Как увеличить загрузку клиники и врачей. Взгляд финдира

Загрузка клиники или кабинетов — это процент от максимального количества пациентов, которых может принять медицинский центр. Загрузку считают, чтобы понять, сколько пациентов приходит на прием, и равномерно распределить часы работы врачей. Рассказываем, как посчитать этот показатель и как бизнес может его увеличить.

Содержание

Как посчитать загрузку клиники и врачей

Как посчитать отдельно загрузку клиники

Как посчитать отдельно загрузку врачей

Как собрать оптимальный план по загрузке клиники

Пять способов увеличить загрузку клиники и врачей

Как привлекать пациентов в клинику, чтобы загрузка была в норме

В двух словах

Поможем увеличить загрузку клиники

Как посчитать загрузку клиники и врачей

Загрузка клиники (кабинетов) — это показатель количества пациентов, которые приходят на прием. Ее считают в процентах от максимального числа клиентов, которых может принять медцентр. Например, 100% — это полная загрузка, а 50% — загрузка наполовину от возможной.

↑ Загрузка клиники на 100% — это максимум клиентов, которых может обслужить медцентр. На практике такой уровень почти недостижим из-за форс-мажоров: переносов записей, задержки приемов и так далее.

Как посчитать загрузку клиники

Загрузку клиники, стоматологии или медцентра считают по формуле ↓

Загрузка клиники = Часы приема за месяц по факту / (Количество кресел/кабинетов * Рабочие часы за день * Количество рабочих дней) * 100%

Посчитаем для примера загрузку выдуманной стоматологии:

• Часы приема за месяц, факт — 500 часов

• Количество стоматологических кресел — 5

• Рабочие часы за день — 8 часов

• Количество рабочих дней за месяц — 24 дня

• Загрузка клиники = 500 / (5 * 8 * 24) * 100% = 52,1%

↑ Часы приема за месяц можно взять из медицинских CRM-систем, где медцентр ведет учет пациентов, фиксирует запись и время приема. Обычно стоматологии используют  InfoDent, IDENT или 1С. А клиники — ArchiMed+, Клиентикс, MedIdea и так далее.

От клиники к клинике загрузка пациентов может быть разной. На нее влияют местоположение, доля на рынке, список услуг и другие факторы. 

В среднем идеальный показатель загрузки клиники — 80%.

Бывает, что загрузка клиники равна, например, 20%. В этом случае тревогу бить не стоит, если медцентр:

• продает услуги с высокой стоимостью и хорошим средним чеком;

• стабильно генерирует чистую прибыль и покрывает расходы;

• собственник доволен — стабильно получает дивиденды.

↑ А вот если у медцентра появились проблемы с одним из пунктов, то стоит поработать над загрузкой.

Как посчитать загрузку врачей

Загрузка врача — это разница между реальной загрузкой врача в часах и максимально возможной. Показатель используют, чтобы смотреть на работу как одного врача, так и всех врачей клиники:

• Загрузка одного врача. В этом случае смотрят на занятость врача в рабочее время. Например, врач получает зарплату за 160 часов, и его 100-процентная загрузка — 160 часов. Но по факту он принимает пациентов только 80 часов, а в остальное время смотрит тик-токи. Значит, загрузка врача — 50%.

• Загрузка врачей клиники. В этом случае суммируют загрузку всех врачей клиники по графику и сравнивают показатель с общей загрузкой клиники. Например, врачи поставили себе на январь график в 880 часов, при этом отработали только 440 часов. Итого, загрузка врачей за январь — 50%.

Как может выглядеть таблица учета загрузки клиники ↓

↑ Суммировав загрузку врачей, можно узнать общую загрузку клиники и сравнить ее с планом

Обычно загрузка в реальности может быть меньше или больше по таким причинам:

• нехватка кадров — у клиники нет стольких специалистов, чтобы работать с большей загрузкой;

• администраторы не записали пациентов к врачу — пациент пропустил прием, отменил его или ему не напомнили о посещении;

• врачи завышают время на прием, а по факту лечат или консультируют быстрее — чтобы заниматься своими делами. Например, пообедать или отдохнуть.

→ Загруженность сотрудников: как рассчитать и понять, что нужно сокращать штат

Как собрать оптимальный план по загрузке клиники

Оптимальный план по загрузке клиники считают, чтобы адекватно оценивать реальность — не ставить планов, которые невозможно выполнить. Для этого медцентры анализируют записи на прием, опрашивают врачей, собирают статистику, оптимизируют расписание, а также отслеживают выполнение плана и вносят в него корректировки.

Шаг 1. Проанализировать записи на прием

Клинике стоит понимать, с какими очередями, потоком пациентов и количеством врачей она работает. Для этого анализируют данные в CRM-системе о количестве записей к каждому врачу:

• если записей к одному врачу слишком много, стоит нанять еще одного специалиста, чтобы закрыть спрос, либо ставить в расписание окна для перерыва;

• если записей не хватает, клиника может работать над маркетингом — запустить акции, чтобы закрыть окошки в графике.

Шаг 2. Опросить врачей

Врачей опрашивают, чтобы узнать, сколько пациентов они могут принимать без ущерба для качества услуг, и принять какое-то решение. Например ↓

• Врач хочет принимать больше пациентов, чтобы увеличить доход, — тогда увеличивают количество записей.

• Врач работает в нескольких клиниках — в этом случае предлагают удобные часы, в которые он сможет принимать пациентов.

• Врач только начал работать — ставят меньше пациентов, чтобы новичок не перегружался.

Шаг 3. Собрать статистику

Статистику за прошлые периоды собирают, чтобы узнать среднюю загрузку клиники и предсказать спрос. Это помогает спланировать загрузку, оттолкнувшись от твердых цифр. Здесь смотрят, сколько пациентов приходят в разные дни и в разное время года.

Для сбора статистики используют финмодель бизнеса — она помогает проанализировать воронки продаж, учесть коэффициент сезонности и проиграть разные сценарии. Например, как изменится загрузка клиники, если открыть новое направление или нанять еще нескольких врачей.

Скачать бесплатный шаблон финмодели можно здесь ↓

[FORM PRESET="I"-"Шаблон финмодели"/]

Подробнее:

• → Финансовая модель бизнеса — принципы работы и примеры сценариев

• → Управленка в клиниках: какие отчеты нужны и зачем

Шаг 4. Оптимизировать расписание

Для этого анализируют время работы врачей и находят пиковые часы посещаемости. А потом распределяют нагрузку равномерно — чтобы избежать перегрузок, очередей, простоев и поддерживать качество обслуживания.

Шаг 5. Отслеживать выполнение плана и вносить корректировки

Дальше важно проверять, как идет работа по поставленному плану загрузки. Оценивать, есть ли недогрузки или перегрузки у врачей. И вовремя менять расписание, чтобы исправить ситуацию. 

Например, следить за динамикой загрузки как конкретного врача, так и всей клиники ↓

↑ В феврале врач перевыполнил план по загрузке, но в марте, апреле и мае сработал ниже плана. Пора разбираться, что пошло не так

Пять способов увеличить загрузку клиники и врачей

Если показатель загрузки упал, то увеличить его можно пятью способами:

• Поставить план главному врачу;

• Контролировать время врача на пациента;

• Поставить план администраторам;

• Ввести должность куратора лечения (для стоматологий);

• Использовать CRM-системы.

Способ 1. Поставить план главному врачу

Увеличить загрузку клиники можно через главного врача. Тот лучше других понимает, что происходит в медцентре, и может посмотреть на ситуацию сверху. Например, разобраться, с чем связана низкая или высокая нагрузка на клинику, а также вовремя ее корректировать.

Обычно главврачу ставят задачу по увеличению загрузки через мотивацию:

• привязывают показатель загрузки к зарплате главврача;

• устанавливают премию за выполнение плана.

Чтобы следить за загрузкой, главврач может анализировать данные из CRM-системы или гугл-таблиц. Вот как выглядит часть информационной панели главного врача, которую финансовый директор собрал из гугл-таблиц ↓

Способ 2. Контролировать время врача на пациента

Время врача на пациента стоит контролировать, чтобы не допускать провалов по времени приема. Обычно здесь работают через мотивацию врачей и ставят им KPI:

• мотивацию понижают, если врач растягивает время приема;

• мотивацию увеличивают, если врач работает с большей загрузкой и укладывается в время приема.

Но тут важно действовать аккуратно! Норма в 10 минут на прием пациенту — это не окей. В таком бизнесе качество услуг должно стоять на первом месте.

Способ 3. Поставить план администраторам

Администраторы клиники обзванивают клиентов, подтверждают записи и консультируют на ресепшене — все это влияет на то, сколько пациентов дойдет до приема. Поэтому от администраторов напрямую зависит загрузка врача и клиники. Здесь бизнесу стоит:

• Обучать администраторов навыкам продаж и скриптам общения.

• Разделять администраторов по зонам ответственности. Если один лучше обзванивает, а другому проще консультировать вживую, — их распределяют так, чтобы все работало на конверсию.

• Поставить задачу по фиксации количества звонков, переписок и посещений пациентов. Например, заполнять табличку в конце рабочего дня — сколько пациентов обзвонили, сколько пришло, а сколько — нет. Это поможет бизнесу следить за конверсиями в посещения, которые тоже влияют на загрузку.

• Ставить планы по конверсиям — какой процент подтвердили запись, сколько пришли на прием к врачу, сколько на повторные приемы и так далее. Тогда у администраторов будет мотивация увеличить количество посещений. В конце месяца конверсии администраторов сравнивают, чтобы находить провалы и улучшать коммуникацию с пациентами.

• Ставить план по посещениям. В том числе по первичным. Для этого опять же используют мотивационные системы.

Способ 4. Ввести должность куратора лечения (для стоматологий)

Куратор лечения — это менеджер в стоматологии, который прописывает для клиента план лечения и продает комплексный пакет услуг. А еще он помогает пациентам записываться к врачам и напоминает о приемах. 

Куратор экономит время клиента — ему не нужно помнить, когда к какому врачу записываться. А клинике куратор помогает увеличивать загрузку и средний чек. 

Способ 5. Использовать CRM-системы

CRM-системы помогают клиникам следить за показателями, которые влияют на загрузку клиники:

• время приема;

• график врача и его реальная загрузка;

• количество касаний с пациентом — переписки, звонки и обзвоны;

• конверсии в прием и так далее.

↑ Отслеживая показатели, собственник медицинской клиники быстрее узнает о просадках в загрузке. А значит, оперативней примет решения об ее увеличении.

Как привлекать пациентов в клинику, чтобы загрузка была в норме

Чтобы привлекать пациентов в клинику, проводят бесплатные осмотры, запускают акции, обращаются в рекламные агентства и привлекают на работу врачей с базой клиентов. 

Способ 1. Проводить бесплатные осмотры. Для этого клиники запускают дни открытых дверей, на которых гости могут пройти бесплатные осмотры у специалистов. Для этого собирают контакты, чтобы потом пригласить их на прием в клинику.

Способ 2. Проводить акции. Клиники делают скидки на первое посещение, собирают выгодные пакеты услуг и запускают скидки для членов одной семьи. Это помогает приводить в клинику новых клиентов, а также стимулировать их обращаться снова и не уходить в другой медицинский центр.

Способ 3. Обратиться в рекламное агентство. Специалисты помогут разработать фирменный стиль, запустить таргетинговую рекламу и поднять известность клиники. Или обновить сайт и поднять его в поисковой выдаче.

Способ 4. Привлечь на работу врача с базой клиентов. Часто врачи, переходя на работу в другую клинику, забирают с собой и пациентов. Если нанять такого врача, клиника может увеличить поток новых клиентов.

Подробнее → Как стоматологии зарабатывать больше: на основе опыта клиентов НФ

Как увеличить загрузку клиники: в двух словах

• Загрузка клиники — это показатель количества пациентов, которые приходят на прием. Показатель считают от максимально возможного количества пациентов, которых может обслужить клиника.

• Чтобы собрать оптимальный план по нагрузке, медцентры анализируют записи на прием, опрашивают врачей, собирают статистику, оптимизируют расписание и следят за выполнением плана.

• Для увеличения загрузки клиники ставят план главному врачу и администраторам, контролируют время врача на пациента, вводят должность куратора лечения и используют CRM-системы.

• Чтобы привлечь пациентов в клинику, можно проводить бесплатные осмотры, запускать акции, обращаться в рекламные агентства и привлекать на работу врачей с базой клиентов.

Поможем увеличить загрузку клиники

Финдиры НФ умеют работать с финансами медцентров и стоматологий. Они знают, как увеличить выручку, сократить расходы и получать регулярные дивиденды. Вот как они уже это делали:

• Стоматология: из 2,2 млн ₽ выручки сделали 5 млн ₽

• Джек-пот стоматологии: х2 по прибыли и точность планирования 100%

• Стоматология: нашли 38 млн ₽ дебиторки, хотя клиники не работали в долг

• Увеличили прибыль стоматологии на 3,4 млн ₽. И поняли, как сделать х5 с теми же ресурсами

Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от кафе, ресторанов, стоматологий до айти- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов. 

Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓