Отчёты, без которых нельзя вести предпринимательскую деятельность, — это бухгалтерская отчётность. Налоговая начислит штраф, если не отчитаться вовремя. Но это с точки зрения закона.
А что насчёт развития? Можно ли развивать бизнес без анализа управленческой отчётности? В статье рассказываем, почему финансовые отчёты всё же нужны и какие из них помогут в развитии своего дела.
Содержание
Управленческие и бухгалтерские отчеты — это одно и то же?
Какие есть отчеты, связанные с продажами и закупками
FAQ: отвечаем на частые вопросы
Зачем предпринимателю нужны отчёты: в двух словах
Настроим управленческий учёт в вашей компании и поможем развить бизнес
Управленческие и бухгалтерские отчеты — это одно и то же?
Разница между бухгалтерскими и управленческими отчётами заключается не только в содержании, но и в их конечных получателях и решаемых задачах.
Бухгалтерская отчётность в первую очередь ориентирована на налоговую службу и службы гос. статистики. Её основная цель — предоставить требуемую информацию для выполнения обязательств перед государством.
Здесь отчётность должна быть предоставлена в установленные сроки, а её достоверность оценивается с точки зрения соответствия формальным стандартам.
Управленческие решения на основе такой информации принимать трудно, поскольку бухгалтерская отчётность формируется с некоторым запозданием и ориентирована на прошлые периоды. Также она не отражает полноты информации.
Управленческие отчёты, напротив, предназначены для собственников бизнеса и руководителей. Их цель — поддержка принятия оперативных решений. В отличие от бухгалтерской отчётности, управленческие отчёты предоставляют актуальную и детализированную информацию, необходимую для понимания текущего состояния дел в компании.
Их формируют для трёх уровней менеджмента: собственников, топ-менеджеров и линейных сотрудников. Эти отчёты должны быть составлены так, чтобы собственники и руководители могли быстро реагировать на изменения ситуации, выявлять проблемные точки и использовать возможности для роста.
Управленческая отчётность — это «живые» документы, которые помогают ответить на ключевые вопросы: «Что происходит сейчас в компании?» и «Куда мы движемся?»
Какие есть отчёты, связанные с продажами и закупками
Эффективная система отчётности позволяет не только отслеживать текущее состояние дел, но и выстраивать стратегию для достижения запланированных целей. Ниже рассмотрим основные отчёты, с помощью которых можно контролировать продажи и закупки.
Отчёты по продажам
-
План продаж. А также фиксация факта и анализ отклонений от плана. Без чётко прописанных целей команда не сможет эффективно работать. План должен быть разбит по периодам (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) и включать целевые показатели по каждому менеджеру. С их помощью вы сможете отслеживать текущие результаты и конверсии на каждом этапе воронки продаж.
-
Показатели KPI. Важно установить ключевые показатели эффективности (KPI) для каждого сотрудника отдела продаж. Отчет по KPI отражает как плановые показатели, так и фактические результаты, позволяя оценить эффективность работы менеджеров. Он привязан к системе мотивации менеджеров.
Отчеты по закупкам
-
ABC- и XYZ-анализ. ABC-анализ помогает определить, какие товары приносят наибольшую выручку и маржу, в то время как XYZ-анализ характеризует стабильность спроса на эти товары. В совместном применении оба анализа позволяют строить эффективную ассортиментную матрицу.
-
Ассортиментная матрица. Этот отчет отображает ассортимент товаров, который компания предлагает своим клиентам. На его основе можно принимать обоснованные решения о закупках, исключениях или добавлениях в портфель продуктов.
-
Точка заказа. Здесь учитываются временные рамки, необходимые для доставки товаров, а также текущие и страховые запасы. С помощью этого отчёта вы сможете своевременно осуществлять закупки и избегать дефицита.
Контроль за продажами и закупками не может существовать в изоляции. Все вышеперечисленные отчёты должны быть интегрированы в общую финансовую отчётность компании. Это позволит руководству видеть полную картину и принимать обоснованные решения.
Например, если расходы на закупки растут, а маржа снижается, — это сигнал о необходимости анализа покупок и корректировки стратегии.
Отчеты для учета материальных запасов
Материальные запасы играют ключевую роль в управлении бизнесом, особенно в сфере розничной торговли и дистрибуции. Разобраться в нюансах управления запасами — значит избежать множества потенциальных проблем, связанных с неликвидными товарами, лишними затратами, а также с потерями и кражами.
Запасы — это остатки товаров, которые компания хранит на своих складах. Как правило, они отражают состояние бизнеса на определенный момент, однако не всегда могут показать реальное положение дел.
Проблема низкой ликвидности сырья и материалов, то есть товаров, которые либо долго не продаются, либо вовсе не будут востребованы, может возникнуть, если процессы закупки и продажи не согласованы.
Вроде бы задача закупщика проста: увидеть, что товар пользуется спросом, и закупить его. Но на практике встречаются ситуации, когда товар закупают на основе неполной информации.
Пример
Менеджер по закупкам заметил рост заказов по отдельным позициям товара и решил их закупить. Однако рост продаж был вызван искусственно. Менеджеры по продажам активно распродавали неликвидные товары по сниженным ценам, чтобы хоть кто-то их купил. Соответственно, выручка от продаж дала ложное представление о качестве ассортимента. Склад был снова заполнен неликвидом.
Согласование действий отделов компании поможет более точно формировать ассортиментную матрицу, а значит, уменьшить риски ненужных закупок.
Если в компании не внедрена автоматизированная система учёта, то ведение аналогового учёта с помощью таблиц может привести к ошибкам — товары могут не приходоваться, отчеты могут не сходиться, а это всё влияет на прибыль.
Реализация + Остатки на конец периода = Расход
Если формула не сходится, это сигнал о том, что что-то пошло не так. Проблема может быть в пропущенных поставках, недопонимании между отделами или неверной отчётности.
Регулярные инвентаризации помогают обнаружить расхождения и подтверждают точность учётной системы. Ревизии должны проводиться на постоянной основе, чтобы картина по запасам была актуальной.
FAQ: отвечаем на частые вопросы
Отвечает Дарья Грачёва, финансовый директор компании «Нескучные финансы»↓
Как понять, от каких запасов нужно избавиться?
Касаясь оборотных активов, важно обратить внимание на неликвидные запасы. Для успешного управления запасами необходимо понимать, что считать неликвидом. Параметры могут варьироваться: некоторые компании считают неликвидом товары, которые хранятся на складе более года, другие — больше трёх месяцев. Для эффективного управления этим процессом необходимо наличие чёткого плана действий. Вы можете назначить ответственного сотрудника, который будет следить за процессом и работой по распродаже ненужных запасов.
Удаление ненужных активов и управление неликвидными запасами поможет не только оптимизировать расходы, но и сосредоточить ресурсы на более важных и прибыльных направлениях бизнеса. Высвобожденные средства можно направить на более оборачиваемые позиции.
Как понять, сколько денег нужно оставить на закупку материалов/оборудования/маркетинг?
Управление финансами включает в себя стратегические решения о том, сколько средств можно выделить на закупку или как распределять ресурсы. Основой для этих решений должна стать финансовая модель компании.
Это не просто набор цифр или операционный отчет — это сложный инструмент, позволяющий прогнозировать различные сценарии и моделировать, сколько денег останется в компании в будущем. Если бизнес сталкивается с недостатком средств, большим количеством направлений или рискованной долговой нагрузкой, даже самая совершенная финансовая модель может оказаться недостаточной для решения всех проблем.
В таких случаях необходимы более детализированные отчёты, например, отчет об управлении оборотным капиталом. Оборотный капитал включает дебиторскую задолженность и запасы за вычетом кредиторской задолженности. Необходимо проанализировать каждый из этих элементов, чтобы разобраться, где можно освободить деньги, и сделать это с максимальной глубиной и точностью.
Зачем предпринимателю нужны отчёты: в двух словах
-
Управленческая отчётность нужна не для отчётности как таковой, а для понимания, как обстоят дела в компании, и возможности развивать бизнес.
-
Помимо прибыли и убытков важно отслеживать и другие показатели, например, продажи, остатки на складе, контроль дебиторской задолженности.
Настроим управленческий учёт в вашей компании и поможем развить бизнес
Если вы хотите держать под контролем ситуацию в вашей компании и, кроме того, иметь возможность развивать бизнес, обгоняя конкурентов, — обратитесь к Нескучным. Внедрение, анализ финансовой отчётности и управление ею — экспертная область наших финансовых директоров. Они знают, как на основании полученных данных составить финансовую модель вашего бизнеса и сделать так, чтобы прибыли стало ещё больше. Например, так мы уже помогли нашим клиентам:
И таких историй сотни! Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы.
Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓
Комментарии