В кризис хочется как можно быстрее сократить расходы, и чтобы это было без вреда для компании, поэтому собственник начинает договариваться с сотрудниками о снижении зарплаты, с арендодателем — об отсрочке платежей за офис, с банками — о более дешевых кредитах. При этом владелец компании часто забывает, что деньги у него лежат практически в кармане. Мы говорим про дебиторскую задолженность — ситуацию, когда вам должны.
Должниками могут быть клиенты и поставщики. Отгрузили клиенту товар с отсрочкой — появилась дебиторка. Заплатили за поставку сырья — опять дебиторка, чтоб ее. Если раздувать дебиторку, получится так, что вам все вокруг должны, а вы сидите без денег. В этой статье расскажем, как управлять дебиторской задолженностью, чтобы у вашей компании было как можно больше свободных финансов.
1. Назначьте ответственного сотрудника
Чтобы держать дебиторку под контролем, первым делом нужно определиться, с кого можно спросить. Назначить ответственным можно бухгалтера, юриста, финансиста или даже отдельного специалиста — смотрите по их загруженности.
2. Держите дебиторку перед глазами
Чтобы снизить дебиторку, необходимо сначала выявить ее и собрать в одной таблице.
3. Измените систему мотивации
Привяжите выдачу премий и бонусов к моменту поступления денег от клиентов. Если ваши менеджеры просто заключают договоры и потирают руки, то у них нет мотивации контролировать оплату клиентов. Создайте такую мотивацию — и дебиторка начнет таять на глазах.
4. Предлагайте клиентам досрочно оплатить поставки
За досрочную оплату можно предложить скидки с цены товара или стоимости поставки. Так вы потеряете часть прибыли, но сократите период оборачиваемости дебиторской задолженности — и усилите приток денег.
Не переборщите со скидками, чтобы не начать работать в убыток. Лучше прочитайте нашу статью → Как рассчитать скидку
5. Напоминайте клиенту о себе
С клиентами приятно всегда оставаться друзьями, поэтому напомните о себе по-дружески за 5—10 дней до наступления срока платежа. В большинстве случаев клиенты оценят заботу и оплатят вовремя.
6. Составьте акт сверки с дебиторами
Акт сверки — документ, с которым вы и ваш клиент можете убедиться, что у вас одна и та же информация о платежах. Бывает, что менеджер на стороне вашего клиента что-то перепутал и не перевел вам деньги, а директор и не в курсе. Когда отправите директору акт сверки, он сравнит его с платежами по расчетному счету, и станет ясно, кто кому должен.
7. Напишите претензию дебиторам
Если задолженность просрочена, претензия поможет должнику понять, что вы не забыли про деньги и намерены их получить. Сообщите в претензии, что у клиента есть неоплаченный долг, вы готовы начислить пени и штрафы за нарушение сроков, а в случае чего — обратитесь в суд.
8. Продайте долг
Если долг безнадежен или не хочется возиться, его можно продать факторинговым компаниям или банкам. Права на долг переходят фактору, а вы получаете деньги здесь и сейчас. Теперь дебиторка вашего клиента — проблема фактора. Когда фактор взыщет долг, вы получите остаток суммы минус комиссия. Фактор пришлет небольшую сумму, но лучше синица в руке.
9. Подайте в суд на должника
Бывает, что претензия не подействовала на должника, а продавать долг совсем уж не выгодно. Обращайтесь в суд. Это долго и дорого, но надежно.
После положительного решения суда в вашу пользу не всегда должники бегут рассчитываться по долгам. В таких случаях, чтобы вернуть деньги необходимо постоянно напоминать о долге приставам.
10. Спишите безнадежную дебиторку
Если вообще никак не получилось вернуть деньги, их нужно списать. Этим вы уменьшите налоговую базу по налогу на прибыль.
