Как проверить партнера, контрагента, компанию, чтобы не потерять деньги

Классно, если сотрудничество с контрагентом проходит гладко: все работы выполняются качественно и четко в срок, деньги вовремя поступают на расчетный счет, а у налоговой к вам никаких вопросов. Но бывает и наоборот: подрядчик подводит, а это влечет за собой целую цепочку проблем. 

В статье расскажем, как проверить надежность контрагента, какие сервисы для этого использовать, на что обращать особое внимание. Плюс внутри пошаговая инструкция для проверки компании. 

Содержание

Зачем проверять контрагентов

Какие сведения о контрагенте проверять

Как проверить контрагента самостоятельно

Как проверить контрагента с помощью сервисов

Какие признаки выдают «технического» контрагента

Как проверить контрагента: частые вопросы собственников

Проверка на надежность: в двух словах

Поможем настроить работу с контрагентами

Зачем проверять контрагентов

Проверять контрагентов надо в первую очередь для того, чтобы снизить риски — финансовые и репутационные. Если организация не выполнит обязательства, например не отгрузит предоплаченный товар, вы можете потерять деньги. Или, если подведет субподрядчик, отвечать перед клиентом придется вам, а не ему. При этом недобросовестные компании умело прячутся за рекламой и хорошо изображают надежность. Поэтому важно уметь получить полную информацию о контрагенте и правильно ее проанализировать.  

Проверка контрагента поможет: 

• Определить, надежная перед вами фирма или компания-однодневка. Может оказаться, что потенциальный контрагент зарегистрировал юрлицо месяц назад или вообще существует только на бумаге.

• Избежать сотрудничества с банкротом или с фирмой, которая не выполняет обязательства. Если вы окажете услуги или предоставите товары компании, которая находится в стадии банкротства, про свой гонорар можно или совсем забыть или получить его весьма нескоро.

• Не связаться с мошенниками. Потеря денег — обидная, но не самая большая проблема. Хуже, если вами  заинтересуются правоохранительные органы, как контрагентом нечестной компании.

• Обойтись без вопросов со стороны налоговой. Речь идет о должной осмотрительности: если ФНС решит, что вы недостаточно качественно проверили своего контрагента, есть риск остаться без налоговой выгоды.  Вы не сможете заплатить налоги по пониженной ставке или получить налоговый вычет. Больше информации о необоснованной выгоде есть в пункте 10 Постановления Пленума ВАС №53.

Проверять нужно всех без исключения. Даже если контрагента вам порекомендовали знакомые и сослались на успешный опыт сотрудничества. Собственная проверка поможет убедиться, что партнер подходит именно вам и ему можно доверять. Выбор контрагента — только ваша ответственность. 

Какие сведения о контрагенте проверять

Минимальный список сведений, которые рекомендуется проверить: 

• Сведения о регистрации — ИНН, ОГРН, ОГРНИП.

• Статус компании на сайте налоговой — действующая она или нет.

• Адрес компании.

• Сведения о директоре.

• Платежеспособность контрагента.

Уже по этим сведениям можно получить общее представление о надежности компании и о перспективах сотрудничества с ней. Некоторые расширяют список и, к примеру, проверяют состояние производства или требуют справку из налоговой об отсутствии задолженностей. 

Список документов, копии которых можно запросить для проверки надежности контрагента: 

• ОГРНИП или ОГРН;

• устав организации;

• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

• протокол о назначении генерального директора;

• паспорт руководителя;

• доверенность на подписанта со стороны контрагента;

• бухгалтерская отчетность за предыдущий период с отметкой налоговой;

• лицензия, если у компании лицензионные виды деятельности;

• подтверждение членства в СРО — для строительных, инжиниринговых, проектных фирм.

Некоторые компании хотят, чтобы на копиях всех документов были дата, подпись руководителя и печать. Это дополнительное подтверждение того, что на момент проверки все документы контрагента были в порядке, а вы проявили должную осмотрительность. 

Для первичной проверки перечисленные выше документы необязательны: сведения есть в открытом доступе и получить их самостоятельно несложно. Документы пригодятся позже, когда вы примете решение о сотрудничестве и приступите к подписанию договора. 

Как проверить контрагента самостоятельно: инструкция

Чем крупнее сделка, тем детальнее нужно проверять всех ее участников. Базовая инструкция по проверке состоит из пяти шагов. Она раскрывает потенциального партнера с разных сторон и дает представление, где нужно копнуть глубже в случае сомнений. 

ШАГ 1. Изучить отзывы

Достаточно открыть любой поисковый ресурс и вбить название компании и Ф. И. О. руководителя. Если компания ведет деятельность, а руководитель реально занимается бизнесом, информация об этом обязательно окажется в поисковой выдаче. 

Полезными станут любые отзывы: от клиентов — об услугах и сервисе, от сотрудников — о работодателе, от партнеров — о сотрудничестве. Хорошо, если в сети попадутся выступления руководителя на профильных конференциях, статьи в тематических журналах или блог в соцсетях. 

Отзывы — это необъективная информация. Но она дает представление о компании, о ее взаимодействиях с клиентами, поставщиками и сотрудниками. Первый шаг нужен, чтобы в голове и на бумаге начал собираться образ контрагента. 

ШАГ 2. Проверить контрагента через сайт ФНС

Проще всего воспользоваться специальным сервисом прямо на сайте налоговой — «Прозрачный бизнес». Количество получаемой информации будет зависеть от статуса проверяемого: физическое лицо, ИП, юрлицо. Что можно и нужно проверить: 

Физлицо

Если речь о физических лицах, сайт ФНС нам почти не поможет. Но мы можем проверить статус самозанятого — действующий он или нет. 

Индивидуальный предприниматель

Проверяем статус ИП. Убеждаемся, что ИП нет в реестре дисквалифицированных лиц. Смотрим, что не поданы документы по прекращению деятельности.  Потому что иногда нужно время для остановки деятельности ИП — на момент проверки он действующий, а на самом деле заявление на прекращение уже в налоговой. С таким связываться не надо. 

Обязательно скачиваем выписку из ЕГРИП и смотрим ОКВЭД — подходит ли для наших сделок с этим ИП его основная деятельность.  Выписку лучше сохранить и прикрепить потом к договору. 

Юридическое лицо

По юрлицам на сайте налоговой можно получить самую подробную информацию. Вот что нам нужно: 

- Посмотреть на дату выдачи ОГРН — как давно существует компания, не однодневка ли это. 

- Обратить внимание на ОКВЭД — если договор на определенный вид деятельности, он должен быть внесен в ОКВЭД. 

- Проверить юридический адрес компании — не массовый ли он. Если по указанному адресу зарегистрированы десятки, а то и сотни компаний, скорее всего, контрагента вы там не найдете и связаться с ним в случае проблем не сможете. Адрес регистрации должен обязательно совпадать с адресом в договоре — налоговые инспекции могут заблокировать счет компании из-за того, что они не находятся по одному адресу.

- Посмотреть сведения об учредителях. Проверить их в реестре дисквалифицированных лиц. Посмотреть, в каких еще компаниях эти учредители являются руководителями или учредителями и проверить всю цепочку. Если таких компаний много — это признак массового или номинального директора. И тревожный сигнал для вас. 

- Проверить среднесписочную численность сотрудников. Если их подозрительно мало, это может быть признаком фирмы-однодневки

- Изучить финансовые показатели на странице Государственного информационного ресурса бухгалтерской (финансовой) отчетности: нет ли задолженностей и штрафов, не слишком ли маленькая налоговая нагрузка, какая сумма доходов и расходов, есть ли кредиты.  

- Проверить сведения о прекращении деятельности или о банкротстве в Вестнике государственной регистрации.

В таблице — данные, которые проверяют через сайт ФНС: 

ИП	ООО
ОГРНИП ОКВЭД Сведения о дисквалификации Бухгалтерская отчетность Данные по среднесписочной численности, если у ИП есть сотрудники	ОГРН ОКВЭД Юридический адрес Данные об учредителях Данные о среднесписочной численности сотрудников Бухгалтерская отчетность и финансовые показатели Сведения о дисквалификации Сведения о банкротстве

ШАГ 3. Убедиться в юридической чистоте контрагента 

Заглядываем в Картотеку арбитражных дел. Здесь можно посмотреть судебную информацию по самозанятым, ИП и юридическим лицам.

В картотеке хранится информация, сколько судебных разбирательств  у контрагента за всю историю, за последний год. Сами по себе судебные дела — это нормально. Но если их очень много, повод углубиться в суть, посмотреть причину конфликта и кем чаще всего выступает компания, истцом или ответчиком. 

Например, вы планируете выполнить крупный заказ на строительно-монтажные работы. И при проверке клиента видите, что за последний год у него больше сотни судебных дел. Везде клиент выступает истцом — взыскивает штрафы за невыполнение работ, за сроки, за любые нарушения договора. Это повод задуматься, нужно ли работать с таким заказчиком.

Или из судебного акта видно, что полиция оштрафовала сотрудников компании за то, что они не зарегистрированы и нет патента на трудовую деятельность. То есть компания нанимает мигрантов без необходимого оформления. Привлекать такую фирму подрядчиком, значить подписываться на риски срыва работ из-за проблем с миграционной службой: работники контрагента в один день могут просто не выйти на смену. Для вас это финансовые и репутационные потери из-за сорванных сроков. 

ШАГ 4. Пообщаться лично с руководителем компании-контрагента

Важно понять, с каким человеком вам придется иметь дело. Насколько он адекватен. Комфортно ли вам общаться. Готов ли он открыто и честно отвечать на неудобные вопросы. 

Лучше всего поехать в офис компании лично и посмотреть, насколько там активная жизнь, сколько сотрудников на рабочих местах. Разговор с потенциальным партнером должен быть максимально честным. Вам нужно понять, разбирается ли человек в бизнесе или он номинально числится руководителем. Как он отзывается о других своих контрагентах, как строит взаимодействие с вами. Пойдет ли он на переговоры и компромиссы, если в ходе сделки возникнут проблемы. 

ШАГ 5. Проверить договор

Анализ договора с контрагентом может провести как юрист компании, так и внешняя юридическая служба. Юристы проанализируют каждый пункт, пропишут риски по этому договору, дадут свои комментарии и рекомендации. 

Бывает, что компании просто скачивают шаблон договора из интернета. А потом оказывается, что там есть пункты и условия, которые противоречат закону. Или одна из сторон предлагает «однобокий» договор, выгодный только ей.  Грамотный юрист проследит, чтобы были учтены все ваши интересы, а договор имел юридическую силу в суде.

Инструкция по проверке контрагента Что проверяем Что поможет в проверке Шаг 1   Репутацию контрагента Отзывы в интернете Шаг 2 Сведения о компании  Сайт ФНС Шаг 3 Юридическую чистоту Картотека арбитражных дел Шаг 4  Личные качества руководителя Личная встреча Шаг 5    Договор Консультация юриста

Какие сервисы помогут проверить контрагента

Кроме сайта ФНС, который мы рассмотрели выше, в проверке могут пригодиться следующие сервисы и интернет-ресурсы: 

Единая информационная система по госзакупкам. Хорошо, если ваш контрагент включен в реестр квалифицированных подрядных организаций. И, наоборот, не входит в число недобросовестных поставщиков и подрядчиков.

Федеральная служба судебных приставов. Здесь можно посмотреть, не является ли злостным должником ИП, компания или ее руководитель. 

Федеральная нотариальная палата. Позволяет проверить легитимность доверенности, по которой с вами заключает договор представитель компании.

Федресурс. На сайте можно найти данные о банкротстве компании.

Управление по вопросам миграции. Если сотрудники вашего подрядчика — иностранцы, здесь можно проверить наличие у них разрешений и патентов на работу. 

Торгово-промышленная палата. Членство в ней косвенно доказывает, что компания реально существует и у нее серьезные планы на развитие.

Проверить различные патенты, лицензии и разрешения на определенные виды деятельности можно на сайтах:
- Роспатента, 

- Роскомнадзора, 

- Роспотребнадзора, 

- Росалкогольрегулирования, 

- Росздравнадзора.

Кроме бесплатных общедоступных ресурсов, есть также платные сервисы проверки контрагентов, например «Спарк» и «Контур.Фокус». 

Какие признаки выдают «технического» контрагента

ФНС применяет термин «технические компании» для организаций, которые не ведут реальной экономической деятельности и не исполняют свои налоговые обязательства (см. письмо ФНС России от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@, пункт 4). Технические компании используют в нелегальных схемах, например для уменьшения налогов. Или включают в цепочку поставщиков для получения налоговой выгоды. Техническими могут быть как фирмы-однодневки, так и компании, которые продолжительное время существуют на рынке. 

Распознать технические фирмы можно по следующим признакам:

• Есть отметка в ЕГРЮЛ о недостоверности адреса юрлица.

• Адрес, по которому зарегистрировано множество лиц.

• «Массовый»  учредитель или руководитель: имеет десятки бизнесов, часто в одной нише и в одном регионе.

• Руководитель или  учредитель попали в реестр дисквалифицированных лиц.

• Нет следов жизни в интернете: сайта, отзывов клиентов, соцсетей, сведений об участии в торгах.

• Подозрительно низкие суммы в налоговых декларациях на фоне средних по отрасли.

• Среднесписочная численность равна нулю или в штате один человек, как правило, директор.

•  Нет производственных ресурсов для ведения хозяйственной деятельности: транспорта, оборудования, офисных и складских помещений.

Некоторые из признаков могут встречаться у добросовестных, но финансово нестабильных или молодых бизнесов: например, низкая налоговая нагрузка или минимальное количество сотрудников. Но даже один показатель из списка выше — это повод присмотреться к потенциальному контрагенту и проверить его самым тщательным образом. 

Как проверить контрагента: частые вопросы собственников

Какие документы нужно разработать для должной осмотрительности?

У вас в компании должен быть регламент по выбору контрагентов — внутренний документ, в котором закреплена процедура проверки. Это необязательный документ, но он очень облегчит вам работу с партнерами и поставщиками. А главное, поможет решить вопросы с налоговой в случае проверки. 

Что можно прописать в регламенте: 

• Какие документы нужно обязательно запрашивать у контрагента.

• Какие этапы проверки проходит контрагент.

• Кто отвечает за каждый этап, кому и в каком формате передает результат проверки на данном этапе.

• Кто составляет итоговое досье на контрагента, в каком формате, в какие сроки.

• Кто принимает решение о сотрудничестве на основании досье.

• Где хранятся все документы по проверке, какие требования к этим документам.

• Как часто обновляется досье на контрагента.

Если к вам придет налоговая с подозрением, что вы плохо проверили вашего поставщика или клиента, вы покажете досье на контрагента и ваш регламент — как доказательство, что вы ответственно подходите к процедуре проверки. 

Кому в моей в компании поручить проверку контрагента ? 

Поручите проверку тому, кому доверяете, кто ответственно относится к своему делу и вас не подводит. Чаще всего эту обязанность возлагают на финансового директора, ведь именно финдиры обычно согласовывают договоры и берут на себя финансовые риски. Или это может быть юрист компании. Сам собственник вполне может осуществить проверку контрагента, особенно если речь о крупной сделке. Проверка не займет много времени, зато не нужно будет переживать, что кто-то что-то упустил из виду. 

Бывает, что регламент проверки предполагает участие нескольких отделов: службы безопасности, бухгалтерии, юристов. Когда каждый специалист проверяет только свой сегмент, он скорее заметит что-то неладное. Но в этом случае обязательно нужен кто-то, кто сведет все данные в общую картину и соберет весь пазл. 

Например, вам попался плохой отзыв на сайте с вакансиями: работодатель задерживает оплату. Сам по себе отзыв может затеряться среди других. Но если копнуть в этом направлении, то может всплыть, что у компании есть судебное дело — подрядчик подал в суд за то, что ему не оплатили работу. Или есть какая-то налоговая задолженность, пусть даже незначительная. Можно сделать вывод, что компания небрежно относится к платежам или у нее бывают проблемы с деньгами.  

Отдавать проверку контрагентов на аутсорс я бы вообще не рекомендовала. Если проверяющий ошибется или небрежно выполнит работу, он потеряет вас как клиента. А вы можете потерять гораздо больше. 

Какие документы нельзя предоставлять контрагенту?

Нельзя передавать контрагенту ничего, что раскрывает персональные данные сотрудников:  например, Ф. И. О. и контакты, штатное расписание с зарплатами, выписки из отчетов по страховым и пенсионным взносам, НДФЛ. Такие данные предоставляются только с письменного разрешения самих сотрудников. 

Что делать, если контрагент оказался недобросовестным?

Если вы сами заметили, что контрагент не выполняет свои обязательства, расторгайте договор и ищите другого партнера. Скорее всего, вы потеряете деньги, но лучше сделать это как можно быстрее, чем ждать крупных проблем. 

Но бывает, что вы всё вроде бы сделали правильно, работы выполнены, но к вам пришла налоговая с проверкой. В этом случае нужно доказать, что вы проверили контрагента и не увидели признаков ненадежной компании. Именно для этого нужно хранить все документы и доказательства сделки. Это могут быть записи телефонных звонков или видеовстреч, протоколы совещаний, переписка сотрудников. Всё это подтвердит, что сделка была реальной. Даже если каких-то документов не хватает, всё равно есть шанс убедить налоговую, что вы проверяли компанию перед началом сотрудничества. Конечно, с регламентом проверки и карточкой-досье на контрагента общаться с налоговой будет проще. 

Как автоматизировать процесс проверки контрагентов в крупных компаниях?

Чтобы автоматизировать и ускорить проверку контрагентов, нужно пользоваться сервисами, о которых мы говорили выше. А еще функция проверки контрагента сейчас вшита во многие сервисы ЭДО, у банков тоже бывает такой модуль. 

Когда контрагентов много и проверка поставлена на поток, не обойтись без грамотного регламента проверки или внутренней инструкции. Важно четко сформулировать требования и описать процессы. Так меньше вероятности, что кто-то что-то забудет, пропустит или не сделает вовремя. 

Проверка на надежность: в двух словах

• Проверять нужно каждого своего контрагента, чтобы избежать финансовых и репутационных рисков, а также не иметь проблем с налоговой службой.

• Проверить контрагента можно самостоятельно. Для этого нужно пройти пять шагов: 

1. Изучить отзывы.
2. Проверить информацию на сайте ФНС.
3. Посмотреть наличие судебных дел.
4. Пообщаться с руководителем контрагента.
5. Сделать юридический анализ договора.

• Существует множество источников, где можно взять информацию о потенциальном контрагенте. Прежде всего, это сайты официальных ведомств: ФССП, ФНП, Федресурс, Управление по вопросам миграции, Роспатент и другие.

• К проверке можно привлечь своих сотрудников или отдать проверку на аутсорс. Но окончательное решение лучше принимать собственнику лично — на основании всех полученных сведений.

Поможем настроить работу с контрагентами

Наши финдиры знают, где получить нужные сведения о компании, умеют анализировать бухгалтерскую и налоговую документацию. Им можно поручить проверку контрагентов — они заметят, если с вашим партнером что-то не так и сотрудничество с ним принесет проблемы. А главное, финдиры помогут выстроить процессы и наладить работу с поставщиками, подрядчиками и клиентами. Вот несколько примеров: 

Нашли 11 способов рассчитаться с контрагентом, если денег нет

Объяснили, что делать, если клиент задерживает оплату

Нашли 38 млн рублей скрытой дебиторки

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей, тип бизнеса, город и даже страна — не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир «Нескучных финансов» решает задачи компаний, — это онлайн-экскурсия ↓