Деловая коммуникация: секреты эффективного общения в бизнесе

Дизайнер Толик ноет в общем чате, что бестолковая маркетолог Лидочка косо поставила задачу. Федя из отдела продаж пишет гневное сообщение, что «бездарные рекламщики подсунули ему не тех лидов». Админ Жорик вообще не вникает, что тут происходит, он просто отправляет мемчики по 15 штук за час, несмотря на то, что уже никому не смешно. 

Сотрудники не могут договориться между собой, а только жалуются на непродуктивность коллег. Знакомая ситуация? У команды нет результатов, когда не налажена деловая коммуникация!

Деловая коммуникация — это общение по рабочим вопросам. Главное отличие — наличие цели и регламента. В статье рассказываем, как выстроить коммуникацию в компании, чтобы она способствовала развитию бизнеса и достижению целей.

Спикер статьи Лариса Баневич, руководитель юнита и наставник для более чем 200 финдиров в Нескучных финансах, на личном опыте знает, как наладить позитивный диалог с командой и партнерами по бизнесу.

Содержание

Деловая коммуникация: особенности и функции

Виды делового общения

Формы деловой коммуникации

Каналы деловой коммуникации: правила общения в мессенджерах и по телефону

Этика и нормы делового общения

Как выстроить эффективную деловую коммуникацию

Деловая коммуникация: частые вопросы собственников

Деловая коммуникация: в двух словах

Поможем навести порядок в финансах бизнеса и выстроить успешный диалог с партнерами

Деловая коммуникация: особенности и функции 

Деловая коммуникация — процесс обмена информацией, который направлен на достижение конкретных целей. К ней относятся: деловые переговоры, совещания, переписка в мессенджерах, презентации и телефонные разговоры.

Цель коммуникации в бизнесе — не только передача данных, но и формирование эффективных рабочих отношений. Основные вопросы, которые решает деловая коммуникация: координация действий, принятие решений и мотивация участников.

Процесс обмена информацией в деловой среде имеет свои особенности и отличается четкой структурой и целенаправленностью. Стиль общения должен соответствовать формальному характеру взаимодействий, при этом оставаться гибким и адаптивным к различным ситуациям.

Три ключевые функции деловой коммуникации:

1. Информировать

Когда Константин ворвался после совещания в рабочий чат с новостью, что выходных не будет, Лидочка скинула обновленные ТЗ на рекламные макеты, а Толик попросил подробные инструкции.

2. Убеждать

Когда Лидочка придумала очередную гениальную идею продвижения бизнеса, и теперь нужно презентовать её коллегам, аргументировать, отработать возражения и мотивировать команду на воплощение.

3. Выстраивать отношения

Когда команда не очень прониклась бизнес-идеей, и каждый думает о личных проблемах, Константину придется придумать, как сформировать доверие, укрепить командный дух и наладить взаимоотношения.

Типичные ситуации деловой коммуникации

В работе с клиентами	Внутри команды	С партнерами
Проведение презентаций продукта Ведение переговоров о сотрудничестве Разрешение конфликтных ситуаций Сбор обратной связи	Постановка задач на планёрках Обсуждение проектов Проведение ревью Координация работы отделов	Заключение договоров Согласование условий сотрудничества Проведение совместных мероприятий Решение спорных вопросов

Когда коммуникация эффективна

1. Еженедельное совещание команды проходит наиболее продуктивно, если есть четкая повестка дня, распределено время на каждый вопрос, все решения фиксируются, назначены ответственные за процесс.

2. Переговоры с клиентом проходят эффективно, когда менеджер подготовился к встрече, проявляет активное слушание, аргументирует выгоды, а в конце подводит итоги.

3. В деловой переписке важны: структурированность текста, корректность формулировок, своевременность ответов, вежливость в общении.

Успешная деловая коммуникация требует постоянного развития навыков и внимания к деталям. Качество взаимодействия коллег и партнеров напрямую влияет на результаты в бизнесе.

Виды делового общения

Внутри организации деловое общение реализуется на разных уровнях, может быть формальным и неформальным. В коммуникации может взаимодействовать разное количество участников. Публичное выступление руководителя на совещании перед командой — это тоже вид делового общения. Подробнее то, на какие виды делится деловая коммуникация, показано на графике ниже:

Вертикальные коммуникации — это когда руководитель Константин дает инструкции Лидочке и Толику и выслушивает их обратную связь.

Горизонтальные коммуникации — это когда Лидочка и Толик передают новости другим отделам, делятся опытом и помогают команде скоординировать действия.

Важно помнить, что огромную роль играет неформальное общение внутри организации. Этот вид коммуникации способствует укреплению командного духа, обмену опытом, развитию корпоративной культуры.

Формы деловой коммуникации

Деловая коммуникация включает несколько ключевых форм, каждая из которых имеет свои особенности и правила.

Рекомендуем почитать еще одну статью:

Как вести бизнес с партнером: 10 советов Сергея Краснова

Устное общение в деловой среде

Для развития и совместного творчества команды очень важен такой элемент деловой коммуникации, как малый разговор.

Малый разговор, или small talk, — особый вид неформального общения, который играет важную роль в деловой среде. Это непринужденная беседа на темы, не связанные напрямую с рабочими вопросами. Малый разговор помогает создать комфортную атмосферу, установить личный контакт или наладить раппорт, то есть состояние резонанса, когда участники оказываются «на одной волне».

Основные функции малого разговора:

1.Заполняет паузы во время ожидания встречи, в перерывах на совещаниях, в пути.

2. Помогает выразить внимание и проявить интерес к собеседнику, продемонстрировать уважение и создать позитивную атмосферу.

3. Помогает установить связи, найти общие интересы, сформировать доверительное отношение, создать базу для будущего сотрудничества.

Техники эффективного small talk:

1. Обращайтесь к экспертности собеседника.

— Константин, ты же наш главный бухгалтер! Говорят, ты можешь найти ошибку в налоговой декларации с закрытыми глазами.

— Да ладно, преувеличивают!

— А правда, как ты так быстро со всем справляешься?

— Да просто люблю цифры, как другие любят сериалы смотреть!

2. Используйте актуальные темы.

— Слышал, в нашем районе наконец-то открыли тот модный кофейный бар?

— О да, я уже был там! Знаешь, их бариста делает такие красивые узоры на латте, что можно забыть про завтрак!

— Надо будет заглянуть, а то жена вчера кофеварку сломала.

3. Поддерживайте позитивный настрой.

— Какой сегодня чудесный день, правда? Весна!

—О да, особенно после того как принтер наконец-то перестал выплевывать бумагу!

—Кстати, ты видел новую девушку из отдела кадров? Такая позитивная!

—Да, она как солнышко в пасмурный день!

Каналы деловой коммуникации: правила общения в мессенджерах и по телефону

Общение в компании происходит по нескольким основным каналам коммуникации: через мессенджеры, по  электронной почте, по телефону.

В деловой коммуникации есть универсальные правила переписки и звонков. Но лучше, если компания разработает и закрепит собственный свод правил общения с коллегами и клиентами в соответствии со своими ценностями.

Как общаться в мессенджерах

Структура сообщений

1. Одно сообщение = одна мысль. Не нужно писать отдельным сообщением «привет» и ждать, когда ответят. Также не стоит дробить мысль на несколько коротких сообщений.

2. Заботьтесь о коллегах. Не пишите текст сплошным полотном, разбейте на абзацы для удобства восприятия.

3. Подписывайте ссылки и вложения.

Пример из инструкции Нескучных «Как мы общаемся».

Подробнее о том, как писать грамотные и понятные тексты, можно прочитать в книге Пиши, сокращай 2025: Как создавать сильный текст — Максим Ильяхов | Литрес

Временные рамки

1. Пишите сообщения только в рабочее время.

2. Если вам пришла какая-то внезапная гениальная идея по спасению мира, а на дворе ночь, — используйте отложенную отправку.

3. Договоритесь заранее о времени важных обсуждений.

Этикет общения в мессенджере

1. Всегда будьте вежливы, даже если коллега вам не нравится.

2. Старайтесь писать без ошибок.

3. Не злоупотребляйте эмодзи.

4. Не используйте Caps Lock — большие буквы воспринимаются как крик.

5. Используйте теггинг в групповых чатах, чтобы нужный коллега смог оперативно отреагировать на сообщение. Отвечайте адресно.

6. Важно! Рекомендация для руководителей: хвалить сотрудника можно публично, но выражать критику только в личном сообщении.

  

И еще один пример из инструкции Нескучных «Как мы общаемся».

Как общаться по телефону

1. Обязательно готовьтесь к звонку — предварительно составьте план разговора, пропишите цели коммуникации и проверьте техническую готовность устройств.

2. Соблюдайте правила этикета — звоните клиенту или партнеру только в рабочее время, если не оговорены другие варианты, уточняйте, удобно ли говорить, благодарите за уделенное время вместо извинений за беспокойство (извинения не вызывают эмоций и не выглядят искренними в отличие от благодарности).

3. Выстраивайте структуру эффективного общения: вступление до 60 секунд, четкая структура, уточняющие вопросы, чтобы убедиться, что собеседник понимает, о чем речь. Разговор должен быть завершен корректно.

Как общаться по электронной почте

Одно из главных правил успешной деловой переписки по e-mail — это четкая и понятная тема письма, которая отражает суть вопроса.

Тема: Обсуждение проекта Х

Добрый день, Иван! Предлагаю обсудить детали в 15:00 Мск.

С уважением, Мария

Важно, чтобы у электронного письма была четкая понятная структура, в которой нет ничего лишнего. Обязательно нужно грамотно оформить подпись, указав имя, должность, название компании, адрес, телефон и рабочие часы.

Этика и нормы делового общения

Профессиональная этика — не просто набор правил, а своего рода социальный клей, который держит отношения в определенных рамках. Когда возникают конфликты (а они неизбежно возникают), именно этические нормы помогают найти выход из ситуации без потерь.

Комплименты

Правильно сделанный комплимент может расположить к себе собеседника и создать благоприятную атмосферу для переговоров. Но тут важно не переборщить — комплимент «У вас такой красивый офис, наверное, дела идут отлично!» может прозвучать наигранно. 

Лучше отметить конкретные достижения или профессиональные качества: «Впечатлен твоей способностью находить нестандартные решения в сложных ситуациях».

Деловой спор 

Деловой спор — не драка на коммунальной кухне, а возможность посмотреть на проблему с разных сторон. Когда вы не согласны с позицией партнера, вместо фразы: «Ты совершенно не прав, Толик!» лучше сказать: «Давай рассмотрим ситуацию с другой стороны». Это не только сохранит атмосферу взаимоуважения, но и поможет найти более эффективное решение.

Временные рамки

В деловом общении важно помнить о времени. Опоздание на встречу — не просто неуважение к чужому времени, а сигнал о безответственности. Пунктуальность — своего рода комплимент собеседнику, показывающий, что его время ценят.

Личные местоимения

Обращение на «ты» может быть уместным только в том случае, если обе стороны предварительно об этом договорились. Даже если партнер сам перешел на «ты» , лучше уточнить: «Будет ли удобно, если мы будем на “ты”?»

Внешний вид

Внешний вид в деловой коммуникации играет роль визитной карточки профессионала — еще до того, как человек произносит первое слово, его облик уже формирует у собеседника представление о статусе, уровне ответственности и отношении к делу.

Элегантный деловой костюм, опрятная прическа, уместные аксессуары и уверенный взгляд не только создают благоприятное впечатление, но и помогают установить правильный тон общения, располагая собеседников к конструктивному диалогу и долгосрочному сотрудничеству. 

Важно помнить, что дресс-код должен соответствовать корпоративной культуре компании и специфике отрасли.

Еще одна полезная статья:

Оправдывают ли себя финансовые вложения в корпоративную культуру

Как выстроить эффективную деловую коммуникацию

Успешное взаимодействие людей в бизнесе строится на трех китах: ясности, конкретности и взаимном уважении.

Активное слушание

Ключевой элемент эффективной деловой коммуникации — активное слушание, подкрепленное развитым эмоциональным интеллектом. Важно умение не только воспринимать информацию, но и считывать невербальные сигналы, понимать скрытые мотивы собеседника, проявлять эмпатию. 

Активное слушание — не просто молчание и кивки головой, а активный процесс участия в разговоре, где слушающий демонстрирует искренний интерес к собеседнику и его проблемам.

Культурный аспект

Культурный интеллект играет особую роль в международном бизнесе, где необходимо учитывать различия в коммуникативных стилях и бизнес-этикете. Нужно не только владеть приемами эффективной коммуникации, но и уметь адаптировать их под конкретную культурную среду, не нарушая при этом профессиональных границ.

Грамотный диалог

Особую ценность приобретает умение грамотно выстраивать диалог, используя технику резюмирования и уточняющих вопросов. Это помогает избежать недопонимания и убедиться, что все участники коммуникации находятся на одной волне. Важно не просто констатировать факты, а создавать пространство для конструктивного диалога и совместного поиска решений.

Гибкость

Эффективная деловая коммуникация — не набор застывших правил, а живой процесс, требующий постоянного развития и адаптации. Успешный коммуникатор должен быть гибким, готовым к изменениям и способным находить новые решения в нестандартных ситуациях, при этом сохраняя профессиональный подход и уважение к собеседнику.

Самоанализ 

Развитие навыков деловой коммуникации — непрерывный процесс, требующий постоянной практики, самоанализа и обучения новым техникам.

Ясность

Эффективная коммуникация невозможна без взаимопонимания. Взаимопонимание невозможно без ясности и конкретности. Не бойтесь сказать напрямую о том, чего ждете от коммуникации. Не вуалируйте свои замыслы, пытаясь хитрыми обходными путями добиться от человека какого-то действия. 

Фокус на ожиданиях собеседника 

Общение — двусторонний процесс. Если человек фокусируется только на том, что важно в коммуникации для него, и игнорирует ожидания собеседника, достичь эффективности будет очень сложно.

Открытость

Лучше всегда стараться понять позицию собеседника, особенно если она не совпадает с вашей. Не блокируйте свой ум, отстраняясь от информации, которая идет вразрез с тем, как вы привыкли думать.

Говорите лишь о том, в чем разбираетесь

Если коллега старается поразить людей разговорами на темы, в которых не разбирается, — это путь к провалу. Каким бы красноречивым он не был — мало кто обращает внимание на форму, сосредотачиваясь на содержании. Лучше наблюдать и слушать, чем «лить воду» в надежде завязать нужный контакт или добиться от собеседника каких-то действий.

Меняйтесь

В общении с людьми нет универсальных правил, однажды выучив которые, человек на всю жизнь становится великим переговорщиком. Каждый индивид уникален, и то, что «работает» в случае с одним, не обязательно пригодится с другим. Поэтому будьте готовы к тому, что всё может пойти не так. Заготовки на основе книг и статей (вроде этой) являются хорошим подспорьем, но реальный опыт приобретается на полях сражений — в ежедневном общении.

Читайте еще парочку Нескучных статей по теме:

Стратегии деловых переговоров: 9 подходов, о которых нужно знать

Как подготовиться к деловым переговорам и провести их

Деловая коммуникация: частые вопросы собственников

Чем деловая коммуникация отличается от профессиональной?

Профессиональная коммуникация — это обмен информацией в среде экспертов какой-либо профессии. В таком общении уместны, например, термины, понятные только в этом кругу. Деловое общение более универсально — это коммуникация внутри коллектива компании, с коллегами, партнерами, клиентами.

Какие особенности у деловой коммуникации на переговорах?

Первое и самое важное правило — признание правомерности позиции собеседника. Каждый участник переговоров приходит с четкими целями и мотивами, которые имеют полное право на существование. Оптимальная стратегия — выявить общие точки соприкосновения, которые станут фундаментом для конструктивного диалога.

Адекватная самооценка — еще один ключевой элемент успешных переговоров. Излишняя самоуверенность может создать барьеры в коммуникации, тогда как разумная оценка своих возможностей помогает выстраивать реалистичные ожидания.

Гибкость мышления — качество, которое может превратить сложные переговоры в продуктивный диалог. Не стоит воспринимать каждую свою идею как единственно верную. Экспериментируйте с предложениями, не бойтесь выдвигать на первый взгляд нестандартные или даже абсурдные варианты — иногда именно они приводят к прорывным решениям.

Профессиональная открытость — важный аспект деловой коммуникации. Не бойтесь задавать уточняющие вопросы, даже если они кажутся простыми и наивными. Лучше прояснить все нюансы на этапе переговоров, чем столкнуться с непониманием после подписания документов.

Какие проблемы и ошибки чаще всего появляются в процессе выстраивания деловых коммуникаций?

Я бы выделила следующие проблемы в деловом общении:

• не определена цель встречи (поговорили о чем-то и разошлись);

• неумение слушать, которое мешает договориться и приводит к конфликтам;

• отсутствие гибкости, когда человек считает, что он всегда прав;

• перебивание собеседника (говорит об отсутствии манер и неуважении к своему собеседнику);

• непонятная речь, когда человек не учитывает уровень и навыки целевой аудитории;

• позиция свысока.

Что такое косвенный подход в деловом общении?

Косвенный подход в деловой коммуникации — это когда сообщение начинается с контекста или справочной информации, прежде чем перейти к сути. Этот подход используют, когда нужно сообщить плохую новость, привести убедительные аргументы или обсудить деликатную тему. Облегчая аудитории доступ к сообщению, косвенный подход помогает выстроить понимание и уменьшает сопротивление. Он учитывает точку зрения аудитории и остается позитивным на протяжении всего разговора.

Деловая коммуникация: в двух словах

Деловая коммуникация — искусство эффективного взаимодействия в бизнесе и профессиональной среде.

• Деловая коммуникация призвана: информировать, убеждать, выстраивать отношения. Она возникает в работе с клиентами, внутри команды, с партнерами.

• Эффективный коммуникатор должен уметь переключаться между формальным и неформальным стилем общения в зависимости от ситуации.

• Успешное взаимодействие строится на принципах взаимного доверия и открытости к диалогу, когда каждая сторона четко понимает ожидания другой и готова к конструктивному поиску решений. Особенно это актуально при работе с партнерами из разных культурных контекстов.

• Эффективная деловая коммуникация — не застывший набор правил, а живой процесс, требующий постоянного развития и адаптации.

Поможем навести порядок в финансах бизнеса и выстроить успешный диалог с партнерами

В Нескучных мы стараемся эффективно выстраивать процесс коммуникации не только внутри команды, но и с нашими партнерами. Финдиры Нескучных не только создадут мощную систему управленческого учета в вашей компании, но и помогут разобраться в тонкостях процесса управления денежными потоками.

Вот что мы уже делали:

• Мечта vs реальность: как финдиректор уберёг спортшколу от больших убытков

• Минус партнёр, минус клиенты: как автосервис пережил кризис и вернулся к прибыли

• Спасти или закрыть: как производственная компания смогла выйти из кризиса

• Онлайн-школа: наладили процессы и вывели собственника из операционки

• Кейс. Кризис: сэкономили 3,6 млн ₽ и избежали убытка | Нескучная газета

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓