Сеть стоматологий «Золотой зуб» никогда не работала с клиентами в кредит и никому не давала рассрочку, да и проблем с деньгами у нее не было — так считал собственник, когда пришел в НФ. Он хотел всего лишь внедрить три отчета, но финдир копнула глубже и нашла 38 млн ₽ скрытой дебиторки. Рассказываем, откуда взялись такие гигантские долги.
«Золотой зуб» — это выдуманное название, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Все остальное — правда.
Отчет подтвердил: с деньгами у клиник проблем нет
Как обычно работу мы начали с отчета о движении денежных средств — ДДС. Этот отчет собирают первым, потому что он показывает, откуда в компанию приходят деньги и на что тратятся.
По ДДС «Золотого зуба» стало понятно, почему собственник уверен, что в клиниках нет проблем с деньгами: выручка вдвое превышала операционные расходы. Неплохо!
Собрали ДДС и не увидели у «Золотого зуба» проблем с деньгами
На первый взгляд все хорошо, но финдиректору что-то не давало покоя. Что-то связанное с фразой собственника с первого созвона. Он тогда сказал: «Мы не работаем в кредит или рассрочку, поэтому клиентских долгов у нас нет».
ДДС и правда выглядел так, будто долгов у клиентов нет. Обычно, когда они есть, у компании случаются кассовые разрывы, денег не хватает — и по отчету это видно. А тут всё ровно.
Но финдирское чутье подсказывало: ДДС ДДСом, а дебиторку надо бы проверить. И чутье не обмануло.
→ Дебиторкой, или дебиторской задолженностью, называют те деньги, что клиенты должны бизнесу за уже оказанные услуги или поставленные товары.
Откопали 38 млн ₽ скрытой дебиторки
Итак, собственник был уверен: клиенты ему ничего не должны. Ведь клиники не лечат зубы в кредит и не дают рассрочку. Долгам просто неоткуда взяться. Но финдиректор все же решила проверить, так ли это на самом деле.
С проверкой помогла программа «Инфодент» — это что-то вроде CRM-системы для стоматологов. В «Инфодент» заносят данные клиентов, даты приемов и оплат, там же ведут учет материалов. В программе финдир вытащила отчет по должникам и увидела ЭТО:
Отчет по должникам показал, что клиенты должны стоматологии 38 млн ₽ за уже оказанные услуги
38 млн ₽ должны клиенты. Собственник был в шоке: «Но откуда? Быть такого не может!»
Откуда в стоматологии взялось 38 млн ₽ дебиторки — очень хороший вопрос, потому что вроде и правда неоткуда. С этим и стали разбираться дальше, и нашли причину. Даже две.
❌ Причина 1. Стоматологи выставляли счет за все лечение на первой консультации
Представьте ситуацию: вы пришли к стоматологу на консультацию, допустим, хотите поставить пломбу. Врач оценивает объем работы и выставляет счет. Вы вносите аванс, записываетесь на процедуру, а остаток оплачиваете, когда услуга будет оказана. Вроде нормальная схема.
Но работает эта схема только если лечение короткое: пломба, чистка, отбеливание и так далее.
А если требуется длительное лечение, например исправление прикуса, которое может длиться не один год, начинаются проблемы:
- пациент уходит в другую клинику и не платит за уже полученное лечение;
- врач уволился и «увел» пациента с собой — снова пациент не оплачивает сумму долга;
- врач уволился, пациента передали другому специалисту, а сколько клиент должен за работу предыдущего — непонятно;
- пациент лечится сразу у нескольких специалистов и каждый выставляет свой счет — спустя несколько месяцев непонятно, кому и сколько должен клиент.
Несмотря на проблемы выше, такая система выставления счетов все же могла бы работать, если бы кто-то контролировал оплаты. Но, но, но! Вот это «но» — вторая причина накопления огромной дебиторки ↓
❌ Причина 2. Но! Долги клиентов никто не отслеживал
Финдир начала искать ответственного за контроль оплат по счетам. И не нашла. Хотя подходящие кандидатуры вроде как были:
- в клиниках был администратор, но он только вносил данные клиентов и суммы авансов в «Инфодент»;
- был даже управляющий, но он занимался оформлением налоговых вычетов для клиентов.
¯\_(ツ)_/¯
В итоге накопили миллионы скрытой дебиторки
В любой момент «Золотой зуб» мог узнать, сколько и за что должны клиенты. Достаточно было заглянуть в отчет по должникам в «Инфоденте». Вот только туда никто никогда не заглядывал.
В программе сотрудники клиники выставляли клиенту счет на полную стоимость работ, вносили сумму аванса — и всё. Даже график оплат не распечатывали.
Хорошо, если пациент попался добросовестный и сам приносил деньги. А если нет — никто его не подгонял, просто продолжали лечить.
Бесконтрольность вкупе с выставлением полного счета за лечение приводили к накоплению долгов ↓
Выставляли полный счет на лечение и не контролировали оплату пациентов — так и накопили 38 млн ₽ скрытой дебиторки
Вот и получается: формально в кредит и в рассрочку не работают, но по факту продолжают лечение, даже если пациент за него не платит. Так и накопили 38 млн ₽ скрытых клиентских долгов.
Собрали 6 млн ₽ дебиторки и внедрили поэтапную систему оплаты
38 млн ₽ дебиторки — это не те долги, что можно простить и отпустить. Поэтому финдир с собственником «Золотого зуба» организовали активный сбор дебиторки с пациентов. И еще сделали так, чтобы новых долгов не появлялось.
👎 Было. Никто не следит за долгами. Пациенты вносили аванс, а остальную сумму могли и вовсе не оплатить, даже когда лечение закончилось: никто не напоминал о долге.
👍 Стало. Администратор следит за оплатами в «Инфодент». И обзванивает текущих должников, напоминая, что нужно платить за лечение.
Позвонить должнику — вроде простейшее действие, но раньше так никто не делал. А зря. Только обзвоны позволили всего за месяц собрать 6 млн ₽ дебиторки из 38 млн ₽ ↓
👎 Было. Врачи выставляют полный счет за лечение на первой консультации. При этом даже не распечатывают пациентам график платежей. Те ходят, лечатся, но не всегда помнят об оплатах. В итоге копятся миллионы дебиторки.
👍 Стало. Разбили лечение на этапы. Теперь пациентам выставляют счет на каждый этап лечения: сделали процедуру → оплатил. Так проще всем: пациент платит только за те услуги, что уже получил. А клиника не копит дебиторку, а значит, не замораживает свои деньги в долгах пациентов.
Собственник «Золотого зуба» хотел всего лишь внедрить три управленческих отчета — чтобы еще раз убедиться, что в клинике всё супер. И по отчетам на первый взгляд все так и было.
Но финдир решила копнуть глубже и нашла 38 млн ₽ скрытой дебиторки — о ней в компании никто не знал. А еще она определила причины таких огромных долгов — всё это заняло месяц. А за следующий месяц получилось выбить 6 млн ₽ дебиторки и сделать так, чтобы долги больше не копились.
Так желание собственника собрать три отчета, чтобы просто были, не дало клиникам прошляпить свои миллионы, забыв о должниках. Ну а мы работаем дальше 😎
Найдем скрытые проблемы и наведем порядок
В кейсе стоматологии «Золотой зуб» финансовый директор нашла 38 млн ₽ дебиторки и вскрыла проблемы, которые привели к такой гигантской задолженности. Причин было несколько, но главная — отсутствие контроля за долгами пациентов. Если бы не профессиональное чутье финдира, компания просто подарила бы клиентам свои миллионы.
У нас есть и другие примеры того, как финдиры находили и решали скрытые и не очень проблемы в стоматологиях:
Наши финдиры работают не только со стоматологиями, но и с компаниями из других сфер: от промышленности до салонов маникюра. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличивать прибыль и избавиться от кассовых разрывов.
Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓
Увидите, где вы теряете до 40% прибыли
Бесплатная онлайн-встреча с финансовым директором для предпринимателей
✔️ Готово: ваша заявка на онлайн-встречу с финдиром принята!
В течение рабочего дня позвоним вам, чтобы уточнить детали и подобрать удобное для встречи время. Если не дозвонимся, то напишем в мессенджеры и на почту.