Стратегическая сессия: что это такое и как провести? На примере Нескучных

Начало 2018 года. У «Нескучных финансов» есть план на год, согласно которому каждый месяц растут количество сотрудников, клиентов — а за ними и выручка с чистой прибылью. А вместе с планом есть факт: уволились два из трех финансовых директоров, клиенты стоят в очереди, денег нет, вот-вот будет кассовый разрыв. Годовой план под угрозой срыва.

Когда мы это поняли, срочно собрались топ-менеджерами на стратегическую сессию. Мы не искали способа срочно сократить расходы, чтобы хоть как-то протянуть. Мы думали, как же нам все-таки выполнить план с имеющимися ресурсами. И придумали.

Не можем брать новых клиентов на сопровождение учета? Что ж, будем зарабатывать по-другому. Так появился Интенсив по управлению бизнесом на основе цифр, двухдневный курс, который вели мы с Сашей Афанасьевым. Не получается брать готовых специалистов по финансам в команду? Будем воспитывать своих. Так появилась Академия финансовых консультантов.

С тех пор мы каждый квартал проводим стратегическую сессию, на которой подводим итоги и корректируем действия, чтобы выполнить годовой план. Недавно мы вернулись с очередной стратсессии и по горячим следам расскажем, как их проводим.

Как проходят наши стратсессии

Перед стратегической сессией каждый топ-менеджер готовит отчет по своему направлению, в котором отражает результаты за квартал и итоги: что из запланированного получилось, что не получилось. Также он предлагает задачи на будущий квартал.

Далее на стратегической сессии мы анализируем план-факт. Если план и факт не сошлись, разбираемся, почему это случилось и как исправить ситуацию.

Когда мы разобрались, в чем причина, каждый топ-менеджер ставит по своему направлению пять ключевых задач на ближайший квартал. Задачи формулируем как четкий, измеримый результат. Например ↓

— Внедрить стандарты качества и удержать отток клиентов в пределах 10% 
— На 30% написать книгу о финансах бизнеса 
— Принять в штат пять финдиров, прошедших испытательный срок

Результаты последней стратсессии

Последняя стратегическая сессия прошла 6–7 апреля. На ней мы поняли, что представляли собственную целевую аудиторию не до конца. Поэтому наши продукты не всегда отвечали потребностям и возможностям клиента. Анализу целевой аудитории на основе статистики мы посвятили около двух часов. Вот что у нас получилось.

Сегменты есть — теперь надо им предложить то, что им нужно. Важный момент: мы подбираем не клиентов под продукты, а продукты под клиенты.

Если вы за нами следите, то, наверняка, удивляетесь: что это за странные названия продуктов? А это мы перезапустили наши услуги, чтобы они лучше соответствовали запросам аудитории. Напоминаю, что все это в рамках одной стратегической сессии!

* * *

По какому регламенту, как часто и где проводить стратегические сессии?

Каков регламент проведения стратсессии? В начале сессии мы составляем ее план — какие вопросы обсуждаем, в какой последовательности, сколько времени уделяем каждому. 

Стандартный регламент — 1,5-2 часа на каждый вопрос, 15 минут перерыва, среди дня — час на обед.

За регламентом следит модератор. Иначе рискуем увлечься и каждый вопрос мусолить по два дня.

Модератора со стороны не привлекаем. С этой ролью отлично справляется Андрей Фоменко, который у нас главный по административным вопросам.

Как часто проводить? У нас есть долгие проекты, из-за которых возникают месяцы с запланированным убытком. Поэтому мы собираемся раз в квартал — так результаты нагляднее. Итоги месяца тоже подводим, но в режиме текучки.

В декабре-январе обсуждаем итоги ушедшего года и планы на новый. В начале очередного квартала анализируем план-факт предыдущего и корректируем планы на текущий.

До 5 числа первого месяца квартала собираем отчетность за квартал и последний месяц. Собрали — есть, о чем говорить. Затягивать нельзя: раньше скорректируем цели — будет больше времени по ним работать.

В каком формате проводить стратсессии? Мы живем в разных городах и взаимодействуем онлайн. Но на стратсессии собираемся вживую.

При встречах «в реале» другая энергетика, обратная связь, скорость реакции — совсем не то, что онлайн. Когда общаемся с кем-то из коллег вдвоем, это не так чувствуется. А вот когда собираются пять человек — ощущение особое. Один продолжает мысль другого, спорим, находим совместное решение.

Возможность, образно говоря, «пощупать» друг друга, видеть глаза и реакции собеседников обеспечивает эффект синергии.

На встречах вживую мы максимально концентрируемся на задачах. Когда общаемся онлайн, велик соблазн параллельно делать что-то еще. А вживую номер не пройдет.

Как выбирать место для стратсессии? Зависит от того, где находится к моменту очередной сессии большинство участников. Место последней стратсессии определили несколько факторов.

3-4 апреля мы провели интенсив по управлению бизнесом на основе цифр. Интенсивы проходят в Москве. А еще в столице у нас офис — оставалось только еду туда заказать.

В столице мы провели большинство сессий. Следующая пройдет, скорее всего, в Челябинске. Там в это время планируют находиться трое из пяти участников.

Не исключаем, что возникнет суперидея провести очередную сессию где-то еще. Если денег в фонде развития будет достаточно — почему нет? Но вряд ли на Мальдивах: далеко и дорого.