Клиент задерживает оплату: как избежать кассовых разрывов и строить финучет при долгих оплатах

Долгий срок оплаты по договору — это не плохо и не хорошо. Всё зависит от предпринимателя и от настроек бизнес-процессов. Для одного собственника долгие платежи критичны, и компания может не выжить. А другой умеет планировать и заранее учитывает все риски отложенных денежных поступлений. 

Бывают и другие ситуации, когда деньги долго идут к вам на счет, если клиенты не соблюдают сроки по договору и не платят вовремя. Чем это грозит и как действовать, чтобы бизнес не пострадал, разберем в статье. 

Содержание

Как срок оплаты по договору влияет на бизнес поставщика

Как организовать финучет, если договор предусматривает долгий период оплаты

Причины задержки оплаты от клиента

Как избежать задержки оплаты от клиента

Что делать, если клиент задерживает оплату

Клиент задерживает оплату: частые вопросы собственников

Клиент задерживает оплату: в двух словах

Поможем настроить финучет, чтобы разобраться с дебиторской задолженностью и кассовым разрывом

Как срок оплаты по договору влияет на бизнес поставщика

Предоплата 100% — самый лучший срок оплаты для бизнеса. Часть денег авансом и вторая часть после предоставления услуги или отгрузки товара — еще один хороший сценарий. Но бывает, что договоренности другие и оплата по договору поступит нескоро. Это может стать проблемой для компаний, где нет грамотного управленческого учета. Особенно когда речь идет о крупных суммах.

При долгом сроке оплаты может сложиться ситуация, когда в бизнесе не будет свободных денежных средств. Появляется угроза кассового разрыва — деньги поступят через несколько месяцев, а компания уже сейчас должна выполнять свои обязательства: закупать материалы, производить товар, оказывать услуги, платить сотрудникам. Средств на это может просто не хватить, придется брать кредиты.

Как организовать финучет, если договор предусматривает долгий период оплаты

Если бизнес заключает договора с долгими сроками оплат, то придется построить работу так, чтобы подобные отсрочки не привели к кассовому разрыву.

 На помощь придут финансовый учет и финансовое планирование. Вот минимальный набор документов, обязательных для компаний с долгими платежами: 

• Отчет о движении денежных средств (ДДС). Он фиксирует факты: сколько денег пришло в компанию, сколько и на что потрачено, какой остаток на расчетных счетах и в кассе, хватает ли средств на текущие расходы. Идеально, если ДДС заполняется каждый день. Допустимо раз в неделю, но не реже.

• Платежный календарь. Нужен для краткосрочного планирования — на ближайший месяц. В нем прописывается, сколько денег и от кого мы ожидаем, сколько и кому мы сами должны заплатить. Важно вносить поступления и свои расходы не общей суммой, а расшифровывать статьи по контрагентам и контрактам на отдельных строках.

Это нужно на случай кассового разрыва — можно посмотреть список контрагентов и решить, с кем из клиентов договориться об ускорении платежей, а у кого из поставщиков попросить отсрочку оплаты. 

Пример таблицы, в которой расписываются плановые поступления и платежи по каждому контрагенту

• Бюджет движения денежных средств. Поможет, если платежного календаря не хватает для планирования. БДДС нужен для планирования денежных потоков в длительной перспективе — обычно его составляют на 12 месяцев. В нем фиксируются все предполагаемые приходы и расходы денег: оплаты от клиентов, кредитные выплаты, зарплаты, налоги, инвестиции в материалы и другое. БДДС позволяет оценить общую финансовую ситуацию и возможности компании.

• Финмодель. Позволит проиграть различные сценарии развития бизнеса. Например, что будет в случае долгих платежей от клиентов, как это повлияет на существование и развитие компании, сколько получится заработать и где будут эти деньги —  например, в дебиторской задолженности или в запасах.

• Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ). Показывает эффективность работы компании независимо от длительности платежей. По ДДС может быть видно отсутствие денег, при этом ОПиУ покажет прибыль. Это значит, что деятельность эффективна, но деньги где-то «спрятаны» — возможно, в дебиторской задолженности.

Все перечисленные документы важны не только при долгих сроках оплаты по договору — они помогут справиться и в ситуации, когда клиенты не выполняют свои обязательства и не платят вовремя. 

Причины задержки оплаты от клиента

Ситуации всегда разные, но истинных причин обычно не больше пяти. Вот камни преткновения, по которым клиент может не выполнять свои финансовые обязательства: 

• Временные финансовые трудности. Например, у клиента сгорел офис, случилась налоговая проверка или вся отрасль пострадала из-за финансового кризиса.

• Клиент не согласен с качеством купленного товара или предоставленной услуги и отказывается платить.

• Проблемы со счетом. Например, ошибка в сумме и реквизитах. Или счет вообще потерялся и не дошел до бухгалтерии.

• Долгое согласование счета внутри компании-плательщика.

• Просто забыли оплатить.

Любая причина задержки оплаты может привести к неприятным последствиям для вашего бизнеса — если не научиться работать с клиентской задолженностью. 

Как избежать задержки оплаты от клиента

Чтобы бороться с задержками оплаты, надо как минимум про них знать. Иногда компании даже не представляют, сколько у них должников и какие суммы застряли у клиентов. Без настроенного учета и финансового планирования сложно контролировать дебиторскую задолженность, поэтому первым делом компания должна организовать финучет. 

Количество просроченных платежей можно сократить, если соблюдать ряд правил:

• Четко прописывайте в договоре условия. Зафиксируйте сумму, срок и способ оплаты, реквизиты для перевода денег, размеры штрафа при просрочке платежей. Пропишите также условия возврата: какие неполадки считаются допустимыми, а какие критичными, при каких условиях клиент имеет право не оплачивать товар или услугу.

• Напоминайте о сроках платежа. Не все ваши контрагенты ведут платежные календари и следят за графиком оплат. Так что лучше подстраховаться и позвонить в бухгалтерию клиента за неделю до срока платежа. Непосредственно в день оплаты можно продублировать напоминание и убедиться, что деньги перечислены на ваш счет.

• Отправляйте счета через ЭДО. Тогда они точно не затеряются по пути от менеджера до бухгалтера. Не допускайте небрежности в счете: проверяйте реквизиты, сумму и назначение платежа, жирным шрифтом прописывайте в счете срок оплаты.

Что делать, если клиент задерживает оплату

Главная беда не вовремя поступивших денег — кассовый разрыв. Допустим, по договору клиент должен внести крупную сумму к 1 сентября, под эту дату запланированы расходы. Денег нет — вся спланированная модель разваливается. 

В идеале таких ситуаций нельзя допускать. Но что делать, если должники всё равно появляются? В этом случае самый простой способ получить свои деньги — поговорить с клиентом. 

→ Благоприятный сценарий 

1. Узнать причины задержки. Возможно, менеджер просто забыл передать счет в бухгалтерию. Или клиент посчитал сумму незначительной и отложил платеж. 

2. Напомнить условия по контракту. Объяснить, почему для вас важна оплата именно сейчас

3. Договориться о том, как и когда будет погашена задолженность. 

Переговоры пройдут легче, если сохранять спокойный тон, проявлять гибкость и идти на компромиссы. Например, можно предложить клиенту рассрочку платежа или принять часть долга бартером. 

→ Менее желательный сценарий 

Если клиент отказывается от переговоров или занимает агрессивную позицию, придется взыскивать долг через суд. Лучше всего сразу подключить юристов и предупредить об этом должника. Уже на этом этапе клиент может быстро уладить проблему с задолженностью. 

Юрист начинает с того, что отправляет должнику досудебную претензию. Это документ, в котором подробно изложены суть проблемы и требования к должнику. Досудебная претензия отправляется официальным письмом на адрес компании. 

Образец досудебной претензии с требованием оплатить задолженность

По закону должник не обязан отвечать на досудебную претензию или выполнять предъявленные требования. В этом случае нужно подождать 30 календарных дней и можно отправляться в суд. 

→ Так тоже бывает

Еще один вариант решения вопроса с задолженностью — списать ее как безнадежную. Компании так делают, когда речь идет о незначительных суммах, ради которых не стоит судиться. Или когда клиент недоволен качеством выполненных услуг и тяжба может затянуться на долгое время. 

Клиент задерживает оплату: частые вопросы собственников

Эксперт Марьям Хабибуллина

Финдир НФ

Помогут ли скидки, если клиент задерживает оплату?

Чтобы ускорить платежи от клиента, можно предложить клиенту скидку или какую-то дополнительную выгоду, например бесплатную доставку, услугу консультанта или дополнительную единицу товара. Но скидки не помогут, если у компании-должника просто нет сейчас денег расплатиться с вами. В этом случае лучше договариваться не о скидках, а о рассрочке платежа.

Клиент постоянно задерживает оплату. Не лучше ли просто отказаться от него?

Оцените, какой объем выручки вы получаете от проблемной компании. Например, у вас есть давний клиент, который платит нерегулярно — то ежемесячно, то раз в квартал или даже раз в полгода. Но он приносит 40% всей вашей выручки. Отказываться от такого клиента не стоит. Нужно просто предусмотреть в платежном календаре поступления по самому негативному сценарию. Если клиент заплатит вовремя — отлично. Если задержит оплату — нестрашно, вы это предвидели.  

А вот от мелких компаний, которые небрежно относятся к своим финансовым обязательства, можно и отказаться. Это лучше, чем трепать себе нервы и тратить ресурсы на выбивание задолженностей. 

Поможет ли факторинг?

Факторинг — продажа долга, например банку. Это один из способов получить деньги от безнадежного клиента. Услуга не бесплатная: компания, которая забирает вашу дебиторку, оставляет себе комиссию, иногда немаленькую. Но для бизнеса, который попал в кассовый разрыв и остро нуждается в деньгах прямо сейчас, факторинг может стать выходом из ситуации.

Клиент задерживает оплату: в двух словах

• Долгий срок оплаты по договору может стать проблемой для компании — возникает кассовый разрыв, когда у бизнеса нет свободных денег на выполнение обязательств перед клиентами, на зарплаты и налоги. Решением будут грамотный управленческий учет и финансовое планирование.

• Финучет поможет также свести к минимуму ущерб от дебиторской задолженности.

• Чтобы избежать задержек платежей от контрагентов и не допустить кассового разрыва, нужно следить за дебиторской задолженностью, плотно работать с платежным календарем, внимательно составлять клиентские договоры и контролировать их соблюдение.

• Прежде чем обращаться в суд, нужно попытаться мирно решить вопрос с должником: провести переговоры, напомнить про обязательства, направить досудебную претензию. Чаще всего этого бывает достаточно, чтобы клиент погасил задолженность.

Поможем настроить финучет, чтобы разобраться с дебиторской задолженностью и кассовым разрывом

Кассовый разрыв из-за дебиторской задолженности — вещь неприятная, но не смертельная для бизнеса. Наши финдиры часто сталкиваются с этой проблемой и умеют настраивать процессы так, чтобы компания забыла про нехватку денежных средств и могла сосредоточиться на развитии. Вот несколько примеров:

• Нашли 10 способов, как выйти из кассового разрыва

• Увеличили чистую прибыль в 14 раз и сократили дебиторку

• Избавились от кассового разрыва и накопили резерв благодаря платежному календарю

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей, тип бизнеса, город и даже страна — не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир «Нескучных финансов» решает задачи компаний, — это онлайн-экскурсия ↓