Кредитная политика компании: как установить правила отсрочки, лимитов и контроля дебиторки

Без кредитной политики компании решения об отсрочке зависят от настойчивости клиента и настроения менеджера. Один покупатель получает 15 дней, второй — 60, третий продолжает получать товар с просрочкой, потому что «он стратегический». Деньги компании превращаются в бесплатное финансирование клиентов, а ответственность размывается между продажами, бухгалтерией и собственником.

Кредитная политика компании определяет, кому, на каких условиях и на какую сумму можно продавать с отсрочкой. Она не должна тормозить продажи. Ее задача — сделать риск понятным и заранее договориться о правилах: стандартную сделку менеджер проводит быстро, а сделка на исключительных условиях проходит отдельное согласование и остается под особым контролем.

Шаблон платежного календаря

Скачайте шаблон для использования в гугл таблицах.
Если будет трудно, мы в письмо положили видеоинструкцию

Получить

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

• Что должна защищать кредитная политика

• Как сегментировать клиентов

• Как установить срок отсрочки и лимит

• Порядок согласования сделки

• Как оформить исключение

• Еженедельный контроль дебиторки

• Лестница действий при просрочке

• Роли и ответственность

• Как внедрить политику без остановки продаж

• Ошибки, которые превращают политику в формальность

• Часто задаваемые вопросы

• Кредитная политика компании: в двух словах

Что должна защищать кредитная политика

Кредитная политика защищает ликвидность — способность компании вовремя платить зарплаты, налоги и поставщикам. Продажа может быть прибыльной на бумаге, но до оплаты клиентом деньги остаются в дебиторке.

Поэтому правила отсрочки связывают желания отдела продаж с возможностями бизнеса: сколько оборотных средств компания готова временно отдать клиентам и какой риск невозврата может принять.

Перед разработкой политики соберите четыре показателя: долю просроченной дебиторки старше 30 дней, средний срок оплаты, частоту кассовых разрывов за последние 6–12 месяцев и правила начисления бонусов продавцам. Если премия зависит только от отгрузки, менеджеру выгодно закрыть сделку, даже когда деньги могут не прийти вовремя.

В документе важно зафиксировать:

• категории клиентов и требования к ним;

• стандартные сроки отсрочки;

• правила расчета кредитного лимита;

• основания для предоплаты, обеспечения или отказа;

• полномочия по согласованию исключений;

• порядок контроля текущей и просроченной дебиторки;

• действия при нарушении срока;

• периодичность пересмотра условий.

Политика не обязана быть длинной. Рабочий документ может занимать несколько страниц, если роли и критерии сформулированы однозначно.

Как сегментировать клиентов

Сначала оцените клиента по двум признакам: сколько прибыли он приносит и насколько аккуратно платит. Если есть данные по прибыли, ABC-анализ лучше строить по ней, а не по выручке. Крупный покупатель с низкой прибылью и постоянными задержками может быть менее ценным, чем средний клиент, который платит вовремя.

Для действующего клиента посмотрите историю платежей за последние 6–12 месяцев: как часто возникала просрочка, на сколько дней и просил ли клиент переносить срок. Добавьте средний объем закупок и сезонность.

Для нового клиента внутренней истории нет, поэтому пригодится внешняя проверка: финансовая отчетность, судебные споры, исполнительные производства, признаки массового адреса и резкие изменения руководства. Глубина проверки зависит от суммы сделки и отрасли: чем больше лимит, тем больше данных нужно проверить.

Как установить срок отсрочки и лимит

Единой формулы нет. Начните с обычного объема поставки и срока между отгрузками. Если товар привозят раз в неделю, а клиент просит 30 дней отсрочки, поставщик успеет профинансировать несколько партий до первой оплаты.

Затем учтите платежную дисциплину клиента, стоимость привлеченных денег, сезонность и обеспечение. Базовый лимит можно связать с прогнозом продаж за период отсрочки, а затем скорректировать с учетом риска. Отдельно проверьте общий бюджет дебиторки: сумма лимитов по всем клиентам не должна превышать объем, который бизнес способен финансировать без кассового разрыва.

Чтобы понять, выгодна ли отсрочка, сравните валовую прибыль по сделке с расходами на ее финансирование. Сделка считается целесообразной, если валовая прибыль превышает расходы не менее чем на 25%. В расходы входят проценты по кредиту или овердрафту, скидка за отсрочку и ожидаемые потери.

Порядок согласования сделки

Согласование можно выстроить и в таблице, и в CRM. В небольшой компании менеджер отправляет заявку, финансист проверяет лимит в общем реестре, а склад получает письменное подтверждение. В CRM те же проверки запускаются автоматически.

Стандартный маршрут выглядит так:

1. Менеджер заводит клиента и условия заказа в CRM или учетную систему.

2. Ответственный проверяет группу риска, доступный лимит и просрочку.

3. Сделка в пределах политики подтверждается автоматически или уполномоченным сотрудником.

4. Исключение получает отдельное согласование финансовой службы и руководителя.

5. Условия фиксируются в договоре и учетной системе.

6. После отгрузки счет попадает в реестр ожидаемых оплат.

Главное правило: сначала проверка, потом обещание клиенту и отгрузка. Если лимит смотрят уже после отгрузки, компания лишь регистрирует проблему. Товар не должен уходить со склада без письменного или электронного согласования ответственного.

Как оформить исключение

Без исключений не обойтись: может появиться крупный новый контракт, сезонный пик, стратегический клиент или временная задержка оплаты. Проблемы начинаются, когда в таком решении не указаны сумма, срок и ответственный.

Для исключения зафиксируйте сумму превышения, срок, причину, экономический эффект, источник финансирования, дополнительные гарантии и ответственного за возврат к стандартным условиям. Такие сделки требуют отдельного контроля. Когда срок разрешения заканчивается, ответственный заново оценивает риск и получает новое согласование — автоматически продлевать исключение нельзя.

Статус «стратегический» не отменяет расчетов. Например, федеральная сеть может требовать отсрочку на 60, 90 или 120 дней. Тогда компания заранее считает стоимость денег и либо закладывает ее в цену, либо использует факторинг. Чем выше зависимость от клиента, тем важнее заранее проверить сценарий задержки оплаты или снижения закупок.

Еженедельный контроль дебиторки

Политика работает только вместе с регулярным реестром. Раз в неделю финансовая служба и продажи должны видеть:

• общую дебиторку и ее долю в выручке;

• задолженность, сгруппированную по срокам: «Не просрочено», «Просрочка 1–5 дней», «6–15 дней», «16–30 дней», «Более 30 дней»; интервалы зависят от сроков отсрочки, которые компания дает клиентам;

• использование лимита каждым крупным клиентом;

• обещанные даты оплат;

• задолженность с высоким риском невозврата;

• спорные документы и сотрудников, которые должны их исправить.

Общая сумма долга может скрывать опасные счета. Например, долг в 500 тысяч рублей выглядит приемлемо, пока не выяснится, что 400 тысяч просрочены уже три месяца. Поэтому на еженедельной встрече обсуждают каждый проблемный счет и следующее действие: отправить документы, сверить сумму, получить график оплаты задолженности от контрагента, остановить отгрузку или подключить юриста.

Лестница действий при просрочке

Заранее согласованный порядок действий снижает конфликт между финансами и продажами.

Это пример, а не универсальная норма. Для скоропортящегося товара, проектных поставок или государственных заказчиков интервалы будут другими. Команда должна заранее знать последовательность действий, чтобы не согласовывать ее заново при каждой просрочке.

При этом одной таблицы мало. Важно говорить с контрагентом: выяснить причину задержки и вместе найти решение, которое позволит вернуть деньги и сохранить рабочие отношения.

Роли и ответственность

Продажи договариваются с клиентом и первыми связываются с ним при просрочке. Финансовая служба проверяет ликвидность, стоимость отсрочки и общий риск, а бухгалтерия отвечает за счета, акты и сверки. Юристы подключаются, если возникает спор или начинается взыскание. Собственник утверждает допустимый уровень риска и крупные исключения.

Даже в небольшой команде это можно закрепить на одной странице: кто заполняет заявку, кто устанавливает лимит, кто разрешает отгрузку и кто звонит клиенту при задержке. Тогда долг не «переезжает» из продаж в бухгалтерию без ответственного.

Если один сотрудник одновременно заинтересован в выполнении плана продаж и единолично повышает лимит, возникает конфликт интересов. Полномочия стоит разделить хотя бы для крупных сумм.

Как внедрить политику без остановки продаж

Начните с выгрузки текущей дебиторки и условий по клиентам. Не пытайтесь в первый день привести всех к одному шаблону. Выделите крупнейшие риски, установите временные лимиты и проведите пилот на одной группе клиентов.

Затем перенесите правила в CRM или учетную систему: группа, лимит, использованная сумма, доступный остаток, срок отсрочки и статус просрочки. Обучите менеджеров не только запретам, но и альтернативам — авансу, этапной поставке, гарантии, факторингу.

Через месяц проверьте: сколько сделок потребовали исключения, где процесс тормозил продажи, какие лимиты оказались нереалистичными, как изменилась просрочка и прогноз денег. Политику нужно корректировать по данным, а не отменять после первого конфликта.

Ошибки, которые превращают политику в формальность

• правила существуют только в файле и не встроены в заказ;

• лимит учитывает только просрочку, но не текущий долг и новые заказы;

• ABC-сегментация основана лишь на выручке;

• никто не считает стоимость денег и влияние на валовую прибыль;

• исключения бессрочны и не имеют ответственного;

• продажи и финансы используют разные цифры;

• просрочка обсуждается раз в месяц;

• крупный клиент автоматически получает любые условия.

Часто задаваемые вопросы

Эксперт Анастасия Горькова

Финдир НФ

Нужна ли кредитная политика небольшой компании?

Да, если компания продает с отсрочкой. Рабочий документ может занимать несколько страниц: важнее однозначно закрепить критерии, лимиты, полномочия и действия при просрочке.

Кто отвечает за кредитный риск клиента?

Продажи отвечают за коммерческие условия и контакт с клиентом, финансовая служба — за ликвидность и стоимость риска, бухгалтерия — за документы и сверки, собственник — за допустимый уровень риска и крупные исключения.

Можно ли продолжать отгрузки клиенту с просрочкой?

Решение зависит от заранее утвержденной лестницы действий, суммы, срока, причины и обеспечения. Оно должно оформляться как отдельное исключение, а не приниматься менеджером автоматически.

Кредитная политика компании: в двух словах

• Кредитная политика задает, кому, на какой срок и на какую сумму компания продает с отсрочкой.

• Лимит учитывает не только продажи, но и платежную дисциплину клиента, стоимость денег и общий бюджет дебиторки.

• Стандартные сделки проходят быстро, исключения получают отдельное согласование и срок действия.

• Просрочку контролируют каждую неделю по заранее согласованной лестнице действий.

Поможем выстроить кредитную политику без торможения продаж

Финдиректор НФ рассчитает общий бюджет дебиторки, поможет сегментировать клиентов, задаст правила лимитов и исключений и встроит контроль в CRM или учетную систему. Собственник будет заранее понимать, сколько денег компания отдает клиентам и где проходит граница допустимого риска.

Практические результаты НФ

• Как бизнес вышел из кассовых разрывов

• Как расти без кредитов

• Как выстроить системный контроль денег

Интересное по теме

• Что делать с просроченной дебиторкой

• Как управлять дебиторской и кредиторской задолженностью

• Что делать, если клиент задерживает оплату

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓

Запишитесь на бесплатную онлайн-экскурсию

Покажем, как наш финдиректор наводит порядок в процессах и заменяет хаос из табличек на прозрачную систему

Записаться

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты