Расходы будущих периодов (РБП): что это и как отразить в управленческом учёте

Расходы будущих периодов (РБП) — затраты, которые вы уже понесли, но в учёте они должны появиться позже — в месяцы, когда начнут приносить бизнесу пользу. Например, если оплатили подписку на CRM на год, то не стоит списывать всю сумму сразу. Вместо этого её надо распределить на 12 месяцев. Так в управленческом учёте цифры будут точнее, а вы сможете правильно оценить прибыль и расходы бизнеса.

В статье простым языком разберём, какие затраты относятся к РБП, а какие — нет. Дадим рекомендации по правильному учёту таких расходов и расскажем, чем управленческий подход отличается от бухгалтерского.

Содержание

Зачем нужны расходы будущих периодов

Что входит в расходы будущих периодов

Как расходы будущих периодов отразить в бухгалтерском учёте

Расходы будущих периодов в управленческом учёте

Пример учёта расходов будущих периодов

Расходы будущих периодов: частые вопросы собственников

Расходы будущих периодов: в двух словах

Поможем отразить РБП в управленческой отчётности

Зачем нужны расходы будущих периодов

Расходы будущих периодов помогают показать в отчётности реальную картину: сколько бизнес заработал и сколько потратил — без искажений из-за крупных трат, которые логично распределить на несколько периодов. Вот пять причин, почему так важны РБП ↓

1. Дают возможность правильно распределить затраты. Некоторые расходы происходят разово, но эффект от них распространяется на несколько месяцев. Чтобы не искажать прибыль в одном периоде и точно посчитать все показатели, такие траты распределяют по времени. 

2. Отвечают принципам бухгалтерского учёта. Для бухучёта важно признать расходы заранее, даже если доход от них ещё не получен. Затраты сначала попадают на специальный счёт, а затем поэтапно переносятся на себестоимость продукции или операционные расходы.

3. Позволяют оптимизировать налоги. Если получаете доход по договору не сразу, а в течение нескольких периодов — и при этом не сдаёте работу поэтапно, — то можете сами решить, как распределить расходы для налога на прибыль. Главное — соблюдать принцип равномерности (ст. 272 НК).

4. Помогают точнее определять рентабельность. Если крупные разовые расходы учитывать сразу в одном периоде, прибыль может сильно колебаться. А разбив такие затраты на несколько месяцев, компания получает более ровную и стабильную картину финансов.

5. Улучшают управление ликвидностью. Вместо одного большого минуса в отчёте — постепенное списание затрат. Это удобно для планирования денежных потоков и грамотного распределения финансирования.

Что входит в расходы будущих периодов

Начнём с признаков, по которым можно определить РБП:

• возникают в одном отчётном периоде;

• влияют на получение экономической выгоды в будущих периодах;

• распределяются равномерно на протяжении срока их воздействия.

Теперь давайте разберёмся, какие именно расходы относятся и не относятся к РБП ↓

Относится к РБП	Не относится к РБП
Аренда помещения или оборудования на длительный срок по договору (не помесячно, а поквартально, на полгода, год или несколько лет), оплата при этом может быть частями	Аренда помещения или оборудования помесячно, даже если оплата происходит сразу за несколько месяцев авансом или постоплатой
Страховые премии, уплаченные заранее на длительное покрытие рисков	Зарплата работников в конкретном периоде (такие затраты нельзя переносить на будущие периоды)
Платёж за подписку на сервисы, ПО или лицензии, которые действуют дольше одного отчётного периода (месяц)	Погашение задолженности прошлых периодов (нельзя считать расходами будущих периодов, так как долг возник в прошлом)
Затраты на профилактическое техобслуживание или ремонт имущества, которые подлежат равномерному списанию в будущем	Закупка сырья и материалов для производства следующего периода (это запасы, которые потом станут частью себестоимости продукции)
Оплата обучения работников, если полезный эффект от него можно распределить на будущие периоды	Расходы на коммунальные услуги, которые бизнес понёс в конкретном периоде
Расходы на регистрацию интеллектуальной собственности, которые влияют на будущие периоды эксплуатации актива	Потери от брака, порчи товара, хищений и недостач (такие убытки относятся к текущему периоду и сразу учитываются в расходах)
Первоначальные расходы на открытие нового подразделения или филиала, которые собственник решил распределять поэтапно	Затраты на материалы, которые использовались в производстве товаров, проданных в текущем периоде
Стоимость приобретения лицензий, патентов, торговых марок и прочих объектов интеллектуального права, приносящих доход в будущем	Прочие регулярные расходы, например: маркетинг и реклама, если они направлены на продажи «здесь и сейчас» (даже если эффект размыт по разным периодам)

↑ Логика такая: если польза от затрат проявляется не сразу, а со временем — это РБП. Если же траты дают эффект сразу — это обычные текущие расходы.

Как расходы будущих периодов отразить в бухгалтерском учёте

В бухгалтерии расходы будущих периодов отражаются на специальном счёте 97 «Расходы будущих периодов». 

Что важно знать о счёте 97?

• По дебету счёта 97 записывают все понесённые затраты, которые относятся к будущим периодам.

• По кредиту счёта 97 происходит их поэтапное списание на расходы в зависимости от того, когда такие затраты станут расходами текущего периода.

Вот как это выглядит в проводках ↓

1. Отражаем расходы как РБП

Предположим, компания оплатила страховой полис на три квартала вперёд. Проводка будет такой ↓

2. Постепенно списываем РБП

Списания нужно проводить равномерно. Если у услуги есть срок действия, следует ориентироваться на него. Например, если страховку оформили на 9 месяцев, то каждый месяц списываем часть суммы. Рассчитываем так ↓

Пример: если страховка стоит 300 тыс. ₽ и действует 9 месяцев, то каждый месяц списываем по 33 333 ₽. А проводка будет такая ↓

3. Регулярно проверяем сумму РБП

Если стало понятно, что запланированных доходов не будет или эффект от расходов оказался меньше, чем ожидали, — остатки РБП нужно перераспределить. Их надо списать на счёт 91 как прочие расходы ↓

Как отразить РБП в бухгалтерском балансе?

В бухгалтерском балансе для РБП нет отдельной строки. Поэтому обычно такие расходы показывают либо как отдельную статью в группе «Запасы», либо обособленной группой в разделе «Оборотные активы». 

Расходы будущих периодов в управленческом учёте

Кроме бухучёта, РБП также важно отразить в управленческих отчётах ↓

→ Учёт РБП. Лучше создать отдельный отчёт «Учёт РБП», где все расходы будущих периодов будут отражаться построчно. Так вы сможете отслеживать распределение РБП и остатки. 

→ Отчёт о движении денежных средств (ДДС). Расходы будущих периодов в ДДС отражайте сразу — отдельной статьёй. 

→ Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ). В отчёт попадает та часть РБП, которая относится к текущему периоду — по данным из отчёта «Учёт РБП». Например, 1/9 от страховки, 1/12 от лицензии или 1/24 от расходов на ремонт оборудования.

→ Баланс. РБП учитываются как активы компании, так как они предполагают будущую выгоду. В балансе их обычно показывают отдельной строкой в составе краткосрочных активов. Ежемесячно РБП уменьшаются на сумму, попавшую в ОПиУ, и увеличиваются за счёт новых РБП, которые появились в текущем периоде.

Практические рекомендации

1. Создайте отдельный отчёт для учёта РБП. Вот как он может выглядеть.

Страница, куда вы будете вписывать все расходы будущих периодов ↓

Сводная страница со всеми РБП за конкретный месяц и остатками по ним ↓

2. Применяйте справочную классификацию РБП. Привязывайте каждое событие РБП к конкретному виду расхода (например, аренда, страховка, обучение и т. д.) или статье бюджета.

3. Разработайте методику учёта РБП. Определитесь с методом, который лучше подходит для вашей компании: линейный, пропорционально объёму выпуска продукции или пропорционально выручке. Зафиксируйте выбранный вариант в учётной политике.

4. Следите за сроками годности РБП. Если какая-то статья РБП теряет актуальность (например, договор расторгнут досрочно), остаток нужно списать на расходы текущего периода.

5. Разделяйте бухгалтерский и управленческий учёт. Хотя они похожи, их цели разные: управленческий помогает руководству принимать обоснованные решения, а бухгалтерский нужен для соблюдения требований госорганов. Поэтому целесообразно иметь отдельные отчёты и подходы к отражению РБП в управленческом учёте.

Пример учёта расходов будущих периодов

В управленческом учёте собственник сам определяет, как распределять РБП. Ниже — два примера с разными вариантами.

Пример 1. Новый магазин: постепенный рост выручки

Компания открывает новый магазин. На старте выручка будет небольшой, поэтому расходы нужно распределить с учётом предполагаемой динамики доходов. Например:

• I квартал — списываем 5% от общей суммы РБП;

• II–IV кварталы — равномерно распределяем 25% на 9 месяцев;

• 2-й и 3-й годы — оставшиеся 70% равномерно распределяем на 24 месяца.

Такой подход позволяет синхронизировать расходы с постепенным ростом доходов магазина: в начале сумма списаний минимальна, а затем увеличивается.

Пример 2. Станок с падающей производительностью

Компания отремонтировала производственное оборудование. Планируется, что ремонт продержится 3 года (36 месяцев). Распределение расходов можно сделать таким:

• В 1-й год — станок работает на полную мощность, в расходы включается 50% затрат;

• Во 2-й год — производительность снижается, в расходы включается 35%;

• В 3-й год — остаток 15%.

Такой метод помогает учесть снижение выгоды от актива: расходы списываются пропорционально ожидаемой отдаче от использования оборудования.

Расходы будущих периодов: частые вопросы собственников

Как учёт РБП влияет на управление бизнесом?

Когда в каком-то месяце появляется сильный минус по прибыли, закономерно возникает вопрос: что случилось? Часто причина — в крупных разовых расходах. Например, компания оплатила страховку или лицензию сразу за год. Формально деньги списались — и отчёт показывает убыток. А по сути, пользоваться услугой бизнес будет ещё год.

Учёт РБП помогает сгладить картину. Крупные расходы равномерно распределяются на весь период, к которому относятся. Финансовая картина становится понятнее. Это даёт собственнику больше управленческой ясности:

• видно, где прибыль реально просела, а где — просто крупный платёж;

• легче сосредоточиться на сути и не отвлекаться на разовые скачки в отчётах;

• проще принимать решения на основе выровненных цифр, а не по принципу «сейчас убыток, срочно режем расходы».

Можно ли амортизацию отнести на расходы будущих периодов?

Нет, амортизацию нельзя отнести к расходам будущих периодов. Амортизация — это процесс учёта износа основного средства. А РБП — отложенные расходы, которые списываются по частям, чтобы точнее отразить финансовые результаты. 

Хотя процесс списания похож, суть у амортизации и РБП совершенно разная.

Как правильно разделить авансы и расходы будущих периодов?

Есть негласное правило, которое поможет понять, что перед вами — аванс или РБП:

1. Если акт выполненных работ охватывает весь период (например, аренда на год или страхование на 9 месяцев), — это РБП. В таком случае общая сумма делится на количество месяцев и списывается постепенно.

2. Если акты выполненных работ поступают по месяцам (например, ежемесячная аренда или услуги),—  это аванс. Здесь деньги не списываются сразу — они остаются в авансе, пока не поступят акты за каждый месяц.

Расходы будущих периодов: в двух словах

• Расходы будущих периодов (РБП) — затраты, которые вы уже понесли, но в учёте они должны появиться позже — в месяцы, когда начнут приносить бизнесу реальную пользу. Примеры: страховка на год, длительная подписка на сервисы и лицензии на ПО.

• Если РБП не распределять, управленческая отчётность становится «рваной» — то минус, то резкий плюс. Из-за этого трудно понять, где реальные проблемы бизнеса, а где просто особенности учёта.

• Не стоит путать управленческий и бухгалтерский учёт РБП. Задачи у них разные. Поэтому целесообразно иметь отдельные отчёты и подходы к отражению РБП для управленки.

• Рекомендуем создать отчёт «Учёт РБП», где все расходы будущих периодов будут отражаться построчно. Также важно включить РБП и в обычные управленческие отчёты: ДДС, ОПиУ и баланс.

• Как распределять РБП в управленческом учёте — зависит от собственника. Если компания только начала работать, можно сначала списывать по чуть-чуть, а потом больше. А если речь идёт, например, о технике, которая со временем будет работать хуже — логичнее делать наоборот: сначала списывать большие суммы, а потом поменьше.

Поможем отразить РБП в управленческой отчётности

Не хотите ломать голову, что считать РБП, а что нет, и как правильно отражать такие расходы в отчётах? Не переживайте — финдиры НФ всё разложат по полочкам. Они соберут управленческую отчётность так, что вы сразу увидите: куда утекают деньги бизнеса и как можно увеличить прибыль.

Вот как наши финдиры уже помогли другим компаниям:

• Сэкономили 1 млн ₽ при покупке конкурента. Из-за его ошибок в учёте

• Чем больше постоянных клиентов — тем больше убытков. Стоп, что?

• За квартал повысили рентабельность активов стоматологии на 19%, а ROE на 11%

• Маркетплейс: разобрались с товарной матрицей и увеличили выручку в 1,5 раза

• Смотреть все кейсы

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир Нескучных финансов решает задачи компаний, — это онлайн-экскурсия ↓