Как правильно оформлять и увольнять удалённых сотрудников

Нанять удаленщика и подстраховать бизнес от проблем поможет трудовой договор — в нем стоит зафиксировать рабочее время удаленного сотрудника, способы постановки задач и документооборота. Рассказываем, как оформить удаленщика, как перевести его с офисной работы на удаленку и что учесть, если сотрудник будет работать из-за границы.

Содержание

Удаленная работа: что это

Как оформить удаленного сотрудника: 5 шагов

Как перевести сотрудника на удаленную работу: юридические и финансовые моменты

Как организовать обмен документами с удалёнными сотрудниками: два способа

Как контролировать эффективность работы удаленного сотрудника: 2 инструмента

Оформление удаленного сотрудника за границей: 4 момента, которые стоит учитывать

Как правильно уволить удаленного сотрудника

Как правильно оформлять и увольнять удаленных сотрудников: в двух словах

Поможем просчитать выгоду от работы с удаленными сотрудниками

Удаленная работа: что это

Удаленная работа — способ работать вне офиса, представительства и филиала работодателя, используя сотовую связь и интернет, — чаще всего из дома. Вот чем еще удаленка отличается от работы в офисе ↓

Работа в офисе	Удаленка
Сотрудник работает на закрепленном за ним рабочем месте, по фиксированному графику, участвует в личных встречах и совещаниях	Сотрудник может работать в любом месте, где есть интернет, сам планирует рабочее время и взаимодействует с руководителем и коллегами через мессенджеры и видеоконференции

Подробнее → Офис или удаленка: что выгоднее и эффективнее для бизнеса

Как оформить удаленного сотрудника: 5 шагов

Чтобы оформить нового удаленного сотрудника, нужно пройти такой же путь, что и для обычного работника. Вот как это сделать за пять шагов ↓

Шаг 1. Запросить данные для трудового договора

Чтобы составить трудовой договор с удаленщиком, нужно запросить у него:

• паспортные данные — ФИО, серию и номер паспорта, дату рождения, адрес прописки;

• СНИЛС;

• ИНН;

• другие документы и данные, которые понадобятся для заключения трудового договора. Например, документы воинского учета, диплом об образовании и так далее.

Получить эти данные можно тремя способами:

Договориться о встрече в офисе. Подойдет для работодателей и будущих сотрудников, которые находятся в одном городе. Здесь всё просто — сотрудник приезжает в офис с пакетом документов для оформления на работу. 

Запросить копии документов. В этом случае удаленщик подписывает согласие на обработку и хранение персональных данных и отправляет весь пакет документов почтой или курьерской доставкой.

Получить данные через сервис Кадрового электронного документооборота — КЭДО. Например, через государственный портал «Работа в России». Способ подойдет для удаленщиков, которые оформили усиленную электронную подпись. Работодателю останется лишь подключить нового сотрудника к сервису, отправить на подпись согласие на обработку персональных данных и получить данные для заключения трудового договора.

Шаг 2. Составить трудовой договор

Трудовой договор. При составлении трудового договора для удаленного сотрудника стоит учесть кучу моментов, среди которых:

• место работы — в договоре указывают, что сотрудник будет работать вне территории работодателя. Например, по месту регистрации или фактического проживания;

• способы документооборота — чтобы зафиксировать, какой способ обмена документами будет иметь юридическую силу. Например, отправка оригиналов курьером или через ЭДО;

• рабочее время — чтобы закрепить, по какому часовому поясу будет работать сотрудник, во сколько начинает и заканчивает рабочий день;

• способы постановки задач — чтобы договориться, как бизнес будет ставить сотруднику задачи. Например, по электронной почте, через мессенджеры или CRM-систему;

• способы фиксации затраченного на работу времени — чтобы контролировать эффективность сотрудника и вовремя направлять его, если что-то пошло не так. Например, через Гугл-таблицы.

Кроме трудового договора, компания может составить еще два документа — приказ о приеме на работу и заявление о приеме на работу. Документы не являются обязательными, и их составляют для внутренних нужд бизнеса: 

• Приказ о приеме. В случае удаленщиков приказ о приеме почти не отличается от приказа для офисных работников. Разница лишь в графе «Условия приема на работу», в которой прописывают «Дистанционная работа».

• Заявление о приеме на работу. Его пишут на имя руководителя организации от руки либо по шаблону. Заявление поможет зафиксировать важные детали и избежать будущих споров с сотрудником — например, в нем можно зафиксировать согласие на испытательный срок или период действия трудового договора.

↑ Пример шаблона заявления о приеме на работу

Шаг 3. Согласовать договор

Формальный шаг, чтобы убедиться, что все о’кей. Для этого отправить сотруднику черновик трудового договора — он проверит данные и предложит правки, если что-то не так.

Шаг 4. Ознакомить сотрудника с локальными нормативными  актами

Так бизнес сможет познакомить сотрудника с внутренними правилами компании, которые затрагивают его будущие обязанности. К таким актам относят:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• положение об оплате труда и премировании;

• правила использования рабочего оборудования;

• положение о коммерческой тайне, и так далее.

Шаг 5. Получить подпись сотрудника в трудовом договоре и листе ознакомления с локальными нормативными актами

Последний шаг — бизнес подписывает с удаленщиком два документа. Если компания решила обменяться оригиналами по почте, то вот как всё отправить:

Трудовой договор — отправить в двух экземплярах, один из которых сотрудник оставляет себе, а второй отправляет обратно работодателю.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами — отправить в одном экземпляре, который сотрудник должен будет подписать и отправить обратно.

Если же бизнес оформлял приказ о приеме на работу, то его также придется отправить, чтобы получить подпись сотрудника. Здесь достаточно послать один экземпляр, чтобы сотрудник подписал его и отправил обратно.

Как перевести сотрудника на удаленную работу: юридические и финансовые моменты

Алгоритм перевода сотрудника из офиса на удаленку будет отличаться в зависимости от инициатора перевода ↓

	Перевестись на удаленку хочет сотрудник	Перевести на удаленку хочет работодатель
Нужно ли согласие второй стороны	Да, работодатель должен согласиться на перевод	Да, сотрудник должен согласиться. Исключение — если есть веская причина. Например, в виде природной или техногенной катастрофы
Документы для оформления	Дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о переводе и положение о неразглашении коммерческой тайны	Приказ о переводе, в котором фиксируют причину и срок перевода на временную удаленку
Финансовые моменты	Если работодатель передает технику для работы — например, ноутбук, то сотрудник подписывает акт приема–передачи и становится материально ответственным. При этом работодатель начинает больше тратить на документооборот с удаленным работником — чтобы отправлять и получать документы

Подробнее о переводе сотрудника на удаленную работу рассказывали здесь → Как управлять сотрудниками на удаленке: 4 инструмента

Как организовать обмен документами с удалёнными сотрудниками: два способа

Организовать обмен документами с удаленщиками можно двумя способами: отправлять оригиналы по почте и использовать ЭДО ↓

Способ 1. Отправлять оригиналы

Для этого стороны могут обмениваются сначала скан-копиями для ознакомления, а позже и оригиналами. Например, удаленщик отправляет скан подписанного отчета в мессенджере, а в конце месяца отправляет оригинал по почте или через курьерскую службу.

Способ 2. Использовать ЭДО

Чтобы обмениваться документами с удаленным сотрудником через систему электронного документооборота, нужно сделать три вещи:

• Подключить систему ЭДО. Например, Контур.Диадок, Сфера Документы или любую другую.

• Попросить сотрудника оформить усиленную электронную подпись. Например, через Госключ или удостоверяющий центр.

• Подписать дополнительное соглашение к трудовому договору об обмене документами через ЭДО. Чтобы зафиксировать новый способ обмена документами — без него использование ЭДО будет незаконным.

Как контролировать эффективность работы удаленного сотрудника: 2 инструмента

Контролировать эффективность работы удаленщика помогут два инструмента: отчет о нагрузке и система для контроля задач ↓

Отчет о нагрузке. Это обычная Гугл-таблица, в которой сотрудник фиксирует, над чем работал, сколько времени потратил на каждую задачу и какие результаты получил. Например, вот как выглядит отчет о нагрузке, который используют финдиры Нескучных ↓

↑ Отчет по нагрузке помогает решать две задачи: руководитель вовремя замечает отклонения и перенаправляет удаленного сотрудника, а сам работник может оценивать продуктивность и понимать, как клево он работает каждый день

Система для контроля задач. Это может быть любая система, в которой можно ставить задачи и контролировать их выполнение. Например, такая как Битрикс24.

↑ В Битрикс24 можно ставить задачи сотрудникам и контролировать их выполнение — например, через канбан-доску, скрам или диаграмму Ганта

Оформление удаленного сотрудника за границей: 4 момента, которые стоит учитывать

При оформлении удаленного сотрудника из-за границы стоит учитывать четыре момента ↓

Момент 1. Оформить трудовой договор невозможно. При оформлении удаленного сотрудника, который будет работать за границей, можно оформить лишь договор ГПХ. Дело в том, что, согласно статье 13 ТК РФ, трудовой договор можно заключать только для работы на территории Российской Федерации. Из этого вытекают следующие три момента ↓

Момент 2. Сотрудник получит меньше социальных гарантий. Когда удаленщик работает из другой страны, то получает меньше социальных гарантий:

• чтобы подтвердить временную нетрудоспособности и оформить больничный, удаленщик будет обязан предоставить документы из местной поликлиники вместе с нотариально заверенным переводом на русский язык;

• удаленщику за границей не положен отпуск — получить отпуск по договору ГПХ нельзя.

Момент 3. Бизнес платит налоги. Если сотрудник находится за границей более 183 дней, то перестает быть налоговым резидентом РФ. Кажется, что о налогах можно забыть, но это не так. Работодатель будет обязан платить за сотрудника:

• НДФЛ;

• страховые взносы.

Момент 4. Работодатель получает меньше контроля за удаленщиком. При оформлении с сотрудником договора ГПХ работодатель может требовать только результат работы. Из этого вытекает, что требовать находиться на рабочем месте в определенное время нельзя. Кроме этого, у договора ГПХ есть еще два последствия:

• работодатель может обратиться к сотруднику как в выходные, так и в нерабочее время;

• сотрудник может выполнять свои обязанности в любое удобное для него время.

Как правильно уволить удаленного сотрудника

Расторгнуть трудовой договор с удаленным сотрудником можно по тем же причинам, что и с обычным работником, — подробный список указан в статье 81 ТК РФ. Но есть еще две причины, по которым можно уволить только удаленщика:

Причина 1. Увольнение за молчание. Если удаленщик не выходил на связь два рабочих дня подряд, то работодатель имеет право его уволить. Для этого составляют внутренний акт и фиксируют, что сотрудник не выходит на связь, а затем выпускают приказ об увольнении.

Причина 2. Увольнение за переезд туда, где невозможно работать. Например, в другой часовой пояс или город, в котором нет офиса работодателя.

Если с причиной для увольнения определились, то остается пройти лишь четыре шага ↓

• Шаг 1. Получить заявление об увольнении. Обязательный шаг в случае, когда сотрудник увольняется по собственному желанию. Здесь важно получить оригинал заявления, чтобы сотрудник не оспорил увольнение, — например, сотрудник может принести заявление лично, отправить по почте или через систему ЭДО.

• Шаг 2. Составить приказ об увольнении и оформить трудовую книжку. Для этого зафиксировать в трудовой причину увольнения. Например, уволен по соглашению сторон, ст. 77 Трудового кодекса РФ, дата увольнения.

• Шаг 2. Отправить приказ об увольнении и трудовую книжку по почте — заказным письмом с уведомлением о вручении. Здесь важно сохранить подтверждение отправки документов и уведомление об их получении, чтобы доказать, что работодатель уведомил сотрудника об увольнении. При этом подписать приказ об увольнении работник может только на бумаге.

• Шаг 3. Получить подписанный бывшим сотрудником приказ об увольнении. А еще рассчитать по зарплате и не забыть про выплату компенсаций и отпускных.

Заявление об увольнении по собственному желанию может выглядеть так ↓

Как правильно оформлять и увольнять удаленных сотрудников: в двух словах

• Чтобы оформить удаленного сотрудника, нужно пройти пять шагов: запросить данные для трудового договора, составить трудовой договор, согласовать договор с кандидатом, ознакомить сотрудника с локальными нормативными  актами и получить подписанный экземпляр трудового договора и листа ознакомления с локальными нормативными актами.

• Выстроить документооборот с удаленщиками можно тремя способами: получать документы лично в офисе, обмениваться скан-копиями через мессенджеры, а позже присылать оригиналы по почте, либо использовать ЭДО.

• При оформлении удаленного сотрудника, который будет работать из-за границы, стоит помнить про четыре момента: с таким удаленщиком можно оформить только договор ГПХ, сотрудник будет получать меньше социальных гарантий, бизнес продолжит платить НДФЛ и страховые взносы, а еще такой работник будет отвечать только за результат и может выполнять работу когда захочет.

Поможем просчитать выгоду от работы с удаленными сотрудниками

Финдиры НФ знают, как оптимизировать затраты на фонд оплаты труда и просчитывать самые разные способы мотивации сотрудников. Для этого финдиры выстраивают управленческий учет, находят ключевые показатели компании и привязывают их к мотивации работников. Вот как финдиры уже это делали в самом разном бизнесе:

• Нашли способ уменьшить отдел продаж в 3 раза и зарабатывать больше

• Настроили риелторам мотивацию, и агентство впервые получило прибыль в несезон

• Стали платить менеджерам автосалона меньше и при этом избавились от текучки

• Калькулятор найма: расширить штат и снизить долю ФОТ в выручке

Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до IT- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов. 

Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓