План-фактный анализ помогает сравнивать показатели компании: например, запланировали выручку в 10 млн ₽, а получили 8 млн ₽, или хотели потратить на материалы 5 млн ₽, а потратили почему-то 3 млн ₽.
В самом простом виде план-фактный анализ показывает процент отклонения, но сама по себе цифра ни о чём не говорит. Важно разобраться, почему так получилось и что можно сделать, чтобы это не повторилось.
Cодержание
Зачем нужен план-фактный анализ бюджета
Этапы план-фактного анализаКак сделать план-фактный анализ
План-фактный анализ: частые вопросы предпринимателей
Что такое план-фактный анализ
План-фактный анализ — это сравнение плановых и фактических финансовых показателей бизнеса за любой период, например, за месяц или год.
Чтобы проводить план-фактный анализ, нужно, чтобы компания вела бюджет и знала, кто и за что отвечает. Бюджет — это документ, в котором планируют доходы и расходы по трем сценариям: негативному, нормальному, позитивному. Упрощенно так:
В реальности иначе:
Это часть бюджета Нескучных на 2021 год
На практике это выглядит так: руководители отделов собираются, обсуждают, каких результатов они могут достичь по выручке и прибыли и что для этого нужно сделать. Поэтому бюджет — это не просто цифры на бумаге, а еще и план действий.бюджет → планы работы → результат
С бюджетом работают не только на этапе планирования, но и в течение всего срока. Например, если речь о месяце, то на второй и третьей неделе команда снова собирается, чтобы обсудить, как выполняется бюджет и что можно сделать, если что-то идет не так.
А в конце месяца проводится итоговая встреча: чтобы сверить план и факт. Команда разбирает, что получилось сделать, а что нет, и почему.
Во время итоговой встречи как раз и проводят план-фактный анализ. Но это не простое сравнение цифр — планировали 100 млн, получили 90 млн, — а именно анализ причинно-следственных связей.
Если выручка растет, но вам кажется, что по факту вы работаете «около нуля» и не понимаете рентабельность своих направлений, пора посчитать, что реально приносит прибыль.
Запишитесь на аудит финансов к нашему финдиректору: мы посчитаем ваши реальные показатели и составим карту маржинальности, чтобы вы точно знали, на чем зарабатываете.
Как точно планировать чистую прибыль, составлять план продаж и ОПиУ, рассказали вот здесь:
Зачем нужен план-фактный анализ бюджета
В статьях в интернетах план-фактный анализ часто представляют как сравнение цифр, допустим, прибыли и расходов. Например, так:
| Выручка, план | Выручка, факт | Расхождение |
| 100 млн ₽ | 90 млн ₽ | −10% |
На самом деле план-фактный анализ — это не о цифрах и таблицах, а о том, чтобы понять, насколько качественно ведется управление компанией. Чтобы план-фактный анализ получился, нужно знать:
- кто и за что отвечает;
- какие задачи стояли перед этим отделом или человеком;
- что он предпринимал и с кем работал.
В этом случае руководитель сможет по итогу месяца или любого другого периода разобраться, почему план не сошелся с фактом и что стоит учесть в дальнейшем.
План-фактный анализ и оценка эффективности управления
План-фактный анализ помогает оценить не только выполнение бюджета, но и качество управления. Если план не выполнен, важно понять: проблема была в самом плане, в действиях команды, в слабом процессе или во внешних обстоятельствах.
Например, отдел продаж мог не выполнить план не потому, что менеджеры плохо работали, а потому что маркетинг привёл меньше заявок, производство не успело отгрузить товар или склад не обеспечил нужный запас. В этом случае отклонение по выручке показывает конкретное место, где управленческая система дала сбой.
Такой анализ помогает руководителю увидеть:
-
какие процессы работают слабо и тормозят результат;
-
какие подразделения выполняют свои задачи, а какие нет;
-
где план был изначально нереалистичным;
-
какие решения нужно принять на следующий период.
План-фактный анализ — это управленческий инструмент. Он помогает не просто зафиксировать отклонение, а понять, что нужно изменить: перераспределить задачи, скорректировать бюджет, пересмотреть план продаж, усилить контроль закупок, поменять мотивацию сотрудников или отказаться от неэффективного направления.
Этапы план-фактного анализа
Итак, для план-фактного анализа важны не цифры в экселе, а работа над ошибками. Но чтобы эта работа состоялась, изначально должен быть план действий.
Как часто проводить. Стандартно анализ проводят раз в квартал, но при необходимости можно проводить чаще. Например, выручку лучше мониторить ежедневно, так как она напрямую влияет на прибыль. Ежедневный контроль поможет оперативно внести корректировки в стратегию ведения бизнеса. План-факт по заключённым договорам достаточно проводить раз в неделю, а чистую прибыль, доходы и расходы целесообразно контролировать раз в месяц.
Как анализировать. Отклонения по план-факту оценивают с помощью вертикального и горизонтального анализа.
-
Вертикальный — оценивают долю определённой статьи в общих расходах. Важно сравнить, оправданны ли такие пропорции, и следить, как они меняются в течение года.
-
Горизонтальный — анализируют изменения от месяца к месяцу в течение года, чтобы увидеть, как меняется конкретная статья. Учитываются как отрицательные, так и положительные отклонения.
Какие отчёты нужны. Можно разработать собственные документы для анализа план-факта, например, таблицу в Эксель (Excel). Но существуют универсальные инструменты — это бюджет движения денежных средств (БДДС) и бюджет доходов и расходов (БДР).
-
БДДС — отчёт, который прогнозирует движение денежных средств и отражает план всех поступлений и платежей.
-
БДР — отчёт, отражающий все доходы и расходы, которые помогают планировать чистую прибыль.
О том, для чего бизнесу нужны БДДС и БДР, рассказали подробно в этой статье.
| В начале месяца | В конце месяца |
|
Строительная компания запланировала в бюджет выручку в 100 млн ₽ ↓ Чтобы достичь такой выручки, отдел маркетинга должен привести 1000 лидов ↓ Чтобы достичь такой выручки, отдел продаж должен обработать минимум 100 клиентов и довести до сделки хотя бы 20 человек ↓ Чтобы достичь такой выручки, отдел производства должен отгрузить комплекты 20 каркасных домов |
Строительная компания получила выручку в 90 млн ₽ ↓ Отдел маркетинга отчитался, что привел 1000 лидов ↓ Отдел продаж довел до сделки 20 человек ↓ Производство отгрузило только 18 каркасных домов ↓ Руководитель стал разбираться — оказалось, что не хватило дерева на складе, а поставщик не успевал довезти еще |
В упрощенном виде это и есть план-фактный анализ. Общее правило тут такое: сравнения только цифр недостаточно, нужно разобраться, почему так произошло.
Как сделать план-фактный анализ
План-фактный анализ проводят с использованием различных специализированных программных решений, например:
| Анализ в Эксель (Excel) | Анализ в 1C |
|
Загрузка плановых данных: плановые показатели вносят в систему вручную или импортируют из других источников. Регистрация фактических данных: данные автоматически собираются из документов, проводок и операций в 1С. Сравнение плана и факта: 1С предоставляет стандартные отчёты для сравнения плановых и фактических данных. В отчётах можно увидеть отклонения как в числовом выражении, так и в процентах. Анализ отклонений: система выделяет ключевые расхождения, которые можно анализировать. Настройка отчётов: пользователи могут настраивать отчёты для различных периодов, подразделений и проектов, создавая детализированные или сводные отчёты по план-фактным отклонениям. |
План-фактный анализ: частые вопросы придпринимателей
Эксперт Татьяна Леонова
Финдир НФ
Как рассчитать план и факт?
С точки зрения цифр посчитать несложно: взять запланированный показатель и сопоставить его с итоговым результатом. Сравнивать можно прибыль, выручку, рентабельность, маржинальность, расходы. План-фактный анализ можно проводить не только по бюджету, но и, например, по ОПиУ.
Какие отклонения считать критичными?
В норме план должен выполняться на 80–120%.
Если меньше 80% — компания что-то сделала не так или не сделала того, что было нужно для достижения показателя. Есть и другой вариант: компания изначально поставила для себя слишком высокий план.
Если больше 120% — сотрудники перестраховывались и планировали по минимуму.
В целом нужно стремиться к точности планирования на уровне 95–105%.
Что делать с полученной в план-фактном анализе информацией?
Ее нужно учесть в бюджете на следующий месяц. Допустим, компания выяснила, что не может выполнить план по выручке, потому что не хватает производственных мощностей. Новое оборудование пока не появится, поэтому компания снижает план по выручке. Или, наоборот, повышает план, но предусматривает в расходах покупку нового оборудования.
План-фактный анализ: в двух словах
- План-фактный анализ — это такой анализ, при котором сравнивают плановые и фактические финансовые показатели бизнеса: за месяц, квартал или год.
- На самом деле это история не про цифры и проценты, а про качество управления бизнесом. Если в бизнесе настроены процессы, понятно, кто и за что отвечает, какие задачи ставились и так далее, то план-фактный анализ поможет найти причины провала (или успеха). А если нет, то увы.
- Чтобы провести план-фактный анализ, сначала нужно составить план работ. Финк эбаут ит, как говорится.
- План-фактный анализ проводят не для того, чтобы ругать сотрудников. А чтобы выполнить работу над ошибками и принять нужные управленческие решения.
Поможем выстроить работу с планом и фактом в вашей компании
Финдиры «Нескучных финансов» знают, как организовать работу с планированием, наладить коммуникацию между отделами и назначить ответственных за прибыль компании. Кроме этого, они могут помочь:
- найти деньги, когда их нет;
- выбраться из убытков;
- обеспечить стабильный денежный поток;
- фокусироваться только на выгодных сделках;
- избавиться от кассовых разрывов;
- увеличить прибыль;
- масштабироваться.
Вот как это обычно бывает:
Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до айти- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.
Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓
