. У компании три направления работы, и если пытаться раскидывать накладные расходы по ним, то в каждое теоретически пойдет 33 333, 33 ₽. Затем компания решает открыть новое направления, и зарплату бухгалтера снова нужно распределять по всем.

Важно, чтобы накладные расходы оставались более-менее стабильными и росли пропорционально росту производства, а лучше — росли медленнее, чем производство. Общее правило такое: на одного административного сотрудника должно приходиться два сотрудника производства.

Как рассчитать накладные расходы: формула и пример

Накладные расходы считаются по нехитрой формуле:

• все расходы компании − прямые расходы = накладные расходы

Разберем, что есть что в этой формуле:

• все расходы компании — это всё-всё, что бизнес потратил за месяц;

• прямые расходы — это всё, что связано с производством или оказанием услуг.

Разница между общими и производственными расходами как раз и составит накладные расходы. Например, швейное производство в отчете о прибылях и убытках выделила прямые переменные и прямые постоянные расходы, всё вместе это прямые расходы в размере 10 млн ₽. При этом все-все расходы компании составляют 15 млн ₽. Получается, накладные расходы производства — 5 млн ₽.

На практике эта формула вам не потребуется: достаточно скачать бесплатный шаблон ОПиУ и заполнить статьи расходов — все цифры и метрики посчитаются автоматически.

[FORM PRESET="C" - "Шаблон ОПиУ"/]

Как снизить накладные расходы

Если накладные расходы превышают траты на производство товаров или оказание услуг, а также если темпы роста продаж равняются темпам роста накладных расходов, с ними нужно работать. Прежде всего, отслеживать в динамике, через какие статьи накладных расходов утекают деньги, и сокращать их. Вот те статьи, на которые нужно обратить внимание прежде всего:

• маркетинговые расходы — нередко у компаний нет маркетингового плана, а есть точечные вливания денег в разные каналы. Там дали рекламу, здесь заказали обзор у блогера, лидов и клиентов не получили, а деньги утекли;

• бонусы и премии — фонд оплаты труда всегда одна из самых тяжеловесных статей расходов. Любые выплаты должны быть обоснованными, нераздутыми и пропорциональными доходам компании;

• расходы на офис — на канцелярские товары, продукты для кухни и хозяйственные товары также уходит много денег, потому что это самая неподконтрольная статья расходов.

Кроме того, управленческий учет тем и хорош, что гибок. Если компания понимает, что в этом месяце проседает с выручкой, нужно сразу реагировать на это пересмотром бюджета на накладные расходы. Постфактум уже поздно будет.

Накладные расходы: частые вопросы собственников

Отвечает Дарья Грачева, финансовый директор компании «Нескучные финансы»↓

Какие возникают ошибки при вычислении накладных расходов?

По опыту, частая ошибка — учитывать все накладные расходы кассовым методом, то есть по факту. Например, бренд одежды разрабатывает новый каталог и четыре месяца работает с фотографом. Гонорар фотографа — 400 000 ₽, а эти расходы — косвенные. Будет ошибкой учесть эти траты в косвенные расходы одного месяца, их нужно распределить на всё время работы, то есть на четыре месяца. Подробнее — в статье «Кассовый метод и метод начисления: в чём разница».

На каких счетах учитываются накладные расходы?

В бухгалтерском учете накладные расходы учитывают на счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы». В управленческом учете нет отдельных счетов под накладные расходы.

Какой должен быть процент накладных расходов?

Конкретные цифры существуют только для строительной и химической областей. Для остальных сфер бизнеса есть только здравый смысл. Если компания тянет накладные расходы, а собственника устраивает итоговая прибыль, то всё в порядке. Если нет — накладные расходы нужно снижать.

Накладные расходы: в двух словах

• Накладные расходы — это расходы, которые не связаны напрямую с производством товаров или услуг, а нужны, чтобы компания работала.

• Накладные расходы и косвенные расходы — это одно и то же.

• Накладные расходы делятся на административные и коммерческие. К административным относятся траты, которые связаны с обеспечением деятельности компании, а к коммерческим — всё, что связано с привлечением выручки в компанию.

• Накладные расходы, как и в случае со всеми остальными расходами, нужно учитывать, чтобы понимать, сколько компания тратит. 

• Накладные расходы нельзя делить по направлениям деятельности. Например, компания производит спортивные костюмы, школьную форму и постельное белье. Это разные направления производства, но накладные расходы для них будут едиными.

Поможем разобраться с накладными расходами и наладить управленческий учет

Финдиректора НФ работают с расходами не забавы ради, а чтобы разобраться, куда утекают деньги компании, как выбраться из кассовых разрывов, как зарабатывать больше и наконец-то получать чистую прибыль. Вот как обычно работают наши финдиры:

• Как мы вывели компанию из дыры в −5,5 млн ₽

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Избавились от кассовых разрывов и накопили 3 млн ₽

• Навели порядок в запасах и подняли прибыль на 145% за год

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓