В стоматологии «Ромашка» уже три года все прекрасно. Никаких тебе кассовых разрывов, долгов, кредитов. Клиенты есть всегда, прибыль стабильная. Но летом в этой идиллии случился убыток — первый за три года!
Когда убыток случился впервые, это было неприятно, но не страшно. Собственник не придал этому значения и был уверен, что в следующем месяце дела поправятся. Но они не поправились. Мы начали искать причину убытка и нашли там, где совсем не ожидали.
Ситуация: компания оказалась в убытке
«Ромашка» — небольшая стоматология. В ней работает около двадцати человек, а выручка колеблется в районе 4–6 млн рублей в месяц. Планировали выручку так: брали показатели прошлого года и прибавляли к ним 20%. Эти проценты сразу включали в себя инфляцию, небольшой рост компании, непредвиденные обстоятельства вроде повышения аренды и т.д.
Три года планирование работало: точность всегда была около 100%. А тут бах! И план по выручке выполнен только на 89%, точка безубыточности не пройдена, компания в минусе на 100 000 рублей.
«Видимо, у людей просто не болели в августе зубы», — подумали мы и запланировали выручку на сентябрь обычным способом: накинули на выручку прошлого года 20%. И снова бабах! Недобрали выручку и попали в убыток в три раза больше — уже 260 000 рублей.
Мы отошли от шока и полезли разбираться в отчетах. Расходы у нас остались на прежнем уровне, значит, дело было только в выручке. Я решила посмотреть на каждое направление в стоматологии — хирургию, ортопедию и все остальные — чтобы понять, где у нас дыра.
Проверили выручку по направлениям
В стоматологии шесть направлений, и каждое приносит разную выручку. Мы посмотрели на убыточные месяцы — август и сентябрь — и увидели, что в это время выручка по двум направлениям просела. Обычно терапевтическая стоматология и ортодонтия приносили нам по 1,6 млн выручки в месяц, а в августе и сентябре принесли по миллиону. А один раз всего 850 000 рублей — почти в два раза меньше, чем нужно:
Так случилось, потому что три года подряд «Ромашка» планировала выручку, опираясь только на прошлый опыт. Мы не рассчитывали загрузку врачей, их средний чек и много чего еще. Это было формальное планирование — оно не отражало положение дел в стоматологии, но компании везло. Правда, только до тех пор, пока в отпуск не ушло сразу несколько врачей.
Выручка просела, потому что врачи массово ушли в отпуск
В «Ромашке» не планировали отпуска. Ортодонт мог прийти в любой день к администратору и сказать: «Люба, знаешь, я еще свои две недели в этом году не потратил, поставь мне их на конец августа, пожалуйста». А потом так же говорит еще и хирург. Клиенты звонят, просят их записать, а им говорят то самое «Врач в отпуске!»
Хорошо, если клиент готов ждать. Но если зуб болит сильно, он найдет другую стоматологию и отнесет деньги туда, а не «Ромашке». Так и получился недобор выручки:
врач в отпуске → записываться не к кому → клиентов нет → выручки нет.
Когда в отпуск уходило сразу несколько врачей, выручка падала, зато расходы оставались прежними. Но это еще не все.
Отпуск одного врача обходился «Ромашке» в 190 000 ₽, а другого — в 670 000 ₽
В «Ромашке» есть врачи, которые работают в клинике по совместительству — приходят в стоматологию на несколько дней в неделю. Если такой врач ушел в отпуск, для клиники это не страшно — к нему все равно не записалось бы много людей:
Но были и врачи, которые работали в клинике постоянно — в месяц у некоторых получалось больше двухсот рабочих часов. Большая часть пациентов приходила к ним:
Если такой врач уходил в отпуск, то клиника была вынуждена переносить записи и не назначать новых, а значит, терять выручку.
Еще у каждого врача своя специализация и средний чек. Например, у парадонтолога — 7000 рублей, у ортодонта — 24 000. Представьте, что в недельный отпуск ушел парадонтолог. За день он принимал четырех пациентов:
7 х 4 = 28 — столько пациентов клиника не примет за это время;
28 х 7000 = 196 000 рублей — столько не получит выручки.
А теперь представьте, что на море уехал ортодонт. Он принимает столько же пациентов в день, но его средний чек больше:
7 х 4 = 28 — столько пациентов клиника не примет за это время;
28 х 24 000 = 672 000 рублей — столько не получит выручки.
Разница в потере выручки — почти 3,5 раза.
А теперь ситуация: врачи на полной ставке и с высокими чеками один за другим уходят в отпуска. Вот, что будет происходить с выручкой:
Мы поняли, что попали в убыток из-за отпусков врачей. И тут же увидели, что теряли много выручки, если врач уходил на долгий больничный, брал отгулы или просто отпрашивался с работы пораньше. Запланировать все это было невозможно, и мы отказались от старой системы планирования, чтобы создать новую.
Разработали экспериментальную систему планирования в режиме реального времени
Главный источник выручки в стоматологии — врачи. Если они вырабатывают много часов, у компании есть выручка, а если часов мало, то и выручки тоже. Рабочие часы терялись из-за разных непредвиденных обстоятельств: врач заболел, ушел праздновать день рождения или улетел в отпуск.
Чтобы выручка не страдала из-за непредвиденных обстоятельств, мы сделали три шага.
Шаг 1. Составили график отпусков
Мы стали следить, чтобы отпуска не вредили плану по выручке. Если в отпуск одновременно собирались два врача, просили одного подождать и отдохнуть в следующем месяце. Так мы взяли самую серьезную угрозу выручке под контроль.
Шаг 2. Стали следить за временем работы врачей в реальном времени
Мы разобрались с отпусками, но оставались больничные и отгулы, которые нельзя было запланировать заранее. Поэтому мы стали следить за загрузкой врачей в режиме реального времени.
В начале месяца мы спрашивали врача, сколько он готов у нас отработать. Он говорил, например, что 80 часов в месяц. Мы считали, сколько он принесет нам выручки со своим средним чеком, а потом каждый день отмечали, сколько часов он действительно отработал:
Врач ушел домой на два часа раньше — ага, уже будет не 80 часов, а 78, и выручка меньше. Взял больничный на три дня — еще меньше часов и выручки. А возьмет дополнительного пациента, будет плюс час, плюс выручка. Каждый раз, когда цифры менялись, мы корректировали расписание врачей или расходы клиники.
Шаг 3. Если план по выручке был в опасности, мы действовали
Например, видели, что в сезон простуд несколько врачей ушли на больничный, и из-за этого мы недополучим выручку. Тогда мы звонили врачам, которые работали по совместительству, и предлагали взять больше нагрузки. Врачи соглашались, и план по выручке снова был в безопасности.
Точность планирования за два месяца — больше 100%
Мы ввели новую систему планирования в качестве эксперимента, потому что старая нас не устраивала. Для этого мы начали планировать отпуска, следить за загрузкой врачей, корректировать план по выручке и приглашать врачей на замену, если наши не могли работать.
Уже в октябре «Ромашка» получила 5,2 млн выручки с точностью планирования 105%, а в ноябре 6,1 млн с точностью 112%. Говорить о полном успехе еще рано, но нам кажется, что система работает и дает результаты. Главные — предсказуемость выручки и спокойствие собственника.
Как начать работать с нашим финдиректором
В этой истории финансовый директор помог стоматологии создать новую систему планирования. Пока остальные компании по привычке прибавляют к прошлогодним показателям проценты, «Ромашка» объективно оценивает свой потенциал и возможности и ставит реалистичные цели.
Но финдиректор помогает не только планировать выручку и прибыль. У нас есть кейсы, в которых финдир помог закрыть нерентабельное направление и избавиться от убытка в 74 млн рублей.
Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до брендов одежды и айти-проектов. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.
Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓
