Стратсессия: что такое и как провести. На примере айти-компании

В 2022 году от айти-компании «Нейм» начали уходить клиенты, а все финансовые тренды устремились вниз. Тогда в компании решили, что это происходит из-за санкций. Вдобавок к финансовым проблемам разработчики «Нейма» стали терять мотивацию и грозить увольнением. Стало ясно, что надо перестраивать стратегию, чтобы не дойти до кассового разрыва и убытков.

С мотивацией сотрудников и определением стратегии в «Нейме» разобрались сами. А после обратились к директору по развитию и начали по-новому выстраивать работу менеджмента. В конце года нужно было определить план действий на 2023 год. Чтобы он не остался на бумаге, решили провести стратегическую сессию. Как проходила сессия и что из этого получилось, расскажет директор по развитию — ей слово.  

«Нейм» — выдуманное название, мы используем его, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. А вот история настоящая.

Предыстория: прошлые стратегические сессии мало помогали

Стратегическая сессия — это мероприятие в формате нескольких дней, на котором команда — собственник и топы — совместно определяет, как будет развиваться компания и какие цели приведут к желаемому результату. По сути, стратсессия — это командное планирование.

Раньше компания пыталась сама проводить стратсессии и действовала так ↓ 

Приглашала консультанта → он проводил стратсессию на основе SWOT-анализа → команда получала разные таблицы и планы действий → консультант уходил, а план реализовывал «Нейм» своими силами.

В течение года появлялись более срочные или неотложные задачи, а запланированное на сессии — откладывали. В итоге намеченный план на год не исполнялся, и команда не очень понимала, какие стратегические задачи на самом деле были важны.

В этот раз к стратсессии подошли иначе

Стратсессия — важный инструмент. Она помогает не просто обсудить планы — поболтали и разошлись, — а четко поставить цели и задачи и взять их в работу. И потом регулярно, например раз в квартал, отслеживать, насколько компания придерживается курса. 

К примеру, НФ проводят такую встречу каждый год: перед новым годом подводят итоги прошлого и ставят цели на будущее, а затем каждый квартал смотрят, как идет выполнение плана на год, что получается, а что нужно оперативно поправить. 

Но чтобы стратсессия принесла плоды, важно проводить ее не абы как, а по технологии. Пошагово технология для стратсессии выглядит так.

1. Определяем участников сессии и планируем дату проведения.
2. Готовим отчеты для анализа и видение собственника.
3. Проводим первый день: презентуем и обсуждаем итоги года.
4. Проводим второй день: слушаем выступление собственника и обсуждаем вопросы.
5. Проводим третий день: обсуждаем предложения на следующий год и составляем майнд-карту.
6. Проводим четвертый день: планируем бюджет и подводим итоги встречи.

Дальше расскажу о каждом шаге подробнее на примере «Нейма» ↓

Определили участников стратсессии

Обычно для проведения стратсессии нужны: 

• собственник;
• модератор встречи;
• топы компании — директор по персоналу, коммерческий и финансовый директора, техдир или директор по производству, начальник отдела качества или PR.

Бывает, что руководителей мало или, наоборот, компания очень большая. Тогда на стратсессию приглашают не только топов, но и ключевых сотрудников, которые отвечают за важные области. К примеру, внутри отдела разработки много направлений: автоматизация, мобильная разработка, дизайн. Поэтому на стратегическую сессию можно пригласить руководителей автоматизации и мобильной разработки, арт-директора.  

Запланировали встречу за месяц, чтобы было время подготовиться 

Примерно за месяц-полтора мы запланировали сессию. Договорились, что команда топ-менеджеров выделит на нее три дня в середине недели. Затем подготовили остальных сотрудников, чтобы руководители не отвлекались: назначили ответственных за подписи документов и согласования процессов на время проведения сессии.

Еще нужно было определиться с местом — идеально, когда все собираются в одном помещении: большой переговорке, отдельном лофте или где-то еще. Но в этот раз команда «Нейма» решила провести сессию онлайн — что тоже окей.

Подготовили материалы для анализа, чтобы обсуждать всё четко

Для каждого топ-менеджера поставили задачу: подготовить отчеты за год по своему отделу. В отчетах важно было увидеть:

— какой план был на этот период;

— что удалось сделать;

— где случились провалы;

— кто из отдела превысил ожидания, а кто — подвел;

— какие улучшения запускались в отделе.

Это нужно, чтобы не просто обсуждать что-то там, идеи и мечты, а разбираться с конкретными данными. 

На этом этапе у топ-менеджеров также было время подготовить свои вопросы — глобальные, связанные со стратегическим развитием. К ним можно добавить и какие-то сложности, с которыми неясно как работать. 

Например, у «Нейма» есть маленький отдел XR-разработки: специалистов немного и спроса на эту технологию тоже. И руководителю отдела непонятно: нужно ли как-то развивать этот проект? Откуда брать клиентов? Вот стратсессия — самое время и место такие вопросы обсудить. 

Собственник в это время готовил свое видение бизнеса. Он должен был поразмышлять и сформулировать то, как компания должна выглядеть в будущем.

Провели первый день и узнали, почему клиенты уходят

В первый день стратегической сессии топ-менеджеры презентовали свои отчеты, отвечали на вопросы коллег и анализировали всей командой услышанное. 

На этом этапе мы также постарались отметить тех сотрудников, которые превзошли ожидания: тех, кто предлагал что-то новое, работал чуть больше обычного или получил отличный результат.

Директор по развитию в этот день обычно выступает модератором: подсвечивает узкие места, которые услышал. Так нам удалось выяснить, почему на самом деле клиенты уходили от «Нейма». Менеджеры искренне считали, что клиенты отваливаются из-за санкций. Но отчеты отдела продаж показали, что:

• компания долго искала исполнителей на проекты — наем нового программиста мог длиться три месяца;
• задачи клиентов быстро становились неактуальными, а наша команда затягивала сроки исполнения.

С санкциями ничего нельзя сделать, но с этими двумя причинами вполне можно работать. Тем более что из-за санкций компания потеряла, как оказалось, только двух клиентов. 

Провели второй день и сформировали видение будущего 

Во второй день стратсессии собственник презентовал свое видение стратегии на годы вперед. После этого выступления у всех наконец-то сложилось четкое представление будущего: куда идет компания и каким путем. До этого сотрудникам было сложно увидеть картину целиком.

Также мы составили общий список вопросов от всех участников встречи — часть из них уже была заготовлена, а другие возникли по ходу презентаций. После проранжировали вопросы в порядке значимости — чтобы точно хватило времени на самые главные. Менее важные оставили на обсуждение во время обычных рабочих планерок. Значимые — разобрали на сессии.

После этой встречи каждый участник получил домашнее задание: составить небольшую презентацию о том, что нужно взять в работу в следующем году в своем направлении. 

На третий день поняли, что ошиблись с расчетами

На третий день руководители направлений по очереди презентовали свои идеи на будущий год. После всего услышанного легко было наметить общие предложения — они и стали фундаментом развития на будущее.

Обычно я советую бронировать пятницу, субботу и воскресенье под стратсессию. Так никто не будет дергать со срочными вопросами, проситься на созвон или что-то еще. В этот раз у команды не получилось выделить полностью несколько рабочих дней под стратсессию. Поэтому мы встречались во второй половине рабочего дня со вторника по четверг. 

На третий день мы поняли, что времени все-таки не хватает. К тому же менеджеры к обеду приходили уже уставшие и загруженные. В итоге команда решила полностью занять четвертый день под стратсессию. Вышло продуктивно — и днем мы уже были свободны. 

Обсудили бюджет на новый год

Поскольку эта стратсессия — для планирования 2023 года, в финальный день мы обсуждали бюджет на новый год. Для этого уже был подготовлен черновик и ориентировочные суммы, поэтому нам было легче разобрать новые предложения. 

Процесс был примерно такой: мы прикинули, что хотим развивать XR-разработку → для нее нам нужны 2 новых разработчика и руководитель отдела → на них можем тратить 700 000 ₽ в месяц, чтобы удержать маржинальность на нужном уровне → вписываем в бюджет и смотрим, насколько это целесообразно. И так проходим по каждому новому предложению. 

Пожалуй, это самый сложный этап на всей стратсессии: каждую новую задачу нужно тщательно смоделировать и внимательно всё рассчитать. В итоге важно договориться, что сотрудники берут ответственность за полученные цифры и будут их достигать. 

Если бы у компании не было цели разработать бюджет, то новые сценарии развития мы бы строили на основе финансовой модели компании. Ставили цели по выручке, прибыли, рентабельности и рассчитывали целевые показатели для сотрудников.

По итогам стратсессии составили майнд-карту

Майнд-карта — это визуализация планов компании на будущее. С помощью карты легко увидеть общую цель и шаги, которые к ней ведут. 

Все то, что мы обсудили на стратсессии, перенесли на карту:

1. Общие финансовые цели на 2023 год.
2. Цели компании на год.
3. Задачи, которые помогут достичь целей.

Схематично она выглядит так:

Из общих задач каждый руководитель отдела получил по пять ключевых и назначил ответственных. А затем из ключевых выделили планы развития по отделам на первый квартал.

Получившуюся программу развития презентовали на самой стратсессии, а все участники в конце встречи утвердили план действий и его бюджет. После — самое деятельное и интересное: запуск программ и контроль за тем, как все идет.

В итоге: прошло три месяца и все программы запущены

Прошло почти три месяца, и мы провели встречу с руководителями «Нейма»: они поделились тем, что все программы запущены. Кроме этого, удалось начать процессы и по дополнительным задачам. 

Например, чтобы новые клиенты не уходили, в компании:

• начали систематизировать аккаунт-менеджмент;
• пересобрали каналы продаж;
• по-новому устроили работу удаленных сотрудников. 

Теперь в «Нейме» так ↓

Чтобы и дальше все шло так гладко, директор по развитию каждые две недели синхронизируется с командой и помогает держать фокус на текущих задачах, которые в итоге и приведут к запланированному.

Поможем провести стратегическую сессию

Чтобы самим провести стратсессию и составить майнд-карту, нужно:

• собрать итоги работы и вопросы топ-менеджеров;
• записать видение собственника о будущем бизнеса;
• разобраться в том, какие цели важны;
• запланировать финансы;
• расписать общие цели, разбить их по отделам и задачам;
• декомпозировать задачи и назначить ответственных.

А чтобы получить взгляд со стороны и не растеряться в запланированном, можно обратиться к директору по развитию из PROFIT CONSULTING. Он поможет подготовиться к стратсессии, задаст глубокие вопросы и промодерирует встречу. 

Чтобы заказать стратегическую сессию для своей компании, напишите Константину в телеграм или позвоните по телефону +7 (926) 152-62-26.