Подбор сотрудников в команду: как организовать процесс, этапы, методы

Когда в команду может быть нужен новый сотрудник? Спойлер: почти всегда, вне зависимости от того, растет бизнес или терпит кризис. Как найти те самые «золотые руки», объясняем подробнее в нашем материале.

Содержание

Когда пора нанимать сотрудников

Кто должен искать сотрудников

Какие виды найма существуют

Какие инструменты можно использовать при поиске сотрудника

Как найти сотрудника в команду: этапы воронки найма

Как ускорить наём

На что обратить внимание при отборе сотрудников

Как проводить онбординг и адаптацию новых сотрудников

Подбор сотрудников в команду: частые вопросы собственников

Подбор сотрудников в команду: в двух словах

Вы можете стать частью команды Нескучных

Когда пора нанимать сотрудников

Ситуаций, когда компании требуются новые сотрудники, может быть несколько. Всё зависит от скорости, от плана развития бизнеса. Вот некоторые ситуации.

• Развитие новых процессов или технологий. Например, в отделе продаж решили, что нужен отдел развития персонала, IT-отдел или новые специалисты для работы с искусственным интеллектом. 

• Нынешние сотрудники плохо справляются со своими обязанностями, и нужна замена.

• Резко выросли объемы работы, и нужны новые руки. Сотрудников важно не перегружать, лучше взять нового.

• Работник уходит в продолжительный отпуск или декрет, и на его место временно нужен новый специалист.

• Специалист переходит на другую роль внутри компании. Это может быть переход в другой отдел или повышение по карьерной лестнице. На освободившееся место нужен новый специалист.

• Кадровый голод. Подбирать сотрудников в компании с каждым годом становится сложнее. Количество вакансий сейчас в разы превышает количество соискателей на рынке. И в компании просто может не хватать сотрудников.

Кто должен искать сотрудников

• Если компания небольшая, а задача — лишь закрыть вакансию и не заниматься адаптацией, то проще обратиться в кадровое агентство либо к специалисту по подбору персонала на фрилансе. Часто небольшие компании делегируют задачу подбора сотрудников руководителям команды. Например, глава отдела продаж самостоятельно может найти себе менеджера.

• В крупной компании подбором должен заниматься отдел кадров или HR-отдел. Он занимается и подбором, и онбордингом, и адаптацией. На техническом собеседовании или оценке ТЗ и финальном собеседовании к HR-специалисту лучше подключить представителей отделов, куда ищут новых сотрудников. 

Какие виды найма существуют

По характеру поиска основных видов найма два:

• внешний — это подбор со стороны. «Новую кровь» ищут по объявлениям, в компаниях-конкурентах, через знакомых и коллег, и так далее.

• внутренний — когда подбор кандидата ведется внутри компании, а сотрудник переходит из одного отдела в другой. Это дает множество преимуществ: соискатель уже «пропитан» ценностями и целями компании, процесс адаптации либо совсем не нужен, либо он проходит проще и быстрее. Сотрудники, найденные через внутренний подбор, часто становятся мультизадачными специалистами. На таких работников сейчас большой спрос.

Но это не единственная градация. 

Виды подбора персонала отличаются и по характеру работы с соискателями. 

• Массовый, или линейный. Такой подбор, как правило, внешний и ведется на начальные позиции: это разнорабочие, водители — те должности, где обычно большая текучка и новые кадры нужны каждый день. Наём на такие должности непрерывный. Здесь критерии подбора стандартные, сроки — сжатые: сотрудники, что называется, нужны еще вчера.

• Точечный найм — это поиск квалифицированного персонала. Акцент делается на определенные компетенции. Здесь важны и жесткие, и гибкие навыки (профессиональные и общечеловеческие), и метанавыки (это, например, эмпатия и гибкость мышления). И сроки подбора здесь, конечно, больше.

• Executive search — подбор персонала высшего звена. Топ-менеджеры редко ищут работу сами. Они чаще рассматривают вакансии, нежели находятся в активном поиске. 

• Хедхантинг — «охота за головами»: переманивание конкурентов из других компаний — как правило, редких по специальности или уровню профессионализма.

• Прелиминаринг — приглашение сотрудников в команду после прохождения стажировок. Например, у Нескучных финансов сейчас есть программа «Стань партнером за 3 шага», где финдиректора обучаются полтора месяца, набирают базу по «хардам» и «софтам», а лучших мы приглашаем для сотрудничества.

Отличаться набор может и по условиям найма:

• Полный или неполный день.

• Постоянная или проектная работа. Проектный формат становится развитым среди опытных специалистов.

• Работа в офисе или удаленная работа. После ковида удаленка — это уже не феномен, многие даже успели устать от этого формата и практикуют гибридный формат.

Какие инструменты можно использовать при поиске сотрудника

Автоматизированные системы подбора. Это CRM-системы для HR, HR-платформы, системы предиктивной аналитики, а также программы искусственного интеллекта: например, GhatGPT и чат-боты. Программы создают тексты вакансий, самостоятельно находят резюме, обрабатывают отклики, дают обратную связь кандидатам. По сути, они полностью берут на себя первые этапы найма. 

Воронка найма. Это план действий, направленный на привлечение, вовлечение и удержание сотрудника: от поиска до адаптации кандидата. Для этого используются различные этапы: скрининг резюме, разные типы интервью, тестовые задания и психологические тесты, которые помогают создать психологический профиль соискателя. 

Геймификация. Это различные игровые механики, опросы, лид-магниты, даже shorts и посты в соцсетях, — всё, что только может зацепить внимание кандидата.

Job-сайты: Hh.ru, SuperJob, Работа.ру. Эти площадки сейчас развивают собственные системы автоматизации поиска и собирают аналитику, что удобно для работодателей, которым не хочется заморачиваться подобными вопросами самостоятельно.

Профильные Telegram-каналы. Такие площадки собирают в подписчиках профильных специалистов. Что удобно, через ТГ можно сразу посмотреть профиль кандидата.

Реклама. Наиболее важные предложения о работе можно продвигать с помощью классических рекламных инструментов. Мы, к примеру, используем контекстную и таргетированную рекламу вакансий.

Внешние партнеры, с которыми можно устраивать коллаборации. В трудоустройстве своих выпускников, например, могут быть заинтересованы онлайн-школы или вузы. У многих есть внутренние центры карьеры, которые занимаются этим вопросом. 

Реферальная программа — это когда партнеры компании за вознаграждение приводят сотрудников или клиентов. Рефералка может быть как внешняя, так и внутренняя: у коллег тоже могут быть в знакомых или родственниках те самые «золотые руки», которые давно ищут.

Карьерный сайт компании. Это ключевой элемент HR-бренда, его визитка. Он позволяет комплексно представить компанию в лучшем свете.

E-mail-рассылки. Таким способом о новых вакансиях можно оповещать сотрудников внутри компании или тех кандидатов, кому в прошлом отказали, но взяли на заметку.  

Соцсети компаний. Объявления можно размещать как в группах, так и в профилях сотрудников. Личный бренд, к слову, «продает» вакансии часто даже лучше, чем корпоративные каналы, особенно в малых компаниях.  На неофициальных площадках всегда больше возможностей для креатива: мемы, профессиональный юмор здесь заходят на «ура».

Внутренний резерв. Это стажировки, обучающие программы, которые дают возможности для роста и развития.

Как найти сотрудника в команду: этапы воронки найма

1 этап. Заполнение заявки. Заказчик вакансии заполняет шаблон, где прописаны основные моменты: главные требования к кандидату, обязанности и другие параметры. Мы в Нескучных дополнительно обязательно проводим встречу, на которой присутствуют заказчик вакансии и специалист по подбору, —  для того, чтобы более глубоко понять портрет кандидата. 

2 этап. Анализ рынка. Эта проверка нужна, чтобы понять, а соответствуют ли вообще запросы заказчика реальной ситуации в отрасли: можно ли найти соискателя с таким опытом, согласного на подобную зарплату  и т. д. Это очень важный этап, который многие пропускают, и мы в Нескучных тоже пришли к нему не сразу. Он помогает сократить время поиска. Сейчас рынок принадлежит соискателям, а не работодателям, и с невыгодным предложением ждать откликов от достойных претендентов можно долго. 

3 этап. Описание и размещение вакансии. Этим занимается специалист по подбору персонала или HR-маркетолог: выбирает каналы, в которых лучше разместить вакансию, и способы поиска в целом: например, будет ли это холодный поиск кандидатов или работа с входящим потоком заявок.

4 этап. Скрининг резюме — это предварительная оценка отклика, отправленного на вакансию. Работодатель проверяет, соответствуют ли навыки, опыт работы и образование кандидата заявленным требованиям. Кроме того,  по косвенным признакам можно понять, насколько соискателю интересна эта вакансия. Этот этап помогает отсеять самых неподходящих. 

5 этап. Интервью. Как правило, оно проводится дистанционно — по телефону или видеоконференцсвязи. Если нужны общие сведения, с такой задачей легко справится сторонний интервьюер, например, HR-агентство на аутсорсе. 

Неструктурированное интервью удобно своей универсальностью: четкой структуры здесь нет, а вопросы, как правило, общего характера: как соискатель видит себя на новом месте работы, и так далее. Однако и универсальной системы оценки такого свободного разговора тоже нет.

Если же необходимо глубинное интервью, то, как правило, в беседе участвует специалист по подбору. Если специалисту по подбору персонала недостаточно телефонного интервью, он приглашает соискателя к себе на первичное собеседование.

Глубинные интервью бывают:

• биографическими, с углубленными вопросами по предыдущей практике работы; 

• кейс-интервью, где сотрудник предлагает решения стрессовых задач, приближенных к тем, что будут у него на практике на новой работе. Такие собеседования помогают понять, как человек будет действовать в сложной ситуации;

• проективными. На них с кандидатом обсуждают ситуации, в которых ему нужно будет оценить других сотрудников. Это дает представление о коммуникационных и аналитических способностях соискателя;

• интервью по компетенциям: оцениваются знания и умения сотрудника;

• личностными. Это обычно личная встреча или двустороннее общение между соискателем и нанимателем.

6 этап. Выполнение тестового задания или техническое собеседование. На этом этапе на практике проверяются практические навыки кандидата: насколько качественно он выполняет работу, сильно ли погружен в тему.

7 этап. Финальное собеседование с HR и заказчиком вакансии. На этот этап приглашаются соискатели, прошедшие предыдущие этапы. Собеседование проходит непосредственно с заказчиком вакансии. Чаще всего это руководитель. Он уточняет все невыясненные моменты. чтобы проверить, подходит ли кандидат. А соискатель может задать свои вопросы и высказать пожелания заказчику. После этого  через один–два дня работодатель дает решение: либо оффер, либо отказ. 

6. Проверка кандидата. Выбранный соискатель проходит проверку службы безопасности, а специалист по подбору персонала собирает рекомендации с предыдущих мест работы, чтобы точно подтвердить, что всё о’кей. Если всё отлично, человек выходит на онбординг и на адаптацию. 

Как ускорить наём

Чем больше этапов отбора, тем больше времени уйдет на поиск сотрудника. Возможно, ценный соискатель, который проходит ваше техническое собеседование, уже имеет три оффера на руках. Поэтому иногда лучше подумать, все ли этапы отбора вам нужны.  

Сократить можно каждый из этапов поиска. Главное — это создание четкой структуры на каждом из них.

• Создать стратегию поиска. Определиться с основными моментами: какой сотрудник нужен и где вы будете его искать — внутри компании или среди внешних соискателей, какие каналы поиска будете использовать. 

• Составить план поиска и донести его до заказчика. Если заказчик не понимает, как будет проходить процесс выбора, он может сам неосознанно саботировать процесс. Например, не заполнить вовремя анкету с пожеланиями или проигнорировать участие в интервью с соискателем. Всё это влияет на результат.

• Выбрать этапы отбора. В каждом конкретном случае лучше подходить к решению индивидуально. Если специалиста компания ищет уже не в первый раз, то, возможно, начальные этапы (стратегия поиска, требования к кандидату) были сформированы раньше. И время на них тратить не нужно. 

• Автоматизировать подбор. Сейчас очень много различных HR-платформ, CRM-систем, которые вообще убирают ручной труд. Тот же чат GPT можно использовать для того, чтобы создать описание вакансии. 

• Использовать HR-маркетинг. Да, в сфере персонала тоже есть маркетологи. Именно они создают HR-бренд компании. По сути, это продажа вашего бизнеса в качестве работодателя, прокачка имиджа. HR-маркетолога можно подключать не только к глобальным задачам продвижения компании, но и к конкретным кейсам подбора сотрудников. Например, если спустя неделю поисков у вас по-прежнему нет откликов, HR-маркетолог может проанализировать релевантность каналов размещения информации, предложить дополнительные площадки для публикации вакансии.  

На что обратить внимание при отборе сотрудников

Во время подбора сотрудника в команду важно как можно подробнее узнать о сотруднике и его причинах поиска работы. 

• почему кандидат хочет работать именно в вашей компании: знаком ли он с деятельностью вашего бизнеса, почему покидает предыдущее место работы;

• каковы навыки кандидата. Для оценки используются и дипломы об образовании и различных курсов, и прошлый опыт работы, и результаты тестового задания;

• каковы ценности претендента. Это можно понять по ценностным словам соискателя, они неизбежно используются во время интервью:  например, забота,  профессионализм,  знания,  новизна,  престиж, развитие, и так далее.

• каковы зарплатные ожидания претендента, готов ли он к предлагаемой оплате.

Как проводить онбординг и адаптацию новых сотрудников

Цель онбординга — вовлечь и удержать сильного кандидата, донести до него самые главные моменты в его работе, от прямых задач до ценностей компании и норм поведения. Этот этап должен помочь быстрее освоиться в новой компании, понять свои задачи, вписаться в корпоративную культуру. 

Нужно помнить, что на этом этапе не только работодатель оценивает кандидата, но и наоборот. Это этап «притирки». Лучший способ понять, какие трудности могут быть у кандидата, — поставить себя на его место.  А еще лучше — запрашивать обратную связь у стажера. Например, мы в Нескучных финансах узнали, что на этапе онбординга многие кандидаты не справляются с потоком информации: новых вводных слишком много. Поэтому мы создали серию коротких  разъясняющих видео, что где искать, а также письменные «шпаргалки».

Также у нас есть Нескучный завет, где  прописаны ценности компании. Все эти ресурсы всегда в доступе.

Этап адаптации, следующий после онбординга, HR-специалисты обычно передают руководителю отдела, куда пришел новый специалист. Для этого нужна программа адаптации с конкретными шагами, задачами, дедлайнами, а за новичком закреплен ментор. 

Подбор сотрудников в команду: частые вопросы собственников

Что нельзя писать в вакансии?

Не стоит давать ложных обещаний. Реальность в любом случае проявится, и это сыграет точно не в вашу пользу. Если сотруднику обещали стандартную пятидневку с 9 до 6, а фактически он получает ненормированную рабочую неделю, велик риск, что на этом месте он долго не задержится.

Нельзя писать всё, что дискриминирует: любые ограничения по полу, возрасту, национальности, причастности к социальным группам. За некоторые формулировки можно ответить перед законом.

Лучше не злоупотреблять креативом. Формулировки из разряда «техно-фея» или «повелительница бухгалтерских отчетов» лучше оставить для внутреннего неформального общения. Внешние соискатели могут не понять задачи и не оценить подход.

Не стоит предъявлять завышенные требования: это затруднит поиск вакансии. Часто заказчик говорит: мне нужна «звезда», и я буду искать только ее. Возможно, такого уникума нет в природе, и быстрее найти сотрудника с навыками попроще, обучить его, и уже через пару месяцев он начнет приносить деньги компании. Еще одна ошибка — не давать четкого портрета кандидата вообще. Чтобы этого избежать, нужно изучать рынок соискателей.

Стоит уделить внимание качеству текста: важно, чтобы он  был легок для прочтения, понятен и интересен. У объявления должны быть структура, деление на абзацы, логика и конкретика. Чем меньше общих фраз, тем лучше. Не рекомендую использовать Caps Lock — слова, написанные заглавными буквами, идентифицируются читателями как крик, агрессия.

Как репутация компании и корпоративная культура влияют на процесс найма?

Важно, чтобы HR-бренд компании, внешняя культура, совпадал с внутренней корпоративной культурой — миссией, ценностями, традициями компании. Хороший бренд привлекает в компанию сильных кандидатов и ускоряет подбор. 

Понимание ценностей компании помогает выстроить стратегию подбора, позволяющую привлекать кандидатов, которые удачно впишутся в команду. Ценности компании задают стандарты и помогают на этапе найма оценить, насколько кандидат им соответствует.

Также важно, чтобы у соискателей при трудоустройстве не было разрыва «ожидание — реальность». 

Что делать, если долго не получается найти нужного сотрудника?

Стоит пересмотреть требования к кандидату и свериться с ситуацией на рынке. Возможно, описание слишком размытое или, напротив, в нем высокие требования и низкая зарплата. 

Также можно пересмотреть каналы поиска: насколько они эффективны. Возможно, стоит увеличить бюджет на поиск специалиста.  

Кроме того, рекомендую обратить внимание на воронку поиска специалиста и конверсии: возможно, стоит  расширить воронку на этапе отбора резюме.

Подбор сотрудников в команду: в двух словах

• Ситуаций, когда в компании нужны новые рабочие руки или голова, множество: нужно запустить новое направление, сотрудники уходят в декрет или на больничный или плохо справляются со своими обязанностями.

• Подбором персонала в маленькой компании может заниматься руководитель отдела. Но лучше доверить задачу профессионалам: HR-подразделению или кадровому агентству.

• Наём сотрудника проходит в несколько этапов. Чем их больше, тем точнее выбор. Но если кандидат не может ждать, то часть из них лучше сократить.

• После того как кандидат выбран, ему предстоит пройти тестовый период. Он включает онбординг и адаптацию. Чем чётче будут распланированы эти этапы, тем лучше.

Вы можете стать частью команды Нескучных

Приходите к нам, чтобы развивать новый подход к управлению финансами из любой точки мира. Мы работаем онлайн, но это не мешает нам быть дружной командой.

Ну а если вы решили передать нам услуги по аутсорсингу финансовых вопросов, можете начать с онлайн-экскурсии.