Управленка в клиниках: какие отчеты нужны и зачем

Управленческий учет в медицинских центрах, клиниках и стоматологиях отличается от того же учета в торговле. Больше всего сложностей — в расчете заработной платы врачей и учете материалов. 

Как вести управленческий учет в клинике, какие отчеты нужно внедрить и кто за них должен отвечать — в нашей статье.

Содержание

Особенности учета в клиниках: врачи и их роли, расходники и поиск налички

Какие финансовые отчеты нужны клинике: три ключевых

Дополнительные финансовые отчеты для клиник: ЛУС, учет запасов и зарплат

Операционные отчеты админов, врачей и кол-центра

Кто занимается учетом финансов в клинике

Основные ошибки владельцев клиник в учете

В двух словах

Поможем наладить управленческий учет в клинике и не только

Особенности учета в клиниках: врачи и их роли, расходники и поиск налички

В медицинских клиниках, в частности в стоматологиях, управленческий учет отличается от других сфер. Чтобы правильно вести отчетность и оценивать результаты, нужно знать нюансы ↓

→ Учитывать разные роли врачей

Один и тот же врач в клинике может работать на разных должностях. Например, в стоматологии хирург-имплантолог — выполнять ортопедические работы. 

При этом разные виды работ — имплантация и ортопедия —  относятся к разным направлениям, и, чтобы корректно рассчитывать маржинальность по каждому, важно разделять роли врача и считать зарплаты отдельно. 

Учет ролей осложняется разной процентной ставкой: врачи редко работают на голом окладе, обычно также получают сдельную часть, и на разных должностях этот процент различается. 

В итоге для корректного ведения управленческой отчетности нужно следить за зарплатами сотрудников: разделять общее рабочее время врачей на разные направления и учитывать сдельную ставку. 

→ Считать вычеты

Сдельная часть зарплаты врача — это обычно процент от выручки. Но выручка берется не вся: из нее вычитают стоимость зуботехнических работ и дорогих материалов, а также рекламации — возврат денег клиентам и стоимость гарантийных  работ.

И чтобы посчитать фонд оплаты труда клиники, нужно правильно учесть расходы. 

→ Учитывать расходы

Как мы уже сказали, учитывать расходы в клиниках непросто. К примеру, врачи часто неправильно указывают, какие материалы использовали и в каком количестве. А когда ответственный за ведение учета пытается подбить расходы, возникают сложности в коммуникации. 

Кроме этого, сложно вести учет материалов на складе. 

В идеале	В реальности
В клиниках должны быть технологические карты, в которых прописывают, сколько того или иного лекарства нужно использовать в разных случаях. После чего финансовый менеджер может сравнивать планируемые и фактические расходы и вести их учет	На составление технологических карт уходит год-полтора, а еще их нужно регулярно обновлять, потому что появляются новые услуги. Но остается проблема: как считать норму расхода материалов?

Обычно расходами считают всё то, что выдано со склада: отдали — посчитали как расходы. Правда, из этого вытекает проблема с небережливым использованием материалов со стороны персонала, но это уже другая история. 

→ Контролировать прихоти врачей 

Любая клиника заинтересована в том, чтобы у нее работали высококвалифицированные именитые врачи. Но именно такие врачи выставляют особые требования, которые приходится просчитывать в управленческом учете. Например, покупку дорогостоящих инструментов определенного бренда и даже цвета, потому что врач предпочитает только их. 

→ Работать без автоматизированной системы

Несмотря на то, что есть разные сервисы, например 1С Стоматология, ни один из них не учитывает все нюансы расчетов в клинике. В итоге большая часть управленки ведется вручную, а это трудоемкие расчеты. 

→ Находить наличные

Клиники чаще всего работают «в серую»: например, имеют официальный фонд оплаты труда 5 млн ₽, а неофициальный — 12 млн ₽. Эти деньги клиникам нужно где-то высвобождать, а это сделать сложно, учитывая, что оплачивают медицинские услуги обычно банковскими картами. 

→ Правильно признавать выручку

По опыту, многие клиники считают выручку в момент поступления денег от клиента. И дальше могут с этой выручки даже заплатить зарплату врачу и чуть ли не выплатить дивиденды собственнику. 

Но по факту услуга еще не оказана, и эти деньги не могут считаться выручкой. В любой момент может клиент отказаться от дальнейшего лечения или наступить рекламационный случай. 

→ Учитывать обмен между филиалами

Когда клиники объединены в сеть, то филиалы частенько обмениваются между собой материалами и оборудованием. И здесь возникает сложность учета: отследить, кто и что вернул или не вернул. 

Когда одна клиника тратит материалы другой, а концов не найти, возникает искажение финансового результата каждой из них. То же самое происходит, когда клиент оплатил услугу в одном филиале, а лечился в другом. 

А еще в клиниках есть те же проблемы, что и в любом другом бизнесе: возникают кассовые разрывы, копится дебиторская задолженность, возникают убытки по чистой прибыли. Всё потому, что нет управленческого учета: нет отчетности и анализа показателей. По опыту, любую клинику можно вывести в прибыль, если вести управленческий учет. → Как внедрить управленческий учет → Управленческие отчеты: что это такое

Какие финансовые отчеты нужны клинике: три ключевых

Несмотря на особенности ведения учета, базовая финансовая отчетность в клиниках такая же, как и везде. Всё начинается с нашей любимой троицы:

ДДС — отчет о движении денежных средств. ДДС нужен, чтобы знать, сколько и когда пришло или убыло денег у компании.

ОПиУ — отчет о прибылях и убытках. ОПиУ показывает финансовый результат компании за период. Другими словами, сколько бизнес заработал и потратил. 

Управленческий баланс. Этот отчет показывает, где спрятана прибыль компании, потому что нередко бывает, что прибыль есть, а на расчетном счете пусто. А еще — что есть у компании и на чьи деньги, свои или заемные, это всё купили. 

Об этих отчетах мы написали много статей. Держите:

• Учет движения денежных средств — организация процесса в 6 шагов

• Управленка. Урок 3. ДДС

• Отчет о прибылях и убытках: как составить и анализировать

• Как правильно считать прибыль бизнеса

• Почему именно баланс —  главный отчет собственника

А еще у нас есть бесплатные шаблоны всех этих отчетов + десятка других ↓

[FORM PRESET="H"-"Барсетка шаблонов"/]

Кроме этого, в любом бизнесе нужно составлять план доходов и расходов — планировать, какую выручку нужно сделать, чтобы достичь цели, по какой воронке продаж идти, какие расходы в связи с этим будут.

• 7 шагов, чтобы составить финансовый план

Дополнительные финансовые отчеты для клиник: ЛУС, учет запасов и зарплат

Также есть отчеты, которые обычно называют инструментами второго порядка, но они не менее важны — помогают контролировать запасы, фонд оплаты труда, расчеты с поставщиками. При этом служат источником данных для других отчетов:

• зарплатная ведомость;

• лист учета сделок, или ЛУС;

• учет взаиморасчетов с поставщиками;

• учет основных средств;

• учет запасов.

Например, так выглядит документ с учетом сделок для стоматологии:

А это отчет по учету запасов стоматологии:

А еще есть финансовые отчеты, которые характерны уже для конкретного бизнеса — в нашем случае медицинских центров, клиник и стоматологий. Например, учет взаиморасчетов с пациентами и учет зуботехнической лаборатории. 

Бесплатные шаблоны дополнительных отчетов для клиник тоже можно найти в Барсетке ↓

[FORM PRESET="H"-"Барсетка шаблонов"/]

Операционные отчеты админов, врачей и кол-центра

И наконец, есть еще операционные отчеты администраторов, кураторов, докторов, кол-центра. На их основе собирается сводная панель для оценки текущих результатов — процента выполнения плана, среднего чека, динамики. 

Например, можно сделать панель показателей по каждому врачу:

Дальше разберемся, кому в компании не повезло настолько, что он должен вести всю эту отчетность ↓

Кто занимается учетом финансов в клинике

Обычно за управленческий учет отвечает финансовый менеджер. В крупной клинике, скорее всего, это будет отдельный человек или даже два, в небольшом учреждении его обязанности может выполнять бухгалтер. 

Теперь конкретнее по отчетам.

• За операционный отчет докторов, отчет по рекламациям и учет сделок отвечает руководитель производства, главный врач или операционный директор.

• За операционный отчет по продажам отвечает руководитель отдела продаж клиники. В небольших клиниках  он же отвечает за кол-центр, а значит, и за операционный отчет кол-центра.

• За учет запасов и основных средств отвечает отдел обеспечения. Его возглавляет старшая медицинская сестра.

• Учет зуботехнической лаборатории обычно ведет администратор за дополнительную плату. Это удобно, потому что все заказы в зуботехнические лаборатории проходят через администратора.

Чтобы финансовая служба работала полноценно, она должна состоять из финансового директора или старшего финансового менеджера, главного бухгалтера и одного младшего финансового менеджера. 

Основные ошибки владельцев клиник в учете

И наконец поговорим о финансовых ошибках владельцев клиник. 

Ошибка 1. Путать выручку и деньги. Выручка — это не деньги, а исполненные обязательства. Чтобы бизнес был в порядке, денег должно быть больше, чем выручки.  

Денег  > Выручки

Если выручки больше, чем денег, то в клинике копится дебиторка: часть долгов со временем прощается, а это убытки. 

А вот если денег больше, не будет кассового разрыва и накопления дебиторской задолженности.

* * *

Ошибка 2. Не знать о льготах по налогу на прибыль и НДС. Оптимизация налогообложения помогает экономить на налогах: например, в разных регионах могут действовать свои условия по налогу на прибыль, а в разных отраслях — быть свои льготы.

* * *

Ошибка 3.  Считать мотивацию врачей от денег, а не от выручки. Об этом говорили выше: клиент может затребовать рекламацию или передумать выполнять услугу, а врач уже получил бонус с поступивших денег. Чтобы такого не случалось, важно грамотно построить систему мотивации. 

Ошибка 4. Стремиться автоматизировать всё и сразу. В итоге растягивается внедрение отчетности и происходит удорожание всего проекта.

* * *

Ошибка 5. Пытаться самим управлять всем. И последняя ошибка — когда собственники упускают важность наличия команды топов, в том числе главного врача, и пытаются всё делать сами.

Отчеты в клинике: в двух словах

• В медицинских клиниках, в частности в стоматологиях, управленческий учет отличается от других сфер. Например, нужно следить за зарплатами сотрудников: разделять общее рабочее время врачей на разные направления и учитывать сдельную ставку.

• Также в клиниках есть те же проблемы, что и в любом другом бизнесе: возникают кассовые разрывы, копится дебиторская задолженность, возникают убытки по чистой прибыли.

• Несмотря на особенности ведения учета, базовая финансовая отчетность в клиниках такая же, как и везде: ДДС, ОПиУ, баланс.

• Кроме базовой отчетности, в медицинских учреждениях есть свои специфические отчеты: например, учет взаиморасчетов с пациентами и учет зуботехнической лаборатории.

Поможем наладить управленческий учет в клинике и не только 

Финдиректора НФ помогают наладить управленческий учет и разобраться, приносит ли бизнес достаточно выручки, где спрятаны деньги, почему на складах так много материалов, как выбраться из кассовых разрывов и начать наконец-то получать чистую прибыль. 

Вот несколько примеров, как работают наши финдиры:

• Сократили убыток на 1 млн рублей в пандемию, а через год вышли на максимальную прибыль 8,8 млн ₽

• Не дали собственнику закрыть лабораторию и увеличили прибыль стоматологии

• Джек-пот стоматологии: х2 по прибыли и точность планирования 100%

• Из-за бонусов сотрудники зарабатывали больше гендира. Разобрались!

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓