Внедряем изменения в компании: что делать с финансами

Управление изменениями — это процесс планирования, внедрения и контроля новых идей или процессов в компании. Это как ремонт дома: вы решаете, что нужно обновить, планируете бюджет, проводите работы и следите, чтобы результат соответствовал ожиданиям. В статье объясняем, как управлять изменениями в компании и что делать с финансами.

Содержание

Что значит управлять изменениями

Кто управляет изменениями в компании и отвечает за финансы

Процесс управления изменениями: финансы на каждом этапе

Финансовые модели и инструменты управления изменениями

Финансовые риски при внедрении изменений

Управление изменениями в компании: частые вопросы собственников

Внедрение изменений в компании: в двух словах

Поможем вашей компании внедрить изменения

Что значит управлять изменениями

Управление изменениями охватывает планирование, внедрение и контроль различных трансформаций в компании. Изменения могут касаться открытия новых направлений, запуска новых продуктов, изменения структуры компании или команды. Эти изменения всегда взаимосвязаны, и важно понимать, что любое отдельное изменение затрагивает и другие сферы деятельности компании. Например, внедрение автоматизации управленческого учета приведет к глобальным изменениям в бизнес-процессах.

В управлении изменениями важна системность. Без четкого плана действий изменения могут вызвать сопротивление со стороны сотрудников и в лучшем случае — не прижиться, а в худшем — принести убытки. Системность помогает выстроить процессы так, чтобы изменения происходили плавно и с минимальными рисками для компании.

С точки зрения финансов системный подход позволяет прогнозировать, анализировать и контролировать затраты, избегать неожиданных убытков. Бессистемное внедрение изменений может привести к перерасходу бюджета, снижению доходов и общему хаосу в бизнес-процессах.

Кто управляет изменениями в компании и отвечает за финансы

Изменениями управляют руководители отделов, топ-менеджеры и проектные команды. Они координируют работу всех участников процесса, чтобы изменения шли по плану и принесли пользу. 

При внедрении изменений важно работать с сотрудниками, потому что они часто сопротивляются новшествам: двигаться по привычным рельсам всегда проще и понятнее, чем выбирать новые маршруты. Поэтому задача внедрения изменений получается комплексной. Она включает в себя коммуникацию, обучение, поддержку и мотивацию. Важную роль в процессе играет HR-директор. Читайте нашу статью о том, что он делает и как связан с финансовой службой →

Финансовую сторону внедрения изменений курирует финдиректор либо другой сотрудник, который отвечает за финансы бизнеса. Он планирует и контролирует бюджет, формирует отчетность, анализирует отклонения от плана и управляет рисками. Также следит, чтобы все изменения были оправданы с точки зрения затрат и приносили ожидаемые результаты.

Например, в процессе внедрения автоматизации финдиректор может просчитать, что нанимать дополнительных сотрудников для ручного учета дороже, чем автоматизировать процесс. В результате компания повысит оперативность сбора информации и избежит лишних расходов.

Процесс управления изменениями: финансы на каждом этапе

Процесс управления включает планирование, внедрение и контроль перемен. Финансовый директор или другой ответственный на каждом из этих этапов изменений обеспечивает финансовую устойчивость компании и их соответствие стратегическим целям.

На этапе планирования разрабатывают финансовую стратегию для предстоящих изменений и оценивают их экономическую целесообразность. Основные задачи финансового директора на этом этапе — проанализировать текущую ситуацию, оценить ресурсы и затраты, составить бюджет, спрогнозировать доходы и расходы, провести финансовое моделирование и оценить риски.

Отсутствие планирования и предварительного анализа может продлить сроки реализации проектов и вызвать дополнительные затраты, чтобы исправить ошибки.

Пример бюджета

На этапе внедрения изменений финансовый директор отвечает за выполнение бюджета, контролирует финансовые потоки, следит, чтобы процесс не выходил за рамки бюджета. Ежемесячно анализирует финансовую отчетность, чтобы вовремя выявлять отклонения от плана и оперативно их корректировать.

Если появляются непредвиденные расходы, специалист должен проанализировать причины и подобрать инструменты, которые помогут вернуть процесс в рамки бюджета. Для этого важно постоянно анализировать потери и сокращать их.

На этапе контроля перемен оценивают, насколько эффективно внедрили изменения и какие результаты они принесли с точки зрения финансов. Ответственный следит за ключевыми показателями, такими как выручка, анализ динамики доходов, рентабельность, затраты, денежные потоки и оборотный капитал, ликвидность. На этом этапе специалист оценивает, как окупились вложенные средства и соответствует ли проект финансовым целям. 

Важно сравнить себя с конкурентами. Сравните свои показатели с показателями отрасли и конкурентов, чтобы определить, они выше или ниже среднего уровня в отрасли.

На этапе контроля перемен эффективно проводить анализ чувствительности: смотреть, как ключевые финансовые показатели влияют на важные факторы, например рыночные условия или структуру затрат.

Анализ чувствительности проводят, чтобы понять, какие показатели больше всего влияют на рост и падение чистой прибыли

Финансовые модели и инструменты управления изменениями

Построение финансовой модели зависит от особенностей компании, типа изменений и конкретных целей. Посмотрите, какие именно показатели нужно улучшить: прибыль, рентабельность, выручку или ликвидность. Финансовая модель должна быть направлена на решение конкретных задач. Также важно адаптировать модель под специфику бизнеса, ее бизнес-процессы и задачи. 

Для управления финансами при внедрении изменений подходят такие инструменты: 

• Бюджетирование. Это процесс планирования, распределения и контроля финансовых ресурсов компании на период времени. Подробно рассказали о нем в этой статье →

• Сценарное моделирование. Метод предполагает создание нескольких сценариев развития событий и расчет их потенциальных последствий для бизнеса. Готовит компанию к разным исходам событий, снижает риски и помогает адаптировать стратегию к изменяющимся условиям.

Метод подходит в условиях высокой неопределенности, например при колебаниях валютных курсов, сезонности, экономической нестабильности, санкциях. Моделирование помогает учитывать как пессимистичные, так и оптимистичные сценарии и готовит компанию к различным исходам.

• Анализ финансовых показателей: выручки, валовой, операционной и чистой прибыли, рентабельности, денежных потоков. Его проводят с помощью бюджетного планирования и анализа отклонений. Помогает понять, как изменения влияют на финансовые результаты, и корректировать стратегию.

Так выглядит визуализация финансовой модели показателей

• Методология ABC (Activity-Based Costing). Это методология учета затрат, которая помогает рассчитать их на каждом этапе производства или оказания услуги. Позволяет оценить реальные расходы на производство или оказание услуг, увидеть узкие места в процессе, где затраты слишком высоки и как их можно оптимизировать. Помогает более точно устанавливать цены на товары и услуги, что улучшает конкурентоспособность на рынке.

Например, если компания занимается производством, ей может подойти модель Activity-Based Costing, которая детально оценивает затраты на каждом этапе производственного процесса. В компаниях, которые предоставляют услуги, также можно использовать ABC, но адаптировать под специфику, например анализировать затраты по каждому клиенту или проекту.

• Методология Lean (бережливое производство) и Six Sigma. Это отдельная философия по оптимизации процессов и устранению потерь. С ее помощью можно выявить и устранить неэффективные этапы процесса. Это помогает сократить время производства, уменьшить издержки и улучшить качество продукции.

Финансовые риски при внедрении изменений

Есть несколько ключевых финансовых рисков, которые могут повлиять на компанию во время и после внедрения изменений:

• Риск превышения бюджета — когда затраты на изменения выходят за рамки запланированного бюджета. Может произойти из-за неверной оценки затрат, непредвиденных расходов или изменений условий договоров.

• Снижение доходов. Может быть вызвано внешними факторами или внутренними сбоями, например проблемами с производством, маркетингом, операционкой.

• Кассовые разрывы — возникают, когда компания не успевает генерировать достаточный поток денег, чтобы покрыть расходы на изменения.

• Риски не выполнить обязательства перед кредиторами. Если проект сталкивается с кассовыми разрывами или превышением бюджета, компания может оказаться не в состоянии выплатить кредиты.

• Риски ухудшения качества продукта. В процессе изменений, особенно в производственных компаниях, может пострадать качество продукции или услуг, например из-за ошибок в производстве, недостаточного контроля качества или несоответствия новых процессов требованиям. Это негативно скажется на доходах и репутации компании. 

• Риски внешней среды — изменение валютных курсов, политические санкции, колебания рыночной ситуации. Например, в компании, которая занимается поставками оборудования из Китая, столкнулись с проблемой санкций, из-за чего на два месяца заморозились деньги. Это вызвало кассовый разрыв и задержку поставок, что увеличило расходы на проект.

Управление изменениями в компании: частые вопросы собственников

Отвечает Олеся Зубкова,
финдиректор «Нескучных финансов»

Как понять, будут ли изменения успешными?

Чтобы это понять, необходимо начать с постановки целей: реалистичных, достижимых и ограниченных по времени — так называемых SMART-целей. Для каждой цели нужно установить конкретные количественные показатели, например увеличение продаж на 20%. 

После разрабатываются ключевые показатели эффективности (KPI), такие как выручка, чистая прибыль или рентабельность. Эти показатели необходимо регулярно отслеживать, анализировать динамику на протяжении всего процесса изменений. Если промежуточные результаты соответствуют плану и целям, можно говорить о том, что изменения идут успешно. Важно также анализировать данные предыдущих периодов и корректировать планы, если что-то идет не так.

Что такое сопротивление изменениям?

Сопротивление изменениям — это реакция сотрудников или клиентов на новые процессы либо нововведения, которая проявляется в виде нежелания принимать изменения или адаптироваться к ним. 

Сопротивление может возникать, если сотрудники не понимают, зачем внедряют изменения, или не видят в них выгоды. Это также может быть вызвано отсутствием должной коммуникации и обучения, когда сотрудники не получают необходимой информации или поддержки. Важно работать с этим сопротивлением: собирать обратную связь, вовлекать команду в процесс изменений и постоянно общаться с сотрудниками, чтобы снизить уровень стресса.

Что делать, если внедрение изменений идет не так?

Если процесс внедрения изменений накренился, необходимо анализировать ситуацию. Важно выявить, что именно пошло не так: возможно, отклонились от бюджета, нарушили сроки, снизилась доходность и не достигли показателей эффективности. 

После анализа следует разобрать ошибки и понять причины. Например, изменение бюджета на проект может стать результатом плохого контроля или недооценки затрат. Нужно срочно начать контролировать процесс, адаптировать планы, пересмотреть бюджет и согласовать новые шаги с командой. Постоянный мониторинг и гибкость помогут вовремя внести коррективы и минимизировать ущерб.

Внедрение изменений в компании: в двух словах

• Четкие цели и системный подход — залог успеха. Управление изменениями должно начинаться с постановки SMART-целей, которые помогут оценить успешность изменений. Важно определить измеримые показатели (KPI) и систематически отслеживать их выполнение.

• Финансовое планирование — ключевой этап. Важно разработать бюджет, провести финансовое моделирование и оценить риски. Недостаток планирования может свести на нет всю работу по внедрению изменений.

• Процесс требует активной работы с персоналом. Важно заранее информировать сотрудников, объяснять цели, проводить обучение и учитывать их обратную связь для снижения сопротивления.

• Внедрение изменений связано с финансовыми рисками, такими как превышение бюджета, кассовые разрывы и ухудшение качества продукта. Чтобы снизить риски, необходимо закладывать резервы, проводить сценарное моделирование и оперативно реагировать на отклонения.

Поможем вашей компании внедрить изменения

Финансовый директор спланирует бюджет, проконтролирует расходы на всех этапах, проследит за исполнением бюджета и проанализирует финансовые результаты.

Вот как это делают наши финдиры:

• Трансформация бизнес-моделей: примеры успешных изменений в условиях кризиса

• Стоматология: внедрили учет и добились роста выручки, несмотря на саботаж команды

• Учет материалов: наводим порядок в производственных процессах

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓