ПВЗ: навели порядок в финансах и выросли по выручке в 1,7 раза

Три ПВЗ — пункта выдачи заказов — компании «Коробочка» работают по франшизе курьерской службы. В «Коробочке» около 15 сотрудников, а оборот бизнеса порядка 2,6 млн ₽ в месяц.

Собственник пришел в Нескучные, чтобы найти точки роста. Но когда финдир погрузилась в бизнес, то поняла: для роста нужно решить несколько проблем. 

Рассказываем, как взяли под контроль наличку и наложенные платежи, а также разобрались, куда пропадает часть выручки.

«Коробочка» — выдуманное название, мы его используем, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Сама история — чистая правда. 

Содержание

Собственник пришел в НФ, чтобы понять, как вырасти

Сначала нужно было разобраться с учетом налички и потерей выручки

Шаг 1. Разработали шаблон для учета налички в каждом ПВЗ

Шаг 2. Начали контролировать наложенные платежи

Шаг 3. Перезаключили договоры с курьерской службой

Шаг 4. Нарастили базу клиентов и повысили выручку

Итог: взяли финансы под контроль и увеличили выручку

Поможем с учетом и точками роста

Собственник пришел в Нескучные, чтобы понять, как вырасти трем ПВЗ

Владелец «Коробочки» не понимал, эффективно ли работают его пункты выдачи. Вроде заказы на доставку есть и поток клиентов неплохой, но сколько такой бизнес генерирует чистой прибыли и какую сумму можно забирать на дивиденды, не получалось точно посчитать.

Поэтому собственник бизнеса пришел в Нескучные, чтобы найти и просчитать точки роста. Например, узнать, сколько можно заработать, если сотрудники будут продавать больше экспресс-доставок или если бизнес заключит договоры с интернет-магазинами.

Сначала нужно было разобраться с учетом налички и потерей выручки

Собственник хотел искать точки роста, но сначала важно было разобраться с двумя проблемами, которые обнаружила финдир ↓

Проблема 1. Нет учета налички. В бизнесе нет учета и сверки наличных денег. Для «Коробочки» это важно по трем причинам:

• Без учета налички бизнес работает вслепую — не знает, сколько получили и выдали денег и какой остаток в кассах к вечеру. Если в кассе вдруг недостача — концов не найти.

• ПВЗ принимают наложенные платежи — это оплата заказов не заранее, а при получении. Эти деньги пункт выдачи передает продавцу товара. И если оплата была наличными, а ее учета нет, то в бизнесе могут быть хищения.

• Собственник берет наличку из кассы на зарплаты и другие нужды. И без ее учета непонятно, сколько и на что денег ушло и можно ли брать еще.

Проблема 2. Баланс не сошелся. Когда финдир начала собирать баланс «Коробочки», он не сошелся на несколько сотен тысяч рублей. Активы не были равны пассивам — так быть не должно.

Баланс — это маркер, если он не сходится, значит, остальные отчеты недостоверные. Где-то есть ошибка. И ее нужно было найти. 

Финдир закатала рукава и взялась за работу: чтобы устранить проблемы и найти-таки точки роста ↓ 

Шаг 1. Разработали шаблон для учета налички в каждом ПВЗ

Финдир разработала таблицу учета движения денег, чтобы следить, сколько пришло и ушло денег из каждого пункта выдачи заказов. Таблица помогла:

• фиксировать, сколько налички и безнала пришло в каждый ПВЗ;

• сверять остатки на конец дня — чтобы и в кассе, и в таблице было одинаковое количество денег;

• упростить проверки бухгалтера — тот сверяет данные из таблицы со своими отчетами;

• понять, сколько налички может забрать собственник.

Вот как выглядит эта таблица ↓

↑ Сотрудник ПВЗ, который отвечает за кассу, ежедневно ведет учет всех поступлений и выбытий в таблице

Под конец дня администратор может выбрать в таблице текущую дату и сверить остатки — данные по деньгам в кассе на утро и вечер подтянутся автоматически ↓

↑ К концу дня в кассе должно быть 105 350 ₽, но собственник забрал 20 000 ₽. Осталось 85 350 ₽ — все сошлось, день можно закрывать

Шаг 2. Начали контролировать наложенные платежи

Дальше финдир разобралась с наложенными платежами. Чтобы взять их под контроль и видеть, сколько денег «Коробочка» получила от клиентов интернет-магазинов, финдир вывела сумму по наложенным платежам в сводную таблицу ↓

↑ Когда администратор ПВЗ фиксирует наложенные платежи за день, эти данные попадают в сводную таблицу за месяц

Вот как проходила оплата наложенного платежа раньше и как проходит сейчас ↓

Теперь, если кто-то из администраторов не внесет наложенный платеж или курьерская служба допустит ошибку в счете, в «Коробочке» могут сравнить номера накладных и сумму по каждому платежу. Найти ошибки и не платить лишнего. 

Шаг 3. Перезаключили договоры с курьерской службой

Возвращаемся к балансу. Он не сошелся, как вы помните. И чтобы понять, почему, финдир начала копать глубже: проанализировала данные от системы франшизы, по которой работала «Коробочка». 

Тут-то и обнаружилась путаница. Оказалось, что около 80 договоров на доставку зарегистрировали в программе курьерской службы с ошибками. Из-за этого выручка в программе была больше, но по факту «Коробочка» зарабатывала меньше. Всё бы ничего, но бизнесу приходилось платить франшизе завышенную комиссию. Когда договоры перерегистрировали, баланс сошелся — активы стали равны пассивам. А отчет о прибылях и убытках стал показывать достоверные выручку и маржинальность ↓

↑ Переоформление договоров отразилось на отчетах. Например, сразу выросла маржинальность: с 39–42% до 56%. Потому что начали нормально учитывать выручку и расходы

Шаг 4. Нарастили базу клиентов и повысили выручку

Итак, финдир помогла внедрить учет налички, начать контролировать наложенные платежи и найти неучтенную выручку. Порядок навели, можно переходить к поиску точек роста. 

Была такая гипотеза: если заключить больше договоров на доставку с интернет-магазинами, которые будут отправлять заказы клиентам, прибыль вырастет. И для начала финдир проверила эту гипотезу на финмодели: внесла планируемые расходы, прогнозируемые доходы и просчитала выгоду — оказалось, что работать в этом выгодно.

Решили реализовывать идею. Чтобы подключить новых клиентов, «Коробочка»:

• наняла команду менеджеров по продажам;

• поставила менеджерам четкую задачу — вести переговоры с интернет-магазинами и заключать договоры на доставку.

Идея сработала. Примерно за год работы отдел продаж нарастил базу клиентов и добился роста выручки: с 0,95 млн ₽ до 2,6 млн ₽ в месяц. 

Итог: взяли финансы под контроль и увеличили выручку

Собственник трех ПВЗ хотел найти точки роста. Чтобы прийти к этому, финдир ввела учет налички, взяла под контроль наложенные платежи и просчитала выгоду от расширения базы клиентов с договорами. Вот к чему это привело:

• Главное: собственник почти не тратит время на управление «Коробочкой». Он получает стабильные дивиденды и работает над оптимизацией второго бизнеса, к которому также подключил Нескучных, — чтобы навести порядок в деньгах. А в «Коробочке» в это время всё работает как часы.

• За два года ПВЗ увеличили общую месячную выручку в 1,7 раза. А чистая прибыль выросла в 6–7 раз — со 110 000 ₽ в июне 2022 года до 710 000 ₽ в июне 2024 года.

• Выручка с доставок для интернет-магазинов выросла в 2,7 раза — с 954 800 ₽ до 2,7 млн ₽. А средний чек — с 717 ₽ до 797 ₽. Это и была та самая точка роста.

Поможем с учетом и точками роста

В этой истории финдир помог владельцу пунктов выдачи заказов собрать финучет и вырасти по выручке. Но наши финдиры умеют и не такое. Вот лишь некоторые примеры их работы ↓

• Думали, свой транспорт — выгодно, а оказалось — убыточно на 4,5 млн ₽

• Каждый месяц транспортная компания недополучала €30 000 и работала в убыток

• Маркетплейс: разобрались с товарной матрицей и увеличили выручку в 1,5 раза

• За месяц вышли из 0 на прибыль в +300 000 ₽

• Автоковрики: вышли из убытков и планируем прибыль с точностью в 89%

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

Самый простой способ понять, как и чем финдир НФ может помочь вашему бизнесу, — онлайн-экскурсия по финучету. Это бесплатно и ни к чему не обязывает ↓