Закрывающие документы в управленческом учете

Закрывающие документы важны как в бухгалтерском учете, так и в управленческом. На их основании компании подтверждают факт совершения сделки, а значит, признают выручку и расходы. В статье рассказываем, зачем еще нужны закрывающие документы и как правильно их оформить. 

Содержание

Зачем нужны закрывающие документы

Перечень и формы закрывающих документов

Как запросить закрывающие документы у контрагента

Как составить и выставить закрывающий документ

Сроки предоставления и возврата закрывающих документов

Закрывающие документы: частые вопросы собственников

Закрывающие документы: в двух словах

Поможем наладить управленческий учет в компании

Зачем нужны закрывающие документы

Закрывающие документы — это документы, которые подтверждают, что сделка совершена, а стороны выполнили условия договора. Закрывающие документы бывают двух видов:

• Исходящие. Компания оказывает услуги и выставляет закрывающие документы своим заказчикам. Этим компания подтверждает, что выполнила заказ, работу, продала товар или что-то еще. Заказчик эти документы подписывает и возвращает обратно компании.

• Входящие. Компания заказала услуги у другой фирмы. По факту выполнения заказа фирма готовит закрывающие документы и передает их нашей компании на подпись.

В обоих случаях закрывающие документы подтверждают, что работа выполнена полностью, качественно и в срок. 

Кроме того, закрывающие документы нужны компаниям, чтобы подтвердить факт признания выручки. Допустим, строительная компания «Клен» получила заказ на возведение бани, выполнила работу за неделю и выставила клиенту счет и акт. Как только клиент подписал эти документы,  строительная компания признает эту сумму своей выручкой. 

Обычно в закрывающих документах указывается не одна сумма, а детализация по товарам или услугам. Это важно, так как другая сторона имеет право проверить, всё ли соответствует договору. Например, предприниматель закупил разные фрукты, среди которых яблоки по 50 ₽ за кг. В закрывающих документах указано, что яблоки стоят 60 ₽. Соответственно, он документы не подписывает, а начинает разбираться. Ему отвечают: «Да, мы ошиблись, вот новые закрывающие документы». 

Итак, закрывающие документы нужны, чтобы:

• убедиться, что товар отгружен или работа выполнена полностью, в срок и надлежащего качества;

• перепроверить, что сделка соответствует условиям договора;

• подтвердить факт признания выручки. 

Закрывающие документы помогают избежать возможных споров и претензий. Если сторона подписала документы, значит, она приняла работу и всем довольна. Кроме того, закрывающие документы нужны для налогового учета: чтобы подтвердить затраты и вычеты по налогам на добавленную стоимость, прибыль, имущество. 

Перечень и формы закрывающих документов 

Закрывающие документы нужны как в бухгалтерском учете, так и в управленческом. Они помогают вести учет и анализ финансовых и хозяйственных операций: контролировать сделки, планировать бюджет, оценивать эффективность работы, принимать управленческие решения. 

В управленческом учете закрывающими считаются любые документы, которые подтверждают факт сделки:

• платежные документы — выписки со счета, кассовые чеки, квитанции об оплате, билеты на проезд;

• акт выполненных работ или оказанных услуг;

• акт приема-передачи, который свидетельствует о передаче прав на имущество;

• товарная или транспортная накладная, которые подтверждают факт передачи товаров или материалов от продавца к покупателю;

• счет-фактура, которая подтверждает стоимость товаров или услуг, а также сумму НДС;

• универсальный передаточный документ, который объединяет в себе товарную накладную, акт выполненных работ и счет-фактуру;

• выставленные квитанции, например, по коммунальным услугам.

К закрывающим документам относится даже чек самозанятого, потому что в нем указано всё, что нужно, чтобы подтвердить сделку: вид работ, стоимость, реквизиты, дата. 

У каждого закрывающего документа есть своя форма, установленная Минфином, Росстатом, Банком России и другими органами. Так, например, выглядит акт сдачи–приемки работ:

→ Формы закрывающих документов можно скачать на Консультанте. 

Как запросить закрывающие документы у контрагента

Работать с закрывающими документами несложно: они нужны в любой компании, поэтому обычно контрагенты без проблем присылают и подписывают акты. Но этот процесс нужно наладить, и здесь поможет вот что. 

1. Обозначить в договоре отдельным пунктом условия по закрывающим документам: например, что стороны обязаны предоставлять их в такие-то сроки. Также можно прописать ответственность, если контрагент не вернул документы в установленные сроки.

2. Внутри компании утвердить график выставления закрывающих документов, а также ответственных за это. Другими словами, должен быть человек, который будет заниматься этими документами, следить за сроками и возвратом. 

3. После отгрузки товаров или выполнения услуг обратиться к контрагенту с официальным письмом, в котором запросить закрывающие документы. Но, по опыту, обычно компании договариваются в обычной переписке или по звонку. Официальные переписки нужны, если возникли сложности с принятием товаров или услуг.

Как составить и выставить закрывающий документ

Большинство компаний пользуются электронным документооборотом: сервисами 1С, «Мой склад», «Мой налог». Составить закрывающий документ и отправить его на подпись можно прямо в программе. Контрагент получит документ практически моментально, проверит его и так же быстро подпишет электронной квалифицированной подписью.

Закрывающие документы могут быть и на бумажном носителе. Для оформления можно воспользоваться шаблонами или составить закрывающий документ, например, акт, самим. Здесь важно указать:

• наименование документа и дату составления;

• наименование компании или ИП, кто составил документ;

• вид хозяйственной операции;

• количество и стоимость товара, услуги, работ;

• Ф. И. О., должности и подписи ответственных людей.

Для составления закрывающего документа необязательно пользоваться канцелярским языком. Тот же акт можно составить в простой и понятной форме, главное — указать реквизиты сторон, дату, стоимость и вид работ. 

Сроки предоставления и возврата закрывающих документов

В случае с закрывающими документами обычно действует правило, которое фиксируют в договоре: если сторона отмалчивается в течение, например, десяти дней, документы считаются подписанными автоматически. 

И наоборот, у другой стороны есть право перепроверить качество товара или услуги и отказаться подписывать закрывающие документы. Например, когда покупатель квартиры отказывается подписывать акт, потому что площадь оказалась меньше, а стены — кривые. 

Всё это прописывают в договоре, как и точные сроки, когда нужно выставить закрывающие документы, а когда — подписать. 

Закрывающие документы: частые вопросы собственников

Эксперт Елена Зеленова

Финдир НФ

Как происходит учет закрывающих документов?

Учет закрывающих документах ведут в сервисах учета или вручную. Для этого ответственные люди заполняют документы по форме, выставляют контрагентам, а затем собирают обратно с подписями. Закрывающие документы обычно хранят не менее 5 лет. Так компании перестраховываются на случай разбирательств с другими компаниями и вопросов от контролирующих органов. 

Какие закрывающие документы могут предоставить самозанятые?

Чек, который формирует самозанятый после получения оплаты, и есть закрывающий документ. Чек формируется в электронном виде, его можно отправить по электронной почте, в мессенджеры или даже распечатать и отправить в конверте. 

Какие закрывающие документы нужны для ОПиУ?

В управленческом учете признать расходы или выручку в ОПиУ можно и без наличия на руках закрывающих документов, при условии, что мы уверены в том, что сделка закрыта. В целом для ОПиУ годятся любые документы, полученные от другой компании для подтверждения расходов и выставленные нашей компанией для подтверждения выручки.

Закрывающие документы: в двух словах

• Закрывающие документы — это документы, которые подтверждают, что сделка совершена, а стороны выполнили условия договора.

• Закрывающие документы нужны компаниям, чтобы подтвердить факт признания выручки. Закрывающие документы также нужны, чтобы убедиться, что товар отгружен или работа выполнена полностью, в срок и надлежащего качества.

• Закрывающие документы помогают избежать возможных споров и претензий. Если сторона подписала документы, значит, она приняла работу и всем довольна. 

• Кроме того, закрывающие документы — для налогового учета: чтобы подтвердить затраты и вычеты по налогам на добавленную стоимость, прибыль, имущество. 

• Закрывающие документы нужны как в бухгалтерском учете, так и в управленческом. Они помогают вести учет и анализ финансовых и хозяйственных операций: контролировать сделки, планировать бюджет, оценивать эффективность работы, принимать управленческие решения. 

Поможем наладить управленческий учет в компании

Финдиры работают с документами не просто так, а чтобы наладить финансовый учет и увидеть, куда утекают деньги компании, как выбраться из кассовых разрывов, как зарабатывать больше и наконец-то получать чистую прибыль. Вот как обычно работают наши финдиры:

• Как мы вывели компанию из дыры в −5,5 млн ₽

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Избавились от кассовых разрывов и накопили 3 млн ₽

• Навели порядок в запасах и подняли прибыль на 145% за год

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓