Расчётно-кассовые операции сопровождают бизнес каждый день — от приёма оплаты и расчётов с поставщиками до выплаты зарплат и налогов. При этом именно в РКО чаще всего возникают риски, которые долго остаются незаметными: нарушения кассовой дисциплины, штрафы, блокировки счетов и вопросы со стороны банков.
В статье разобрали, где чаще всего допускаются ошибки, чем они опасны и как выстроить работу с расчётно-кассовыми операциями без лишних проверок и остановки платежей.
Содержание
Расчётно-кассовые операции в бизнесе: главное
Кассовая дисциплина: ключевые требования и типовые нарушения
Ответственность за нарушения кассовой дисциплины
Банковский контроль по 115-ФЗ как основной риск для бизнеса
Как снизить риски блокировок и пройти банковский мониторинг
Поможем навести порядок в финансовом учёте и контроле расчётно-кассовых операций
Расчётно-кассовые операции в бизнесе: главное
Расчётно-кассовые операции — основа ежедневной финансовой работы компании. Через них проходят деньги клиентов, расчёты с поставщиками, налоги и зарплаты.
Порядок в РКО позволяет контролировать денежные потоки, избегать кассовых разрывов и снижать риски претензий со стороны банков и проверяющих органов.
Что входит в расчётно-кассовое обслуживание:
-
Открытие и ведение расчётного счёта — учёт поступлений и списаний, банковские выписки.
-
Безналичные расчёты с контрагентами — оплата поставщикам, поступления от клиентов, авансы и возвраты.
-
Интернет-банкинг — удалённое управление финансами без визита в банк
-
Уплата налогов и обязательных платежей — налоги, взносы, госпошлины с соблюдением сроков и реквизитов.
-
Выплата заработной платы — перечисление зарплат, премий и иных выплат сотрудникам.
-
Кассовые операции с наличными — внесение и снятие наличных, инкассация, приём и выдача денег через кассу.
-
Эквайринг: прием платежей по картам.
При работе с наличными все движения денег должны оформляться документально и отражаться в учёте в день совершения операции.
При расчётах с покупателями необходимо применять онлайн-кассу и выдавать чеки.
Кроме этого компания обязана соблюдать установленный лимит остатка наличных в кассе и сдавать сверхлимитные суммы в банк. Использовать наличные можно только на разрешённые цели — зарплату, подотчётные и хозяйственные расходы.
↑ Соблюдение этих правил обеспечивает прозрачность работы с деньгами и снижает риски претензий со стороны проверяющих органов.
По мере роста бизнеса требования к точности и системности РКО повышаются — именно здесь чаще всего возникают риски при отсутствии контроля и автоматизации.
Кассовая дисциплина: ключевые требования и типовые нарушения
Кассовая дисциплина — правила работы с наличными деньгами в компании. Они обязательны для организаций и большинства ИП и направлены на то, чтобы движение наличных было прозрачным, контролируемым и корректно отражённым в учёте.
Контроль за соблюдением кассовой дисциплины обычно лежит на бухгалтере, который отвечает за оформление кассовых документов и отражение операций в учёте.
Нарушения кассовой дисциплины — одна из самых частых причин штрафов и претензий при проверках.
Ключевые требования кассовой дисциплины следующие:
-
Лимит остатка наличных в кассе. Необходимо установить лимит — максимальную сумму наличных, которую можно хранить в кассе на конец рабочего дня. Деньги сверх лимита нужно сдавать в банк. Исключение — дни выплаты зарплаты и приравненных к ней выплат.
-
Допустимые направления использования наличных. Наличные средства можно использовать только на определённые цели: выплату зарплаты/авансов/премий, подотчётные расходы, хозяйственные нужды. Расчёты наличными между организациями и ИП ограничены установленным лимитом по одному договору.
-
Оформление кассовых документов. Операции с наличными должны быть оформлены документально: приходными и расходными кассовыми ордерами, записью в кассовой книге. Документы оформляются в день операции, без исправлений.
Типичные ошибки формируются при нарушении требований:
-
Превышение лимита расчётов наличными. Оплата наличными сверх установленного предела по одному договору — частое нарушение при работе с подрядчиками и поставщиками.
-
Накопление сверхлимитных остатков в кассе. Деньги не сдаются в банк вовремя, лимит постоянно превышается.
-
Ошибки в кассовых документах. Неполные реквизиты, отсутствие подписей, несоответствие сумм, оформление документов задним числом.
-
Использование наличных не по назначению. Например, выдача денег без оформления подотчёта или выплаты, не предусмотренные правилами.
Пример
Компания оказывает услуги и принимает часть оплаты наличными. Лимит остатка наличных в кассе установлен в размере 100 000 ₽.
В течение недели наличная выручка накапливалась в кассе и на конец рабочего дня несколько раз превышала лимит — до 160 000–180 000 ₽.
Деньги не сдавались в банк.
Дополнительно из этой наличной выручки оплатили услуги подрядчика на сумму, превышающую допустимый лимит расчётов наличными по одному договору. Операции были оформлены с задержкой, часть расходных кассовых ордеров подписали задним числом.
В результате при проверке выявили сразу несколько нарушений кассовой дисциплины:
-
накопление сверхлимитных остатков в кассе;
-
превышение лимита наличных расчётов с контрагентом;
-
ошибки в оформлении кассовых документов.
Пример
В пятницу вечером выручка в кассе близка к лимиту, а инкассация запланирована только на понедельник. Чтобы не допустить перелимита, компания оформляет выдачу части наличных в подотчёт сотруднику на хозяйственные нужды, корректно заполняя расходный кассовый ордер и указывая назначение средств.
Хотите управлять компанией на основе цифр и предотвратить кассовые разрывы?
Проведите «Волшебный час» с нашим финансовым директором. Это бесплатная экспресс-консультация, на которой вы получите:
✔ Конкретные шаги для роста прибыли и снижения расходов.
✔ Анализ вашего бизнеса и скрытые резервы, которые можно использовать.
✔ Персонализированный план действий, который можно внедрить сразу.
Запишитесь на «Волшебный час» и взгляните на свой бизнес глазами профессионала.
Ответственность за нарушения кассовой дисциплины
Нарушения кассовой дисциплины могут выражаться в разных формах, и за каждую из них предусмотрена отдельная административная ответственность.
Так, если компания хранит в кассе наличные сверх установленного лимита, к ответственности привлекаются как сотрудники, отвечающие за финансы, так и сама организация.
Для должностных лиц штраф составляет от 4 до 5 тыс. рублей, для юридических лиц — от 40 до 50 тыс. рублей.
Отдельная категория нарушений связана с неприменением онлайн-кассы. В этом случае санкции зависят от суммы расчётов.
Руководителю или иному ответственному лицу грозит штраф в размере 25–50 % от полученного дохода, но не менее 10 тыс. рублей. Для компании штраф существенно выше — от 75 до 100 % суммы оборота, проведённого без ККТ, с минимальным порогом 30 тыс. рублей.
Если неприменение кассы происходит повторно и сумма расчётов без ККТ превышает 1 млн рублей, меры становятся жёстче.
Должностных лиц могут дисквалифицировать на срок от одного до двух лет, а для индивидуальных предпринимателей возможно приостановление деятельности на срок до 90 дней.
Ответственность также предусмотрена за использование онлайн-кассы с нарушением требований законодательства — например, при некорректной настройке или неправильной передаче данных.
В таких случаях штраф для должностных лиц составляет от 1,5 до 3 тыс. рублей, для организаций — от 5 до 10 тыс. рублей.
Аналогичные санкции применяются, если компания не предоставляет по запросу проверяющих кассовые документы, сведения или сдаёт отчётность с нарушением установленных сроков.
Если покупателю не был выдан кассовый чек, штраф для ответственного сотрудника составит 2 тыс. рублей, а для юридического лица — 10 тыс. рублей.
Отдельная ответственность предусмотрена для управляющих рынками.
Если такая организация не контролирует наличие и применение ККТ у продавцов, работающих на рынке, штраф для должностных лиц может достигать 40–50 тыс. рублей, а для самой компании — от 100 до 300 тыс. рублей.
Штрафы — не единственное последствие. Нарушения кассовой дисциплины часто становятся поводом для более глубокой проверки и повышают налоговые риски.
Банковский контроль по 115-ФЗ как основной риск для бизнеса
Банковский контроль по 115-ФЗ — один из ключевых рисков в расчётно-кассовых операциях.
Его цель — выявить операции, которые могут быть связаны с обналичиванием, выводом средств или фиктивной деятельностью. Банки обязаны отслеживать операции клиентов, чтобы предотвращать отмывание доходов и финансирование незаконной деятельности.
Проверки касаются как безналичных платежей, так и операций с наличными, особенно при больших оборотах или нестандартных схемах расчётов.
Банки обращают внимание на признаки, которые часто встречаются в рискованных схемах:
-
быстрый оборот денег без экономического смысла («пришли — сразу ушли»);
-
отсутствие налоговой нагрузки при значительных оборотах;
-
несоразмерные объёмы снятия наличных;
-
расчёты с контрагентами без понятного назначения платежа;
-
деятельность, не соответствующая заявленному виду бизнеса.
Такие операции могут быть расценены как транзитные или подозрительные.
Для контроля используются автоматизированные системы финансового мониторинга. Они анализируют:
-
структуру и регулярность платежей;
-
поведение счёта во времени;
-
связи с контрагентами;
-
соотношение оборотов, налогов и фонда оплаты труда.
Решение о проверке чаще всего принимает не сотрудник, а программа, после чего подключается служба комплаенса.
Возможные последствия для компании
Если операции вызвали вопросы, банк может запросить договоры, акты, счета и пояснения. Также могут временно приостановить операции по счёту и отказать в проведении отдельных платежей.
В некоторых случаях банк и вовсе может расторгнуть договор расчётно-кассового обслуживания.
Даже при легальной деятельности неподготовленность к банковскому контролю может привести к блокировкам и остановке платежей, поэтому прозрачность РКО и корректные документы — критически важны для бизнеса.
Как снизить риски блокировок и пройти банковский мониторинг
Банковский мониторинг — часть обычной финансовой реальности бизнеса. Полностью избежать проверок невозможно, но риски блокировок можно существенно снизить, если выстроить работу прозрачно и последовательно.
Банк оценивает экономический смысл платежей. Важно, чтобы:
-
операции соответствовали заявленным ОКВЭД;
-
обороты были соразмерны масштабу бизнеса, штату и налогам;
-
деньги не проходили по счёту без задержки и объяснимой причины.
Транзитные схемы, когда средства быстро поступают и сразу выводятся, — один из главных триггеров для проверок.
Назначение платежа должно отражать реальную суть операции:
-
указывайте договор, период, вид работ или услуг;
-
избегайте абстрактных формулировок без деталей;
-
не дублируйте одинаковые тексты для разных операций.
Чёткое назначение платежа снижает вопросы и упрощает проверку.
Банки смотрят на поведение счёта в динамике. Плюсом считаются регулярная уплата налогов и взносов и выплата зарплаты с расчётного счёта. Также обращают внимание на стабильных контрагентов, повторяющиеся операции и минимизацию необоснованного снятия наличных.
Помимо прочего соблюдайте критерии добросовестного налогоплательщика. Несоразмерно низкие налоги при больших оборотах — частая причина внимания банка. Важно, чтобы налоговая нагрузка, ФОТ и обороты выглядели логично в рамках вашей деятельности.
Если банк запрашивает документы — предоставляйте их в срок. К ним прикладывайте договоры, акты, счета, пояснения. Не оставляйте запросы без внимания — игнорирование почти всегда ухудшает ситуацию.
Прозрачность, отказ от сомнительных схем и аккуратная работа с РКО — лучший способ пройти банковский мониторинг без блокировок и остановки бизнеса.
Интересное по теме:
Нужна ли кассовая книга: подробный разбор для предпринимателей + шаблон заполнения
Риски РКО: в двух словах
-
Расчётно-кассовые операции — зона повышенного риска, потому что через них проходит весь денежный поток бизнеса. Ошибки могут быстро привести к штрафам, блокировкам счетов и потере контроля над финансами.
-
Кассовая дисциплина и банковский контроль взаимосвязаны: нарушения в работе с наличными, несоразмерные обороты и «транзитные» операции становятся триггерами проверок со стороны ФНС и банков по 115-ФЗ.
-
Риски РКО можно существенно снизить, если выстроить прозрачные процессы, корректно оформлять документы, соблюдать налоговую нагрузку и заранее готовиться к банковскому мониторингу.
Поможем навести порядок в финансовом учёте и контроле расчётно-кассовых операций
Финансовые директора Нескучных финансов помогут выстроить прозрачный управленческий учёт: определить ключевые показатели, систематизировать доходы, расходы и запасы, связать управленческие данные с бухгалтерией и снизить риски, связанные с финансовым мониторингом.
Для решения вопросов, связанных с финансами, доступны Нескучные сервисы:
Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до айти- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.
Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓
