Как оценить эффективность проекта: выбираем правильные KPI для мониторинга прогресса

Оценка эффективности проекта — это проверка: сколько ресурсов потратили и соответствует ли результат ожиданиям. 

С экспертом по финансам ответили на главные вопросы: как выбрать и рассчитать KPI, какие инструменты-помощники определят нужные показатели эффективности и что делать, когда KPI не работает и снижает прибыль в компании.

Содержание

Что такое ключевые показатели эффективности — KPI

Виды KPI

Как выбрать и рассчитать KPI, чтобы оценить эффективность проекта

Как внедрить KPI

Плюсы и минусы системы KPI

Основные ошибки, которые допускают предприниматели малого и среднего бизнеса при выборе KPI для своих проектов

Как оценить эффективность проекта: частые вопросы собственников

Как оценить эффективность проекта: в двух словах

Поможем оценить эффективность не только проекта, но и всего бизнеса

Что такое ключевые показатели эффективности — KPI

Ключевые показатели эффективности (KPI) используют для расчёта продуктивности работы за определённый период времени. 

Например, KPI проекта характеризует текущие показатели его реализации: эффективность работы сотрудников или бизнес-процессы. Или позволяет оценить компанию в целом.

Если показатели падают и план-факт не соответствует ожиданиям, анализируют слабые места и корректируют цели. 

❌Неправильно	✅Правильно
Слепо следовать плану без корректировок, воспринимать отклонения от плана как полный провал. На следующих проектах делать одни и те же ошибки снова и снова	Воспринимать отклонения от плана как зону роста. На следующем проекте учесть ошибки и достичь лучших результатов

Для успешного развития проекта необходимо финансовое планирование, которое поможет определить ключевые показатели.

Виды KPI

Ключевые показатели эффективности делятся на несколько видов.

Количественные и качественные

Количественные показатели — KPI, которые можно посчитать, например, проценты или объём продаж. 

Количественные KPI:

• финансовые показатели: чистая прибыль, выручка, рентабельность;

• отклонения от плана в процентах;

• показатели производительности, конверсии.

Качественные показатели — KPI, которые выражаются в виде оценок, например, рейтинг или балльная шкала. 

Качественные KPI:

• удовлетворенность клиентов;

• мотивированность сотрудников;

• качество обслуживания.

Отстающие и опережающие

Отстающие показатели отражают результаты произошедших событий, например, количество закрытых сделок или прибыль за период. 

Опережающие показатели помогают прогнозировать, например, выполнение плана продаж, степень удовлетворенности клиентов, количество просмотров. С их помощью можно оценить промежуточный результат и скорректировать дальнейшие действия.

Материальные и абстрактные

Материальные показатели измеряются в физическом выражении. Например, деньги, люди, количество продукции. 

Абстрактные показатели не выражаются в физической форме, но они важны для долгосрочного развития бизнеса. Например, конверсия покупателя, процент вовлечённости. 

Рекламу не запускай, клиентов возвращай

Не обязательно запускать рекламу для новых продуктов, можно работать с теми клиентами, которые уже довольны сотрудничеством с компанией.

Когда клиент поставит работе высокую оценку, он, скорее всего, вернется с новым проектом.

Как выбрать и рассчитать KPI, чтобы оценить эффективность проекта

Чтобы правильно оценить эффективность проекта, каждый показатель нужно предварительно просчитать. 

Кейс. Компания Виктора выполнила 100% план по выручке, но проект оказался убыточным. Причины:

• выбрали неправильный KPI;

• неверно посчитали расходы;

• не контролировали ключевые метрики.

↑ Поможет применение двух показателей: выручки и рентабельности по марже. Если рентабельность по марже падает, компания начинает терять прибыль. 

Инструменты-помощники:

Финмодель проекта поможет объединить показатели и продемонстрирует, как они влияют на бизнес. Например, на финмодели можно просчитать выручку, прибыльность или оборачиваемость.

Калькулятор проекта оценивает стоимость и ресурсы, необходимые для выполнения проекта. Помогает планировать бюджет, сроки и трудозатраты. Посчитали параметры → привязали к ним KPI → отслеживаем результат.

Матрица KPI состоит из набора ключевых показателей эффективности. Она помогает отслеживать прогресс, сопоставлять плановые и фактические показатели. 

Как внедрить KPI

Процесс внедрения начинается с построения финансовой модели: оцениваем результаты, проигрываем разные сценарии и тестируем гипотезы. 

После построения финмодели определяем показатели и назначаем ответственных:

• менеджеры по продажам отвечают за продажи;

• логисты отвечают за транспортировку;

• главный инженер проектов отвечает за скорость реализации проекта. 

Показатели эффективности должны быть связаны с теми функциями, которые сотрудник реально может выполнять. Он должен понимать, как его работа влияет на общие цели компании.

Далее разрабатывают систему KPI и запускают в тестовом варианте.

Кейс. Стояла задача: внедрить новый KPI для проекта и протестировать.

Начали с одного отдела, где тестировали новую систему, сравнивая с предыдущей системой KPI. Зарплату считали в двух вариантах — по старому и новому KPI: где больше вышло, то и заплатят. Так сотрудник почувствует себя увереннее и даст более объективную обратную связь.

В процессе тестирования обнаружили, что оценка качества проекта зависит от лояльности заказчиков. Если заказчик приходит повторно, он более лоялен и, вероятно, поставит высокую оценку. Новые клиенты могли снизить оценку. Помог пересмотр KPI для новых клиентов, чтобы не было перекосов в оценках.

Если тестирование на фокус-группе прошло успешно, KPI можно масштабировать на всю компанию. 

Плюсы и минусы системы KPI

KPI способствует повышению общей эффективности компании: все усилия сотрудников направлены на достижение целевой выручки, прибыли, рентабельность, а главное — на обеспечение дивидендов собственнику. 

Преимущество 1. Система KPI помогает определить нагрузку. Если показатели не достигаются, вероятно, не хватает рабочих рук.

Преимущество 2. Сотрудники чувствуют свою причастность к успехам компании. Видя, что их работа влияет на результаты, они становятся более мотивированными.

Преимущество 3. Сотрудники видят прямую связь между их усилиями и результатами. Благодаря KPI сотрудники сами решают, сколько денег они заработают.

Но есть минусы: это сложно, внедрение системы требует времени и терпения. KPI не всегда работает с первого раза.

Недостаток 1. Система KPI индивидуальна. Нельзя просто взять чужие показатели и применить их у себя, необходимо адаптировать систему под особенности компании.

Недостаток 2. Неправильный подбор KPI может демотивировать сотрудников. 

Недостаток 3. Внедрение системы KPI требует затрат на разработку и внедрение.

Основные ошибки, которые допускают предприниматели малого и среднего бизнеса при выборе KPI для своих проектов

Ошибка 1: привязка всех KPI сотрудников к чистой прибыли. Например, если это производство или проект, сотрудники могут влиять только на валовую прибыль. 

Ошибка 2: неправильные критерии KPI. Например, при неверном выборе KPI появились дополнительные расходы.

Ошибка 3: слишком много KPI. Множество показателей снижает эффективность сотрудников.

Ошибка 4: невыполнимые KPI. Нереалистичные KPI, например, завышенные планы по выручке при ограниченных ресурсах.

Ошибка 5: отсутствие декомпозиции целей. KPI нужно разбить на конкретные шаги, чтобы сотрудник понимал, как их достичь.

Ошибка 6: неподготовленность сотрудников. Отсутствие подготовки к новой системе KPI может вызвать сопротивление.

Как оценить эффективность проекта: частые вопросы собственников

На какие KPI в первую очередь стоит обратить внимание собственнику в условиях экономической нестабильности? 

Система KPI помогает держаться на плаву. Экономические колебания не должны менять готовую систему. Можно сделать финмодель устойчивее, например, учесть инфляцию и колебания курсов валют. Далее достаточно скорректировать планы по KPI.

Какие KPI лучше всего подходят для оценки долгосрочных целей компании, а какие — для оценки краткосрочных целей?

Для долгосрочных целей подходят стратегические KPI: планы по выручке, прибыли, рентабельности и другие цели на годы вперёд. Для краткосрочных целей — оперативные KPI: средний чек, конверсия, ежемесячные срезы.

Что делать, когда KPI не работает и снижает прибыль в компании?

Если KPI не работают, нужно пересмотреть их и откорректировать показатели, используя финмодель. Если бы собственник вовремя протестировал KPI на небольшой фокус-группе, то проблемы бы заметили сразу и не допустили снижения прибыли. Главное при работе с KPI — расходы не должны расти, а доходы должны увеличиваться.

Как оценить эффективность проекта: в двух словах

• Оценка эффективности проекта — это проверка: сколько ресурсов потратили и соответствует ли результат ожиданиям. 

• Чтобы правильно оценить эффективность проекта, каждый показатель нужно предварительно просчитать. 

• Инструменты-помощники: финмодель проекта, калькулятор проекта, матрица KPI.

Поможем оценить эффективность не только проекта, но и всего бизнеса

Наши финдиры знают, как сэкономить деньги собственника и увеличить дивиденды. Вот так мы помогли нашим клиентам:

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Увеличили чистую прибыль в 14 раз и сократили возврат дебиторки

• Франшиза салонов: от кассовых разрывов до 5,8 млн ₽ в фондах за 11 месяцев

• Богатый бедный собственник: накопил 60 млн ₽, но не знал об этом

Вы можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

Самый простой способ понять, как и чем финдир НФ может помочь вашему бизнесу, — бесплатная онлайн-встреча ↓