Оптимизация фонда оплаты труда нужна, если расходы на сотрудников растут быстрее, чем выручка бизнеса. Когда такое происходит, то в ход идут семь способов снижения доли ФОТ в выручке, каждый из которых разбираем вместе с финдиром.
Содержание
Доля ФОТ в выручке: что это такое и как считать
Доля ФОТ в выручке: три сценария динамики
7 способов уменьшить долю ФОТ в выручке
Оптимизировать долю ФОТ в выручке: в двух словах
Поможем пересмотреть расходы на ФОТ
Доля ФОТ в выручке: что это такое и как считать
Фонд оплаты труда (ФОТ) — это зарплата всех сотрудников компании и кое-что еще:
-
оклады;
-
премии;
-
оплата работы внештатных сотрудников;
-
оплата простоев;
-
выплаты за сверхурочную работу — за выход в праздники, ночные смены и выходные;
-
зарплатные налоги и страховые взносы — тут на усмотрение команды: могут и не включать в ФОТ, учитывать отдельно;
-
доплаты за вредные условия труда и другие выплаты сотрудникам за выполнение работы.
Чтобы проанализировать, сколько бизнес тратит на сотрудников, обычно считают, какую долю ФОТ занимает в выручке. Для этого используют формулу ↓
|
Доля ФОТ в выручке = (ФОТ / Выручка) * 100% |
Например, завод по производству пельменей получил месячную выручку в 10 млн ₽, при этом на ФОТ потратил 1 млн ₽, — доля ФОТ в выручке равна 10%.
У доли ФОТ в выручке нет рекомендуемых значений — сравнить свой бизнес с другим не выйдет. Поэтому на показатель смотрят в динамике — чтобы увидеть, как он меняется со временем. Например, вот так ↓
↑ На графике видно, что доля ФОТ в выручке растет вместе с выручкой. Значит, тут что-то не так
Доля ФОТ в выручке: три сценария динамики
Чаще всего динамика доли ФОТ в выручке развивается по трем сценариям:
-
Идеальный — выручка растет, а доля ФОТ в выручке падает. Значит, сотрудники работают эффективно.
-
Нормальный — выручка растет, доля ФОТ в выручке не меняется. Хороший результат, но есть над чем работать.
-
Негативный — доля ФОТ в выручке растет. Означает, что бизнес тратит слишком много на ФОТ и при этом не зарабатывает.
Когда браться за долю ФОТ. Работать над снижением доли ФОТ в выручке стоит при негативном сценарии — для вывода бизнеса на рентабельность. В остальных случаях на ФОТ обычно не экономят, чтобы не получить утечку кадров и падение качества продукции. Например ↓
Например, завод по производству пельменей выдает одну тонну продукции в месяц и тратит на ФОТ 1 млн ₽
↓↓↓
Решили увеличить план до 1,2 тонны — компания ввела сверхурочные и дополнительные смены, которые оплачивает по увеличенному тарифу. На ФОТ потратили уже 1,25 млн ₽
↓↓↓
ФОТ вырос вместе с выручкой — бизнес тратит больше, но получает меньше прибыли.
Когда доля ФОТ в выручке растет, бизнес начинает работать над ее оптимизацией. Обычно для этого используют семь способов ↓
7 способов уменьшить долю ФОТ в выручке
Уменьшать долю ФОТ в выручке стоит так, чтобы не навредить ни бизнесу, ни конечному продукту. Для этого можно просчитать последствия от оптимизации на финансовой модели бизнеса, а уже после переходить к семи способам сокращения ФОТ ↓
Зафиксировать простои, чтобы потом оптимизировать ФОТ
Простои — это когда рабочий процесс останавливают из-за разных причин. Например, на складе закончилось сырье, Иваныч сломал станок или хакер парализовал вирусом компьютерную сеть офиса.
Когда случается простой, руководитель объявляет о нем сотрудникам и фиксирует время: когда начался простой и когда закончился. Время важно фиксировать, чтобы в конце месяца правильно подсчитать рабочие часы. Сам же простой оплачивают одним из способов, которые зафиксированы в трудовом договоре сотрудника:
-
платят половину от средней стоимости часа работы;
-
платят минималку — МРОТ.
Объявляя простои, стоит учитывать три момента:
-
Если платить за простои слишком мало, бизнес рискует растерять хороших сотрудников. Они уйдут туда, где можно зарабатывать, а не пить чай за минималку.
-
У простоя должен быть ответственный. Когда бизнес объясняет причину простоя — это поддерживает ответственность за общий результат. Например, если работу остановили из-за пустого склада, — значит, накосячил отдел закупок, из премий которого покроют остановку производства.
-
Чтобы не терять время и деньги, стоит перестроить процессы. Например, перевести часть задач на ручной труд, или провести генеральную уборку и ТО оборудования.
Перевести сотрудников на дистанционку, чтобы сократить расходы на ФОТ, и кое-что еще
Работа на удаленке поможет бизнесу:
-
сократить расходы на ФОТ — удаленщикам платят меньше, что приводит к экономии на ФОТ до 7–10%;
-
сократить административные расходы — на аренду офиса, обслуживание техники и электричество;
-
сэкономить на налогах — часто удаленщики ведут несколько проектов и работают как самозанятые или ИП. Сотрудничество с такими исполнителями помогает сэкономить на зарплатных налогах.
↑ Кроме экономии, бизнес рискует получить новые расходы. Например, оплачивать сотрудникам связь, интернет, электричество и подписки на сервисы для удаленной работы.
Чтобы просчитать экономию и расходы при переводе сотрудников на удаленку, используют финансовую модель бизнеса. Она поможет увидеть самые разные сценарии. Например, что будет, если перевести на дистанционную работу весь штат или только часть сотрудников.
Скачать бесплатный шаблон финмодели можно здесь ↓
[FORM PRESET="I"-"Шаблон финмодели"/]
Перевести сотрудников на неполный рабочий день
Перевод сотрудников на неполный рабочий день часто используют в сфере интеллектуального труда — среди дизайнеров, маркетологов, программистов и даже бухгалтеров. Здесь есть три варианта.
Вариант 1. Перевести сотрудников на четырехдневную рабочую неделю. Для этого ее сокращают до 32 часов без снижения объема продуктивной работы и зарплаты. Это помогает сэкономить, но лишь на офисных расходах — один день в офисе не будут работать компьютеры, лампы и кондиционеры.
Без уменьшения объема снизить зарплату не получится — сотрудники просто уйдут. А если сотрудник легко справляется за 32 часа вместо 40, то бизнес встает перед вопросом: за что он получал зарплату раньше? Тут два решения: добавить задач или уволить и распределить обязанности.
В ответ на новый выходной обычно ожидают, что сотрудники будет лучше отдыхать. А значит, активно включаться в процессы, решать задачи вовремя и предлагать свежие идеи. И что все это вместе приведет к росту прибыли.
Вариант 2. Предложить гибкий график работы. Здесь увеличивают время обеда, сокращают рабочий день или вводят сокращенные пятницы с графиком от 8 до 12 часов.
Вариант 3. Мотивировать не деньгами, а дополнительными выходными. Для этого создают приказ или распоряжение, в котором прописывают нематериальные способы мотивации. Например, если менеджер по продажам перевыполнил план, то вместо премии может взять один или несколько оплачиваемых выходных. Так бизнес не сократит ФОТ напрямую, но сможет увеличить выручку — а значит, сможет снизить долю ФОТ в выручке.
↑ Чтобы перевести сотрудников на четырехдневную рабочую неделю или гибкий график работы, бизнес вносит изменения в правила внутреннего распорядка либо прописывает дополнительное соглашение к трудовому договору для конкретного сотрудника.
|
Еще с помощью нематериальной мотивации можно экономить на премиях. Для этого сотрудникам оплачивают абонементы в фитнес, курсы английского или ДМС. |
Перераспределить обязанности, чтобы не платить дважды за одну функцию
Когда функции сотрудников дублируются в должностных инструкциях компании, бизнес тратит время и деньги на задачи, которые может выполнить один человек ↓
|
Задачу делают Толик, Гоша и Витя |
Задачу делает Толик |
|
За задачу отвечают три сотрудника — ответственность размыта. Каждый надеется на другого. В итоге эффективность низкая, а бизнес тратит деньги на трех человек и время на переделки + контроль. |
За задачу отвечает конкретный сотрудник, который не полагается на других. Бизнес экономит на менеджменте, на оплате функции и не теряет в качестве. |
Перераспределить обязанности можно в три шага ↓
Шаг 1. Проанализировать должностные инструкции и найти дублирование обязанностей. Например, если Толик, Гоша и Витя заполняют один и тот же отчет — это дублирование обязанностей.
Шаг 2. Поменять все так, чтобы за каждую задачу или часть задачи отвечал конкретный сотрудник. Например, Толику отдать заполнение отчетов, Гошу поставить на сбор данных, а Витю на общение с клиентами.
Шаг 3. Решить, что делать с контролером. Если находят сотрудника, который проверял работу других, то его переводят на место с реальной пользой или увольняют. Например, заместитель главбуха перепроверяет работу двух бухгалтеров — это неэффективно. Поэтому за бухгалтерами закрепляют ответственность за отчеты, а зама главбуха переводят в другой отдел.
Перераспределить расходы отдела, чтобы убрать неэффективных сотрудников
Для перераспределения расходов определяют бюджет отдела на зарплаты и выходят на открытый разговор с сотрудниками. Предлагают сократить неэффективных и распределить деньги так, чтобы оставшиеся получали больше.
Например, вот так ↓
|
Было: в отделе 8 сотрудников |
Стало: сократили неэффективных, осталось 4 сотрудника |
|
Бюджет отдела — 500 000 ₽. Каждый сотрудник получает зарплату в 62 500 ₽. При этом объем работы могут выполнять 4 человека |
Бюджет отдела — 500 000 ₽. Каждый из 4 сотрудников получает по 125 000 ₽, а бизнес экономит на зарплатных налогах |
↑ После сокращения половины отдела ФОТ не изменился: работа выполняется, а оставшиеся сотрудники довольны повышением зарплаты. Если не считать экономию на электричестве, 1С и других косвенных расходах, вроде организации лишних четырех рабочих мест, чая и печенек, то бизнес уменьшил налоговую нагрузку с 135 090 ₽ до 123 550 ₽ — на 11 540 ₽.
Изменить систему выплат, чтобы сэкономить на зарплате
Есть три варианта, как бизнес может изменить систему выплат для оптимизации ФОТа:
-
Ввести KPI — платить за достижение плана по показателям, а не за отработанные часы. Например, если продажник закроет месячный план, то получит зарплату в 100 000 ₽.
-
Платить достойный оклад не ниже МРОТ, а остальное через премии или бонусы. Например, установить менеджеру по продажам оклад в 50 000 ₽, а остальное — за выполнение плана.
-
Перевести всех или часть команды на сдельную оплату — платить вознаграждение за результат работы. Например, за увеличение продаж или выработку.
Когда бизнес заменяет оклад другими способами мотивации, то рискует получить текучку — останутся работать те, кто заинтересован в результате. Здесь важно не переборщить ↓
|
KPI стоит вводить там, где бизнес хочет получить результат и качество, — на позициях, которые напрямую влияют на выручку и расходы. А если от сотрудника ждут хорошей и стабильной работы — KPI вводить не стоит. |
Подробнее → Оклад или сделка? В каком формате выгоднее платить сотрудникам
Сократить число сотрудников, чтобы быстро сократить расходы
Сократить количество сотрудников — это радикальный способ снизить расходы на ФОТ. Обычно здесь работают с двумя категориями сотрудников: с рабочими лошадками и звездами ↓
Рабочие лошадки — так называют сотрудников, которые выполняют большую часть задач и работают за оклад. Например, рабочая лошадка на заводе — это токарь.
Звезды — это сотрудники, которые выделяются на фоне коллектива опытом, навыками и образованием. Например, старший инженер, который перевыполняет план так, что на него равняется весь цех.
Разберем две ситуации сокращения штата:
-
Уволить рабочих лошадок, оставить звезд — сократить основной персонал и оставить самых эффективных. Так бизнес сэкономит на ФОТ, но рискует получить выгоревших звезд — те просто не могут делать объем вдолгую без вспомогательного персонала.
-
Уволить звезд, оставить рабочих лошадок — убрать эффективных сотрудников и оставить средних, от которых не стоит ожидать перевыполнения плана.
↑ Когда бизнес решает оптимизировать долю ФОТ в выручке и сокращает персонал, то часто получает обратный результат — падение выручки и увеличение брака. В итоге сэкономленные деньги уходят на переделку брака. Поэтому сокращать стоит только тех, кто работает неэффективно.
Обычно сотрудников сокращают двумя способами:
-
Пытаются договориться — предлагают сотруднику увольнение по собственному желанию в обмен на хорошую рекомендацию. Чтобы его без проблем взяли конкуренты.
-
Увольняют по статье — бизнес компенсирует сотруднику зарплату на период в 1–3 месяца. Способ невыгоден для каждой из сторон — бизнес несет убытки, а сотрудник получает запись в трудовой, из-за которой могут возникать вопросы. К тому же, уволить кого-то по статье — очень непростое для бизнеса дело, любой эйчар вам подтвердит.
Оптимизировать долю ФОТ в выручке: в двух словах
-
Доля ФОТ в выручке — это показатель, который помогает проанализировать, сколько бизнес тратит на зарплаты, премии и бонусы.
-
Если доля ФОТ в выручке растет от месяца к месяцу, значит, пора пересмотреть расходы на персонал.
-
Есть семь способов оптимизировать долю ФОТ в выручке: зафиксировать простой, перевести сотрудников на удаленку, на неполный рабочий день, перераспределить обязанности и расходы на отдел, изменить систему выплат и сократить численность сотрудников.
-
Просчитать каждый из способов оптимизации доли ФОТ в выручке можно на финансовой модели бизнеса. Она поможет увидеть, как изменятся расходы на ФОТ, а также как это повлияет на выручку.
-
Принимать решение об оптимизации ФОТ стоит адекватно — не гнаться за экономией, а оценивать риски и последствия.
Поможем пересмотреть расходы на ФОТ
Финдиры НФ умеют оптимизировать ФОТ и просчитывать мотивацию сотрудников. Для этого они анализируют данные, предлагают решения на основе твердых цифр и внедряют инструменты для каждой задачи. Вот лишь некоторые примеры их работы:
Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до айти- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.
Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓
Комментарии