Что такое АУП и какие сотрудники относятся к административно-управленческому персоналу

Обычно собственник вспоминает про АУП, когда открывает отчет по зарплатам и удивляется: товар делают десять человек, а согласуют, проверяют и перекладывают отчеты еще пятеро. Эти пятеро могут быть лишней прослойкой, а могут удерживать бизнес от хаоса и дорогих ошибок. Разобраться помогает не название должности, а работа человека. АУП — административно-управленческий персонал: сотрудники, которые управляют компанией и создают условия для работы основной команды.

Базовые отчеты для наведения порядка в бизнесе

Топ-23 бесплатных отчетов. Уже более 10 000 предпринимателей пользуются нашими шаблонами

Получить

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

АУП: расшифровка и определение

Кто входит в состав АУП

Чем АУП отличается от производственного персонала

Как классифицировать сотрудников со смешанными функциями

Как учитывать расходы на АУП

Как понять, что АУП уже раздут

Штатное расписание, инструкции и вклад АУП

Как оценивать вклад АУП, если он напрямую не создает выручку

Что делать, если административные расходы растут слишком быстро

Типичные ошибки при организации АУП

Вопрос-ответ

АУП: расшифровка и определение понятия

АУП расшифровывается как административно-управленческий персонал. В эту группу входят люди, благодаря которым собственник понимает, куда движется компания, сколько у нее денег, кто отвечает за результат и где назревает проблема. Они ставят цели, считают, нанимают, оформляют документы и следят за сроками. Сами товар они обычно не производят, но без их работы производство быстро начинает буксовать.

Единого списка должностей, который подошел бы каждой компании, нет. Бухгалтер на заводе и бухгалтер в консалтинговом агентстве могут называться одинаково, но выполнять разные роли. Поэтому критерии АУП лучше закрепить внутри компании — в учетной политике, положении об оплате труда или отдельном регламенте. Тогда расходы не придется каждый месяц перекладывать из одной статьи в другую.

Какие функции выполняет административно-управленческий персонал

Управленческая работа начинается со стратегии: куда идет бизнес и какие ресурсы ему понадобятся. Дальше планы нужно превратить в задачи, распределить ответственность и проконтролировать сроки. Параллельно кто-то держит деньги и бюджеты, кто-то собирает команду, а кто-то следит за договорами, документами и административными рисками. В небольшой компании все это может делать пара человек. В крупной — отдельные подразделения.

Поэтому должность редко укладывается в одну аккуратную ячейку. Коммерческий директор, например, одновременно определяет стратегию продаж и организует работу отдела. Он отвечает не только за цифру в плане, но и за то, кто и каким способом до нее дойдет. Теперь посмотрим, какие должности чаще всего оказываются в составе АУП и где начинаются спорные случаи.

Кто входит в состав АУП: должности и подразделения

Высшее руководство и топ-менеджмент

С верхним уровнем обычно проще всего. Генеральный, исполнительный, финансовый и коммерческий директора не делают отдельную деталь и не оказывают одну конкретную услугу. Их продукт — управленческие решения: куда идет компания, какие ресурсы берет, кто отвечает и по каким цифрам команда поймет, что дошла.

Руководители среднего звена

На среднем уровне название должности уже не дает готового ответа. Руководитель проекта, РОП или начальник смены относится к АУП, пока его основная работа — управлять людьми и процессом. Если начальник смены большую часть дня стоит у станка и только иногда подписывает документы, перед нами скорее производственный сотрудник. В пограничных случаях зарплату можно разделять по функциям.

Финансы, HR, юристы, IT и офис

С бэк-офисом та же история. Бухгалтерия, финансовый отдел, HR, юристы, офис-менеджеры, секретари и внутренние IT-специалисты часто относятся к АУП, но решает контекст. Бухгалтер в бухгалтерском агентстве создает услугу для клиента — значит, это основной персонал. Главбух на производстве обслуживает весь бизнес, отвечает за учет, налоги и риски — значит, его логично отнести к АУП. Несколько типичных примеров собрала в таблице.

Чем АУП отличается от других категорий персонала

Если коротко, производственный персонал делает то, за что платит клиент. АУП выстраивает вокруг этой работы систему: кто принимает решение, откуда берутся деньги, как контролируется качество и что происходит, если срок сорван. Есть еще вспомогательный персонал — он поддерживает само производство. Разницу удобнее увидеть на примерах.

Как классифицировать сотрудников со смешанными функциями

Трудности начинаются не с директора или рабочего, а с пограничных должностей. Начальник цеха может руководить сменой, а потом сам вставать к станку. Шеф-повар — управлять кухней или лично создавать продукт, ради которого приходят гости. Методист — разрабатывать стандарты или вести половину учебной нагрузки. В таких случаях я разбираю не должность, а обычную рабочую неделю человека.

Сначала смотрю, на что уходит большая часть времени. Если человек преимущественно ставит задачи, распределяет ресурсы и контролирует результат, его можно относить к АУП. Если он сам производит товар или оказывает услугу клиенту, это основной персонал. Граница в 50% помогает принять рабочее решение, но иногда, для сложных случаев, этого не достаточно.

Тогда смотрю на влияние. Может ли сотрудник распоряжаться бюджетом, нанимать и увольнять, менять правила для других подразделений, принимать решения о стратегии? Чем больше таких полномочий, тем ближе роль к управленческой — даже если в календаре хватает операционных задач.

Если сомнения остались, задаю последний вопрос: кто первым почувствует отсутствие этого сотрудника? Если генеральный директор — потому что некому собрать цифры, организовать людей и удержать систему, — роль управленческая. Если клиент получит худший продукт или останется без услуги, перед нами основной персонал. После такой проверки список АУП становится гораздо честнее.

Как учитывать расходы на АУП: бухгалтерский и управленческий смысл

Когда список сотрудников определен, можно переходить к деньгам. В управленческом учете затраты на АУП обычно собирают в административных или управленческих расходах: ФОТ, страховые взносы, премии, обучение, командировки, сервисы, рабочие места и аутсорс непрофильных функций. Так собственник видит, сколько стоит не производство продукта, а управление компанией.

Но сама строка «АУП» мало о чем говорит. Важна ее динамика рядом с выручкой и прибылью. Расходы могли вырасти потому, что бизнесу действительно понадобились финдир и HR. А могли — потому что один отчет теперь согласуют три человека и ни один не отвечает за итог. Цифры показывают отклонение, а причину все равно приходится искать в процессах.

Когда зарплата АУП может попадать в себестоимость

Не вся зарплата управленца автоматически остается в административных расходах. Если руководитель проекта работает только над одним заказом, его труд может стать прямой затратой этого проекта. Зарплату начальника цеха, который постоянно контролирует выпуск конкретной продукции, можно распределять на себестоимость по выбранной базе. Прораба на стройке часто учитывают в смете объекта. Здесь важна реальная связь с продуктом, а не слово «руководитель» в должности.

На скриншоте ОПиУ видно, как это выглядит в отчете: административные расходы находятся внутри косвенных и не смешиваются с производственными и коммерческими затратами.

Показатели эффективности АУП

Одного ощущения «офис стал слишком дорогим» недостаточно. Я начинаю с трех показателей.

Доля ФОТ АУП в выручке = ФОТ АУП / Выручка × 100%.

Доля ФОТ АУП в общем ФОТ = ФОТ АУП / Общий ФОТ × 100%.

Важна не только текущая цифра, но и то, как она меняется месяц за месяцем.

Для первой оценки я использую такие ориентиры: на производстве доля ФОТ АУП в выручке часто находится в диапазоне 5–10%, в услугах — 10–15%, в IT может доходить до 20%. Доля ФОТ АУП в общем фонде оплаты труда обычно настораживает после 25–30%. Это не норматив и не повод немедленно сокращать людей. Ориентир нужен, чтобы заметить отклонение и задать вопросы; в регулируемых отраслях и госзаказе цифры нужно сверять отдельно.

Автоматизация и аутсорсинг

Если показатель растет, новый сотрудник — не единственный ответ. Сначала проверьте, можно ли убрать ручную операцию, автоматизировать ее или передать на аутсорс. Зарплатный и кадровый учет, электронный документооборот, выгрузки из банка и регулярные отчеты нередко дешевле один раз настроить, чем каждый месяц оплачивать перекладывание данных. Аутсорс полезен там, где функция нужна редко и не загружает специалиста на полный день.

Как понять, что АУП уже раздут

Проблема не в том, что «офисных много». Проблема начинается, когда управленческая система дорожает, а решения принимаются все медленнее. Обычно это видно по нескольким сигналам: начальников становится почти столько же, сколько исполнителей, ФОТ АУП растет быстрее выручки, согласования тянутся неделями, а вклад конкретного руководителя никто не может объяснить ни через деньги, ни через сроки, ни через снижение рисков.

Есть простой способ проверить ощущение цифрами. Попросите каждого управленца выписать пять главных результатов за неделю — именно результатов, а не действий. Если в ответе в основном «переслал письмо», «согласовал таблицу» и «напомнил коллеге», разбирать нужно функцию и ответственность. Это еще не повод увольнять человека, но уже повод спросить, за какой итог ему платит компания.

Почему нельзя просто взять и сократить АУП

Но результаты такого теста не означают, что половину офиса нужно сокращать завтра. Убрали главбуха без передачи функции — получили налоговые претензии. Отказались от контроля качества — выросли брак и срывы поставок. Оставили компанию без HR в период найма — вакансии зависли, а команда перегружена. Плохое управление стоит дорого, даже если в момент сокращения ФОТ выглядит лучше.

Поэтому я начинаю не со списка фамилий, а со схемы функций. Если финансовый контролер, экономист и плановик готовят три версии одного отчета, компании не нужны три отчета — ей нужен один ответственный и один источник данных. Если руководитель переделывает работу подчиненных, сокращение команды не исправит ситуацию: сначала придется навести порядок в делегировании и правилах контроля.

Типичные ошибки при организации работы АУП

• Считать всех офисных сотрудников АУП. Компьютер на столе еще не делает человека управленцем.

• Записывать менеджера по продажам в АУП только из-за слова «менеджер». Если он продает, это коммерческий персонал.

• Не фиксировать критерии классификации. В спорной ситуации никто не понимает, почему один сотрудник в АУП, а другой нет.

• Оценивать АУП только по выручке. Юрист, бухгалтер или HR часто влияют на прибыль через предотвращенные потери и экономию.

• Раздувать штат вместо автоматизации. Если через неделю после исчезновения функции ничего не поменяется, возможно, ее не нужно держать внутри.

Штатное расписание, инструкции и вклад АУП

Когда функции разобраны, договоренности нужно закрепить. В штатном расписании АУП удобно выделить отдельным блоком: руководство, финансовую команду, HR, юридическую и административную поддержку. Тогда ФОТ проще планировать, а зарплату конкретной должности не приходится каждый месяц переносить между статьями расходов.

На примере в таблице каждая должность связана со статьей ОПиУ «З/п административного персонала». Один взгляд на нее показывает, чьи зарплаты попадают в административные расходы. Если состав команды меняется, отчет обновляется по понятному правилу, а не по памяти бухгалтера или финдиректора.

Штатного расписания недостаточно: из него видно, где числится человек, но не за что он отвечает. Поэтому в должностной инструкции я фиксирую права, зону решений и ожидаемый результат. Для управленческой роли важны формулировки «управляет», «контролирует», «утверждает», «распределяет ресурсы», «отвечает за результат». Если инструкция состоит из «выполняет», «регистрирует» и «заполняет», перед нами, скорее всего, операционная работа под управленческой вывеской.

Как оценивать вклад АУП, если он напрямую не создает выручку

Документы расставляют ответственность, но собственнику все равно нужен ответ на главный вопрос: какую пользу приносит АУП? Здесь не всегда получится провести прямую линию до выручки. Вклад юриста виден в предотвращенных исках, HR — в стоимости и скорости найма, бухгалтера — в налоговых рисках, которых удалось избежать. У управленца должен быть измеримый результат, просто он не всегда называется продажей.

Вот как это выглядит в жизни. В одной компании я заметила крупные остатки на счетах: деньги лежали без движения и ничего не приносили. Мы посчитали возможный доход и показали результат руководству. После этого свободные средства начали размещать на овернайт, и за год компания дополнительно заработала 1,39 млн ₽. В другом бизнесе бухгалтер размещала свободные деньги на коротких депозитах и приносила около 140 тыс. ₽ в месяц. Ни бухгалтер, ни юрист не продают напрямую, но их решения вполне можно увидеть в деньгах.

Другой пример — не дополнительный доход, а предотвращенные потери. По прогнозу выручки я заранее увидела, что со следующего года компании придется платить НДС. Команда успела перенастроить ПО и подготовить процессы. Без этого предупреждения переход пришлось бы делать в авральном режиме — с риском ошибок, штрафов и пеней.

Система мотивации команды

Как сделать, чтобы глаза горели не только у собственника

Скачать материалы

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

Что делать, если административные расходы растут слишком быстро

Если административные расходы растут быстрее бизнеса, не начинайте с вопроса «кого уволить». Сначала разложите работу АУП по функциям и отметьте, без каких компания действительно остановится. Затем найдите дубли и ручные операции, которые можно автоматизировать. Редкие задачи сравните со стоимостью аутсорса. Только после этого устанавливайте лимит ФОТ и показатели для руководителей. Такой порядок помогает убрать лишние расходы и не сломать то, на чем держится компания.

Часто задаваемые вопросы

Эксперт Наталия Береговая

Финдир НФ

Что такое АУП и как расшифровывается эта аббревиатура?

АУП — административно-управленческий персонал. Эти сотрудники не производят товар или услугу напрямую, а управляют людьми, деньгами, правилами и рисками компании.

Кто относится к административно-управленческому персоналу?

Чаще всего к АУП относят директора, финдиректора, руководителей отделов, бухгалтерию, HR, юристов, офис-менеджеров и внутренних IT-специалистов. Но окончательное решение принимают по функции: человек управляет системой или сам создает продукт для клиента.

Обязательно ли официально выделять АУП в компании?

Для управленческого учета — да. Иначе собственник не увидит, сколько стоит управление компанией и почему административные расходы растут.

На каком счете учитываются расходы на АУП?

В бухгалтерском учете счет зависит от учетной политики и характера конкретных расходов. В управленческом учете затраты на АУП обычно собирают в административных или управленческих расходах, чтобы отдельно видеть себестоимость продукта и стоимость управления.

Когда стоит передать функции АУП на аутсорсинг?

Аутсорс стоит рассмотреть, если функция нужна время от времени, требует узкой экспертизы или не загружает сотрудника на полный день. Так часто передают кадровый учет, отдельные юридические проверки, часть бухгалтерии и разовые финансовые расчеты.

АУП: в двух словах

• АУП — не «все офисные», а сотрудники, которые управляют системой.

• Главный критерий — функция, а не название должности.

• Расходы на АУП важно отделять, чтобы видеть реальную себестоимость и управленческую нагрузку.

• Раздутый АУП не лечится увольнениями вслепую: сначала нужна инвентаризация функций, ответственности и повторяющихся согласований.

Поможем понять, кто в команде создает прибыль, а кто только добавляет согласования

Когда мы разбираем АУП вместе с собственником, то начинаем не со списка фамилий, а с функций, расходов и ответственности. Так становится видно, какие управленческие роли действительно нужны бизнесу, где сотрудники дублируют друг друга, почему ФОТ давит на прибыль и какие процессы выгоднее автоматизировать или передать наружу.

По смежным задачам пригодятся кейсы НФ:

• Как оптимизировали отдел продаж и снизили расходы

• Как мотивация и контроль помогли увеличить маржинальность на 15%

• Как агентство сократило точку безубыточности на 42%

Интересное по теме

Если хотите глубже разобраться в управлении, налогах и процессах, посмотрите материалы Газеты НФ:

• Как оценить эффективность сотрудников: KPI на практике

• План продаж не выполняется: почему и что делать

• Воронка продаж. С нее начинается планирование

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓