Рассказываем, какие налоги платит работодатель, и во сколько обходится каждый сотрудник в 2026 году. Спойлер: дорого, очень дорого.
Содержание
Из чего состоит оклад
Какие налоги платит работодатель в 2026 году
Из чего складываются страховые взносы с зарплаты
Пример расчёта налога и взносов
Как работодатели экономят на выплатах
Расходы на сотрудников в финансовых отчетах
Сколько работодатель платит за работника: частые вопросы собственников
Сколько работодатель платит за работника: в двух словах
Поможем оптимизировать расходы на сотрудников
Из чего состоит оклад
Заработная плата — это вся сумма вознаграждения работника: оклад, премии, надбавки и повышающие коэффициенты. Именно с этой совокупной суммы рассчитываются НДФЛ и страховые взносы, а не только с оклада — это частая ошибка.
Оклад — не ниже минимальной зарплаты, установленной в регионе.С 1 января 2026 года федеральный МРОТ (минимальный размер оплаты труда) составляет 27 093 рубля в месяц. МРОТ ежегодно индексируется, поэтому значение нужно проверять перед расчетами.
Важно, что оклад не меньше минимального платят, если сотрудник работает на полную ставку — 40 часов в неделю. Если часов меньше, окладная часть снижается пропорционально.
Структура заработной платы:
-
оклад — фиксированная часть;
-
премии — за результат;
-
надбавки — за стаж и условия труда;
-
районные коэффициенты — обязательны в отдельных регионах.
К размеру оклада еще применяется районный повышающий коэффициент. В каждом регионе он свой, например, в Республике Алтай он составляет 1,4. Это значит, что минимальный оклад умножается на 1,4, и полученную сумму выплачивают сотруднику.
К окладу может плюсоваться еще северная надбавка, например, в районах, приравненных к местности Крайнего Севера, это 1,5. Оба эти коэффициента суммируют, и в итоге минимальная зарплата становится больше 30 000 рублей. Чтобы сэкономить на страховых взносах, предприниматели могут оформлять сотрудников в качестве вахтовых работников, но тут тоже есть риски, связанные с трудовой инспекцией.
Какие налоги платит работодатель в 2026 году
Подоходный налог и НДФЛ: в чем разница
Подоходный налог — это бытовое название НДФЛ. Термин пришел из советского законодательства и до сих пор используется предпринимателями, но официально с 2001 года в Налоговом кодексе используется термин НДФЛ.
-
Работодатель является налоговым агентом (ст. 24 НК РФ): он обязан не просто перечислить налог, а удержать его из дохода сотрудника до выплаты зарплаты.
-
Ставки НДФЛ установлены ст. 224 НК РФ.
-
С 2025 года действует прогрессивная шкала от 13% до 22%.
-
ФНС контролирует правильность расчётов работодателя и может доначислить налог, пени и штраф.
С заработной платы сотрудников работодатель обязан отчислять государству налог и страховые взносы
С заработной платы сотрудников работодатель обязан отчислять государству налог и страховые взносы.
Свежие поправки предусматривают пятиступенчатую шкалу НДФЛ — от 13% до 22%. Согласно 24-й статье Налогового кодекса работодатель выступает в роли налогового агента: берёт на себя удержание налога и перечисление его государству.
Подоходный налог работодатель платит со всего дохода, включая премии, надбавки и повышающие коэффициенты.
Стандартная ставка 15% применяется к части годового дохода свыше 2,4 млн рублей до 5 млн рублей включительно.
Допустим, Василий зарабатывает 6 млн рублей в год. Его доход будет облагаться тремя разными налогами в течение года:
-
c января по июнь, пока его годовой доход не достигнет 2,4 млн рублей, применяется ставка 13%;
-
с июля по октябрь, когда доход превысит 2,4 млн рублей, но не достигнет 5 млн рублей, ставка составит 15%;
-
с ноября по декабрь, когда доход превысит 5 млн рублей, применяется ставка 18% до 20 млн рублей.
Для самозанятых 4% с доходов от физических лиц и 6% с доходов от ИП и компаний при годовом лимите 2,4 млн рублей.
Из чего складываются страховые взносы с зарплаты
Работодатель оплачивает пенсионное, медицинское и социальное страхование. Раньше эти деньги перечисляли отдельно в ПФР и ФСС, но сейчас страховые взносы платят единым платежом в Социальный Фонд России.
Система обязательного страхования включает четыре компонента:
-
ОПС — 22% до предельной базы и 10% сверх нее (формирует пенсионные права сотрудника);
-
ОМС — 5,1% (обеспечивает право на бесплатную медицинскую помощь);
-
ОСС — 2,9% (покрывает больничные и декретные выплаты);
-
взносы на травматизм — 0,2–8,5% (зависит от класса риска).
С 2023 года все взносы перечисляются единым платежом в Социальный фонд России (СФР), который объединил ПФР и ФСС. В 2026 году предельная база по страховым взносам составляет около 2 979 000 рублей.
После превышения предельной базы ставка по обязательному пенсионному страхованию снижается с 22% до 10%, поэтому совокупная нагрузка на работодателя уменьшается.
Больничные и отпускные
Время от времени сотрудники болеют и уходят в отпуска — и здесь закон предусматривает определенные выплаты. Работодатель оплачивает от 28 до 56 дней отпуска и первые три дня больничного.
Дополнительно к этому накладываются расходы на замещающих сотрудников — тех, кто временно берет обязанности человека на больничном или в отпуске.
Льготы для работодателей
Какие категории налогоплательщиков имеют право на применение льготных тарифов за работников в 2026 году:
| Вид деятельности | Срок | Тариф |
|
Бессрочно |
Единый тариф 15% с выплат работнику свыше суммы в 1,5 федерального МРОТ в месяц |
|
Бессрочно |
7,6% — с выплат работнику зарплаты в пределах 2 759 000 ₽, 0% — свыше этой суммы |
|
Резиденты свободного порта Владивосток |
10 лет |
7,6% — с выплат работнику в пределах 2 759 000 ₽, 0% — свыше этой суммы |
|
Резиденты ОЭЗ в Калининградской области |
10 лет |
7,6% — с выплат работнику в пределах 2 759 000 ₽, 0% — свыше этой суммы |
|
Зарплата членам экипажей судов из специального реестра |
До 2027 |
0% |
Как убедиться, что компания — субъект МСП
Критерии МСП:
-
до 15 сотрудников и 120 млн ₽ — микропредприятие;
-
до 100 сотрудников и 800 млн ₽ — малое предприятие;
-
доля участия крупных компаний — не более 49%.
Реестр субъектов МСП ведёт ФНС и обновляет ежегодно 10 июля автоматически по данным отчётности. Проверить статус можно по ИНН на сайте ФНС.
Что изменилось по льготам в 2026 году? С 1 января 2026 года «универсальная» льгота для малого и среднего бизнеса прекратила свое существование, и теперь право на пониженные тарифы жестко завязано на конкретные виды деятельности (ОКВЭД). Условия применения льготы необходимо проверять на момент расчета.
Пример расчёта налога и взносов
Порядок расчёта налога и взносов на работника будет одинаков для компаний на разных системах налогообложения: ООО или ИП на ОСНО, УСН, патенте или едином сельхозналоге.
Компания «Бублик» относится к малым предприятиям, поэтому может применять пониженную ставку по взносам. Вот как будут выглядеть расчеты «Бублика» по одному из сотрудников:
Доходы:
-
оклад — 80 000 ₽;
-
премия — 20 000 ₽.
Считаем НДФЛ: (80 000 + 20 000) × 0,13 = 13 000 ₽.
Взносы:
-
30% на сумму 40 639,5 ₽ (1,5 МРОТ);
-
15% на оставшуюся сумму 59 360,5 ₽ (при применении льготы для МСП).
40 639,5 × 0,3 = 12 191,85 ₽
59 360,5 × 0,15 ≈ 8 904 ₽
Итого:
≈ 21 096 ₽
Дополнительно:
100 000 × 0,002 = 200 ₽
Итоговая нагрузка:
≈ 21 296 ₽
Но у разных по размеру компаний на разных системах налогообложения итоговая нагрузка будет различаться: это связано с тем, что на некоторых режимах расходы на сотрудников можно включать в расходы и тем самым уменьшать налогооблагаемую базу.
Сроки выплат НДФЛ и взносов
С 2023 года в России ввели единый налоговый платеж, в который входят НДФЛ и взносы. Этот платеж работодатель должен перечислять на единый налоговой счет в один и тот же срок — 28-го числа каждого месяца.
Но с НДФЛ есть нюансы: сроки перечисления в 2025 году зависят от того, когда выплатили деньги и удержали налог. В целом, чтобы не запутаться, НДФЛ лучше перечислять на следующий день после каждой выплаты, а взносы в составе единого налога — до 28-го числа.
Прогрессивная шкала доходов
В России с 1 января 2025 года действует прогрессивная шкала подоходного налога (НДФЛ):
-
13% для доходов до 2,4 млн рублей в год;
-
15% для доходов от 2,4 млн до 5 млн рублей;
-
18% для доходов от 5 млн до 20 млн рублей;
-
20% для доходов от 20 млн до 50 млн рублей;
-
22% для доходов свыше 50 млн рублей в год.
Доходы сотрудников из стран ЕАЭС (включая Россию, Беларусь, Казахстан, Армению и Кыргызстан) облагаются НДФЛ по единой прогрессивной шкале от 13 до 22%, независимо от их статуса налогового резидента. Налог рассчитывается нарастающим итогом с начала года, и при переходе сотрудника в следующую ступень работодатель обязан пересчитать НДФЛ.
Как работодатели экономят на выплатах
Чтобы сэкономить на страховых взносах, компании придумывают обходные пути:
-
нанимают новых сотрудников со статусом самозанятого;
-
оформляют сотрудников как ИП;
-
если сотрудник нужен на определённый период (например, на лето), его нанимают по договору ГПХ.
Трудовые отношения предполагают полный набор обязательств: удержание НДФЛ, уплату страховых взносов и предоставление социальных гарантий.
Договор ГПХ — промежуточный вариант: работодатель остаётся налоговым агентом по НДФЛ, но часть страховых взносов может не начисляться.
Самозанятые платят налог на профессиональный доход: 4% с физических лиц и 6% с компаний и ИП.
Ограничения самозанятости:
-
лимит дохода — 2,4 млн ₽ в год;
-
запрет на наем работников;
-
запрет на работу с бывшим работодателем в течение 2 лет.
Если работать с ИП или самозанятыми, не нужно платить страховые взносы и можно освободиться от обязанности быть налоговым агентом по НДФЛ. Также на них не распространяются требования трудового законодательства: оплачивать отпуска, больничные, выходные пособия.
У схем с ИП и самозанятыми есть ограничения: например, по закону работодатель может сотрудничать с бывшим работником как с самозанятым, только если со дня его увольнения прошло два года. Это сделано как раз для того, чтобы компании не переводили своих сотрудников в самозанятые.
А ещё за такими вещами бдят налоговая и трудовая инспекция. Например, они могут заметить в договорах признаки трудового договора. Или свидетели могут рассказать, что самозанятый или ИП ходит в компанию как на работу, занимает рабочее место и выполняет одни и те же функции. В этих случаях компании придется выплатить все налоги и взносы, от которых она пыталась уйти.
Что проверяет ФНС и чем рискует работодатель
ФНС использует автоматический анализ данных, банковских операций и системы «Мой налог» для выявления схем ухода от налогов.
Признаки трудовых отношений: один заказчик, регулярные выплаты, фиксированный график, выполнение работы на территории заказчика.
Последствия переквалификации:
-
доначисление НДФЛ и страховых взносов за весь период;
-
пени;
-
штрафы до 100 000 ₽ для юридических лиц по ст. 5.27 КоАП РФ за каждый случай нарушения.
Расходы на сотрудников в финансовых отчетах
В финансовых отчетах траты на сотрудников фигурируют в разделе «Расходы». Например, в структуре отчета о прибылях и убытках, или ОПиУ:
В ОПиУ зарплаты, налоги и взносы делятся в зависимости от того, прямые это расходы или косвенные:
-
производственный персонал — прямые расходы;
-
административный персонал — косвенные расходы.
Фонд оплаты труда (ФОТ) включает начисленную заработную плату и страховые взносы. НДФЛ не является расходом работодателя, так как удерживается из дохода сотрудника. В отчете о прибылях и убытках учитывается начисленная зарплата (до вычета НДФЛ), а не сумма «на руки».
Сотрудник с зарплатой 100 000 ₽ обходится компании примерно в 130 000–133 000 ₽. Формула: зарплата × 1,30–1,33.
Учитывать фонд оплаты труда в финансовых отчетах нужно обязательно, потому что обычно в компаниях это огромная статья расходов. Вообще, по опыту, вести сотрудников, считать налоги и взносы, оптимизировать затраты и вовремя отчитываться перед государством самому предпринимателю сложно. Обычно, если в компании появляются сотрудники, сразу же нанимают бухгалтера. А если расходы на них становятся слишком большими, и что-то не сходится, — то и финансового директора.Интересное в Нескучной Газете:
Нашли способ уменьшить отдел продаж в 3 раза и зарабатывать больше
Шесть причин назначить собственнику зарплату
Нашли дыру в зарплатах, куда утекало по 1 млн ₽ в месяц просто так
Сколько работодатель платит за работника: частые вопросы собственников
Сколько процентов платит работодатель за работника?
Страховые взносы:
-
обязательное пенсионное страхование (ОПС): 22% в пределах предельной базы и 10% сверх нее;
-
обязательное медицинское страхование (ОМС): 5,1%;
-
обязательное социальное страхование (ОСС): 2,9% (в пределах предельной базы);
-
страхование от несчастных случаев: от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска.
Итого стандартная нагрузка на работодателя составляет около 30% от фонда оплаты труда (без учёта пониженных тарифов и льгот).
НДФЛ в 2026 году — это пятиступенчатая прогрессивная шкала со ставками от 13% до 22%, действующая с 2025 года.
Работодатель выплачивает сотруднику зарплату за вычетом НДФЛ, при этом сам налог не является его расходом, так как удерживается из дохода работника.
Сколько работодатель платит за работника: в двух словах
-
В 2026 году МРОТ в России составляет 27 093 рублей в месяц.
-
Страховые взносы — около 30% от зарплаты.
-
НДФЛ — от 13% до 22%.
-
Реальная стоимость сотрудника — примерно на 30% выше его зарплаты.
Поможем оптимизировать расходы на сотрудников
Финдиректора Нескучных помогают предпринимателям с разными задачами, в том числе:
-
оптимизировать расходы на сотрудников и уменьшить фонд оплаты труда;
-
найти, куда утекают деньги компании;
-
сформировать зоны ответственности для сотрудников и внедрить ки-пи-ай;
-
избавиться от кассовых разрывов и увеличить прибыль.
Вот как это обычно бывает:
Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, Казахстана, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓
