Стратсессия: что такое и как провести. На примере айти-компании

В 2022 году от айти-компании «Нейм» начали уходить клиенты, а все финансовые тренды устремились вниз. Тогда в компании решили, что это происходит из-за санкций. Вдобавок к финансовым проблемам разработчики «Нейма» стали терять мотивацию и грозить увольнением. Стало ясно, что надо перестраивать стратегию, чтобы не дойти до кассового разрыва и убытков.

С мотивацией сотрудников и определением стратегии в «Нейме» разобрались сами. А после обратились к директору по развитию и начали по-новому выстраивать работу менеджмента. В конце года нужно было определить план действий на 2023 год. Чтобы он не остался на бумаге, решили провести стратегическую сессию. Как проходила сессия и что из этого получилось, расскажет директор по развитию — ей слово.  

«Нейм» — выдуманное название, мы используем его, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. А вот история настоящая.

Содержание

Что такое стратегическая сессия в бизнесе

Предыстория: прошлые стратегические сессии мало помогали

В этот раз к стратсессии подошли иначе

Определили участников стратсессии

Запланировали встречу за месяц, чтобы было время подготовиться

Подготовили материалы для анализа, чтобы обсуждать всё четко

Провели первый день и узнали, почему клиенты уходят

Провели второй день и сформировали видение будущего

На третий день поняли, что ошиблись с расчетами

Обсудили бюджет на новый год

По итогам стратсессии составили майнд-карту

В итоге: прошло три месяца и все программы запущены

Стратсессия: частые вопросы собственников

Стратсессия: в двух словах

Поможем навести порядок в финансах бизнеса

Что такое стратегическая сессия в бизнесе

Стратегическая сессия (стратсессия) — структурированное рабочее мероприятие, на котором руководство и ключевые сотрудники компании совместно вырабатывают долгосрочные цели и пути их достижения. По сути, это инструмент стратегического планирования, позволяющий «с высоты» оценить текущую ситуацию и наметить будущее компании.

Стратсессия помогает:

• оценить ключевые показатели эффективности и реальное состояние бизнеса — сильные и слабые стороны, внутренние бизнес-процессы, позицию на рынке;

• проанализировать внешние факторы: действия конкурентов, тренды, регуляторные изменения;

• найти точки роста и новые возможности;

• выработать решения по ключевым вызовам;

• согласовать видение развития компании у разных уровней менеджмента;

• сформировать дорожную карту действий на среднесрочный и долгосрочный период.

Как это работает: ключевые блоки сессии

Сбор данных — подготовка аналитики по KPI, рынку, конкурентам.

Анализ текущей ситуации — SWOT‑анализ, выявление «узких мест».

Генерация идей — мозговой штурм, обсуждение вариантов развития.

Приоритизация — выбор наиболее перспективных направлений.

Планирование — формирование дорожной карты с этапами и ответственными.

Фиксация решений — оформление принятых решений в корпоративных документах.

В стратегической сессии обычно участвует:

• топ‑менеджмент (роль руководства — задать вектор и утвердить приоритеты);

• руководители направлений (продажи, маркетинг, продукт, финансы, HR);

• эксперты по ключевым процессам;

• фасилитатор — ведущий, который организует процесс, следит за правилами и обеспечивает эффективность обсуждения.

Состав участников зависит от темы сессии. Для анализа продукта пригласят продакт‑менеджеров, для оптимизации бизнес‑процессов — операционных руководителей.

Почему это эффективно

Стратсессия создаёт единую структуру понимания целей компании, а также формирует атмосферу открытого диалога, где каждый человек может высказать мнение. В процессе сессии компания готовит базу для принятия взвешенных решений, которые будут реализованы в дальнейшем.

Давайте рассмотрим на конкретном примере компании, которая провела стратсессию и получила результаты.

Предыстория: прошлые стратегические сессии мало помогали

Стратегическая сессия — это мероприятие в формате нескольких дней, на котором команда — собственник и топы — совместно определяет, как будет развиваться компания и какие цели приведут к желаемому результату. По сути, стратсессия — это командное планирование.

Раньше компания пыталась сама проводить стратегические сессии и действовала так ↓ 

Приглашала консультанта → он проводил стратсессию на основе SWOT-анализа → команда получала разные таблицы и планы действий → консультант уходил, а план реализовывал «Нейм» своими силами.

В течение года появлялись более срочные или неотложные задачи, а запланированное на сессии — откладывали. В итоге намеченный план на год не исполнялся, и команда не очень понимала, какие стратегические задачи на самом деле были важны.

В этот раз к стратсессии подошли иначе

Стратсессия — важный инструмент. Она помогает не просто обсудить планы — поболтали и разошлись, — а четко поставить цели и задачи и взять их в работу. И потом регулярно, например раз в квартал, отслеживать, насколько компания придерживается курса. 

К примеру, НФ проводят такую встречу каждый год: перед новым годом подводят итоги прошлого и ставят цели на будущее, а затем каждый квартал смотрят, как идет выполнение плана на год, что получается, а что нужно оперативно поправить. 

Но чтобы стратсессия принесла плоды, важно проводить ее не абы как, а по технологии. Пошагово технология для стратсессии выглядит так.

1. Определяем участников и планируем дату проведения.
2. Готовим отчеты для анализа и видение собственника.
3. Проводим первый день: презентуем и обсуждаем итоги года.
4. Проводим второй день: слушаем выступление собственника и обсуждаем вопросы.
5. Проводим третий день: обсуждаем предложения на следующий год и составляем майнд-карту.
6. Проводим четвертый день: планируем бюджет и подводим итоги встречи.

Дальше расскажем о каждом шаге подробнее на примере «Нейма» ↓

Определили участников стратсессии

Обычно для проведения стратсессии нужны: 

• собственник;

• модератор встречи;

• топы компании — директор по персоналу, коммерческий и финансовый директора, техдир или директор по производству, начальник отдела качества или PR.

Бывает, что руководителей мало или, наоборот, компания очень большая. Тогда на стратсессию приглашают не только топов, но и ключевых сотрудников, которые отвечают за важные области. К примеру, внутри отдела разработки много направлений: автоматизация, мобильная разработка, дизайн. Поэтому на стратегическую сессию можно пригласить руководителей автоматизации и мобильной разработки, арт-директора.  

Запланировали встречу за месяц, чтобы было время подготовиться 

Примерно за месяц-полтора мы запланировали сессию. Договорились, что команда топ-менеджеров выделит на нее три дня в середине недели. Затем подготовили остальных сотрудников, чтобы руководители не отвлекались: назначили ответственных за подписи документов и согласования процессов на время проведения сессии.

Еще нужно было определиться с местом — идеально, когда все собираются в одном помещении: большой переговорке, отдельном лофте или где-то еще. Но в этот раз команда «Нейма» решила провести сессию онлайн — что тоже окей.

Диагностика бизнеса от Нескучных

Обсудим текущее положение дел в вашем бизнесе и актуальные задачи. Найдем эффективные точки роста и составим план действий

Записаться

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

Подготовили материалы для анализа, чтобы обсуждать всё четко

Для каждого топ-менеджера поставили задачу: подготовить отчеты за год по своему отделу. В отчетах важно было увидеть:

— какой план был на этот период;

— что удалось сделать;

— где случились провалы;

— кто из отдела превысил ожидания, а кто — подвел;

— какие улучшения запускались в отделе.

Это нужно, чтобы не просто обсуждать что-то там, идеи и мечты, а разбираться с конкретными данными. 

На этом этапе у топ-менеджеров также было время подготовить свои вопросы — глобальные, связанные со стратегическим развитием. К ним можно добавить и какие-то сложности, с которыми неясно как работать. 

Например, у «Нейма» есть маленький отдел XR-разработки: специалистов немного и спроса на эту технологию тоже. И руководителю отдела непонятно: нужно ли как-то развивать этот проект? Откуда брать клиентов? Вот стратсессия — самое время и место такие вопросы обсудить. 

Собственник в это время готовил свое видение бизнеса. Он должен был поразмышлять и сформулировать то, как компания должна выглядеть в будущем.

В помощь собственнику я даю примерно такой список вопросов: он помогает взглянуть на бизнес со стороны и подумать о новых целях

Провели первый день и узнали, почему клиенты уходят

В первый день стратегической сессии топ-менеджеры презентовали свои отчеты, отвечали на вопросы коллег и анализировали всей командой услышанное. 

На этом этапе мы также постарались отметить тех сотрудников, которые превзошли ожидания: тех, кто предлагал что-то новое, работал чуть больше обычного или получил отличный результат.

Директор по развитию в этот день обычно выступает модератором: подсвечивает узкие места, которые услышал. Так нам удалось выяснить, почему на самом деле клиенты уходили от «Нейма». Менеджеры искренне считали, что клиенты отваливаются из-за санкций. Но отчеты отдела продаж показали, что:

• компания долго искала исполнителей на проекты — наем нового программиста мог длиться три месяца;

• задачи клиентов быстро становились неактуальными, а наша команда затягивала сроки исполнения.

С санкциями ничего нельзя сделать, но с этими двумя причинами вполне можно работать. Тем более что из-за санкций компания потеряла, как оказалось, только двух клиентов. 

Провели второй день и сформировали видение будущего 

Во второй день стратсессии собственник презентовал свое видение стратегии на годы вперед. После этого выступления у всех наконец-то сложилось четкое представление будущего: куда идет компания и каким путем. До этого сотрудникам было сложно увидеть картину целиком.

Также мы составили общий список вопросов от всех участников встречи — часть из них уже была заготовлена, а другие возникли по ходу презентаций. После проранжировали вопросы в порядке значимости — чтобы точно хватило времени на самые главные. Менее важные оставили на обсуждение во время обычных рабочих планерок. Значимые — разобрали на сессии.

После этой встречи каждый участник получил домашнее задание: составить небольшую презентацию о том, что нужно взять в работу в следующем году в своем направлении. 

Простым языком про наведение порядка в бизнесе

8 бесплатных уроков о финансах, написанные понятным языком

Получить

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

На третий день поняли, что ошиблись с расчетами

На третий день руководители направлений по очереди презентовали свои идеи на будущий год. После всего услышанного легко было наметить общие предложения — они и стали фундаментом развития на будущее.

Обычно я советую бронировать пятницу, субботу и воскресенье под стратсессию. Так никто не будет дергать со срочными вопросами, проситься на созвон или что-то еще. В этот раз у команды не получилось выделить полностью несколько рабочих дней под стратсессию. Поэтому мы встречались во второй половине рабочего дня со вторника по четверг. 

На третий день мы поняли, что времени все-таки не хватает. К тому же менеджеры к обеду приходили уже уставшие и загруженные. В итоге команда решила полностью занять четвертый день под стратсессию. Вышло продуктивно — и днем мы уже были свободны. 

Обсудили бюджет на новый год

Поскольку эта стратсессия — для планирования 2023 года, в финальный день мы обсуждали бюджет на новый год. Для этого уже был подготовлен черновик и ориентировочные суммы, поэтому нам было легче разобрать новые предложения. 

Процесс был примерно такой: мы прикинули, что хотим развивать XR-разработку → для нее нам нужны 2 новых разработчика и руководитель отдела → на них можем тратить 700 000 ₽ в месяц, чтобы удержать маржинальность на нужном уровне → вписываем в бюджет и смотрим, насколько это целесообразно. И так проходим по каждому новому предложению. 

Пожалуй, это самый сложный этап на всей стратсессии: каждую новую задачу нужно тщательно смоделировать и внимательно всё рассчитать. В итоге важно договориться, что сотрудники берут ответственность за полученные цифры и будут их достигать. 

Если бы у компании не было цели разработать бюджет, то новые сценарии развития мы бы строили на основе финансовой модели компании. Ставили цели по выручке, прибыли, рентабельности и рассчитывали целевые показатели для сотрудников.

Шаблон финмодели

Запланируйте прибыль и определите ключевые показатели.
Внутри примеры для разных типов бизнеса

Получить

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

По итогам стратсессии составили майнд-карту

Майнд-карта — это визуализация планов компании на будущее. С помощью карты легко увидеть общую цель и шаги, которые к ней ведут. 

Все то, что мы обсудили на стратсессии, перенесли на карту:

1. Общие финансовые цели на 2023 год.
2. Цели компании на год.
3. Задачи, которые помогут достичь целей.

Схематично она выглядит так:

Из общих задач каждый руководитель отдела получил по пять ключевых и назначил ответственных. А затем из ключевых выделили планы развития по отделам на первый квартал.

Получившуюся программу развития презентовали на самой стратсессии, а все участники в конце встречи утвердили план действий и его бюджет. После — самое деятельное и интересное: запуск программ и контроль за тем, как все идет.

В итоге: прошло три месяца и все программы запущены

Прошло почти три месяца, и мы провели встречу с руководителями «Нейма»: они поделились тем, что все программы запущены. Кроме этого, удалось начать процессы и по дополнительным задачам. 

Например, чтобы новые клиенты не уходили, в компании:

• начали систематизировать аккаунт-менеджмент;

• пересобрали каналы продаж;

• по-новому устроили работу удаленных сотрудников. 

Теперь в «Нейме» так ↓

Чтобы и дальше все шло так гладко, директор по развитию каждые две недели синхронизируется с командой и помогает держать фокус на текущих задачах, которые в итоге и приведут к запланированному.

Стратсессия: частые вопросы собственников

Какой компонент стратсессии важнее — качество идей или качество реализации?

Важнее реализация. Даже блестящие идеи останутся «на бумаге», если нет чёткого плана внедрения, ответственных и системы контроля. Однако без качественных идей реализация теряет смысл. Оптимальный баланс:

• на этапе мозгового штурма фокусироваться на генерации идей, даже смелых;

• на этапе отбора — оценивать реализуемость, понять, какие потребуется ресурсы, сроки, риски;

• после сессии — закрепить ответственность за выполнение решений и закрепить сроки.

Ключевой вывод: качество идей задаёт вектор, но именно эффективность реализации определяет достижения компании.

Сколько инициатив адекватно заносить в годовой план после стратсессии для компании среднего размера?

Лучше выносить 5–7 ключевых инициатив. Большее количество рассеивает внимание и ресурсы. Приоритет — проектам с максимальной отдачей на горизонте 6–12 месяцев. Важно учитывать внутренние возможности (команду, бюджет). Также стоит включить 1–2 «стратегических» проекта для долгосрочных целей на 3–5 лет.

Например, из 20 идей можно выбрать 5, которые повысят долю на рынке или снизят издержки на 10–15 %, и которые максимально влияют на ключевые показатели деятельности компании.  

Также можно использовать принцип Парето. Выбрать 20% из всех вынесенных инициатив или идей, которые максимально влияют на ключевые показатели бизнеса. Реализация этих 20% идей даст 80% результатов.

Что делать, если собственник регулярно меняет приоритеты спустя квартал после сессии?

Важно заранее оговорить правила корректировки стратегии. Например, только на квартальных ревью. Необходимо демонстрировать аналитику — как изменения влияют на долгосрочные цели. Также можно предложить организовать «песочницу» для новых идей как отдельный трек без ущерба основным инициативам. 

Обязательно фиксируйте в корпоративных документах процедуру пересмотра решений. Цель бизнеса: сохранить фокус на стратегическом планировании, но оставить гибкость.

Как соотнести «видение» собственника с аналитическими данными команды и сформировать единый план развития?

Аналитические данные команды — это объективная картина прошлого и текущего состояния компании. На первом этапе стратсессии команда презентует: итоги работы за прошедший период; фактические значения ключевых показателей эффективности; данные по рынкам, клиентам, продуктам, производственным процессам; анализ сильных и слабых сторон бизнеса. По сути, это то, что уже произошло, — база для осознанного планирования.

Видение собственника — это образ будущего, стратегический вектор развития компании. В рамках стратсессии собственник формулирует долгосрочные цели и определяет, в каком направлении должен двигаться бизнес. Владелец бизнеса задает ключевые параметры: 

• целевой рынок и клиентскую аудиторию; 

• продуктовую стратегию;

• принципы организации производства и исполнения обязательств;

• требования к команде и бизнес‑процессам;

• финансовые ожидания.

Аналитические данные (прошлое) и видение собственника (будущее) создают контекст для разработки тактики. На основе аналитики выявляют точки роста и проблемные зоны. Видение задаёт целевые ориентиры и приоритеты.

Вокруг стратегического вектора выстраивают конкретный план действий, который должен привести компанию к заявленным целям.

Таким образом, аналитика даёт понимание где мы сейчас, а видение собственника — куда мы идём. На стыке этих элементов рождается рабочая стратегия.

Как выбирать внешнего модератора: когда он нужен и какие критерии выбора?

Внешний модератор нужен, если есть конфликты в команде, требуется объективный взгляд, тема сложна для внутреннего фасилитатора.

Критерии подбора:

• опыт проведения таких сессий в вашей отрасли;

• знание правил групповой динамики;

• умение удерживать баланс между свободой идей и структурой;

• рекомендации от крупных компаний.

Стратсессия: в двух словах

• Стратсессия — это не только способ выхода из кризиса, но и многофункциональный инструмент системного управления компанией. Хотя в бизнес‑практике её часто воспринимают как сессию планирования, спектр применения значительно шире.

• Во время стратегической сессии компания разрабатывает стратегию развития отдельного проекта или функционального направления. Определяются долгосрочные приоритеты и ключевые векторы роста на перспективу 3–5 лет. Обсуждается создание новых продуктов, услуг или бизнес‑моделей, идет поиск решений в кризисных ситуациях — таких как падение выручки, отток клиентов или усиление конкуренции. 

• Во время стратегической сессии укрепляется командное взаимодействие, налаживается диалог между руководителями и специалистами, повышается вовлеченность сотрудников в работу компании.

• Видение собственника задаёт вектор. Владелец презентует долгосрочные цели — это даёт команде единое понимание будущего компании. Затем через групповую работу и ранжирование идей формируется список приоритетных инициатив (5–7 ключевых проектов), которые ложатся в основу майнд‑карты — визуальной структуры планов на год.

• Реализация требует контроля. Через 3 месяца после сессии все программы должны быть запущены. Секрет — в системе мониторинга: регулярные синхронизации с командой (каждые 2 недели); закрепление ответственности за задачами; корректировка планов на квартальных ревью. Без этого даже лучшие решения, которые будут приняты командой, рискуют остаться принятыми, но не выполненными.

Поможем навести порядок в финансах бизнеса

Финдиры Нескучных знают: стабильная система финансового учёта — это не роскошь, а основа для роста. Без неё невозможно объективно оценить текущее состояние бизнеса, спрогнозировать дальнейшее развитие и принять взвешенные решения о вложениях и оптимизации затрат.

Чтобы найти слабые места и ошибки в отчетах, мы проведем проверку работы главного бухгалтера вашей компании. Затем внедрим инструменты, которые помогут автоматизировать управленческий учет.

Вот кому мы уже помогли:

• Кейс: как наладить финансовый учет IT-компании и увеличить прибыль в 2 раза

• Айти. Помогли высвободить ментальные ресурсы и снизить тревожность

• Нашли дыру в зарплатах, куда утекало по 1 млн ₽ в месяц просто так

Вы тоже можете сотрудничать с нами. Страна и город не важны. Наши финдиры работают онлайн со всеми городами России, СНГ, Европы. Лучший способ познакомиться с нами — онлайн-экскурсия.