Накладная — это первичный учетный документ, который подтверждает передачу товарно-материальных ценностей от одного лица к другому. Юрлица и ИП с помощью накладной оформляют передачу товара от продавца к покупателю. Физлица тоже могут подписывать накладные, например, когда принимают доставку купленного товара.
Накладные оформляют для контроля и прозрачности перемещений товаров, а еще — чтобы соблюсти требования законов ↓
- Документально подтвердить хозяйственные операции согласно закону «О бухгалтерском учете». Отсутствие накладной затруднит постановку купленного товара на учет и его дальнейшее списание.
- Подготовиться к проверкам в рамках ФЗ-115 «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путем». Согласно этому закону банки, правоохранительные органы, Росфинмониторинг вправе запрашивать документы, подтверждающие сделки.
- Для соблюдения налогового законодательства и подтверждения правильности расчета налогооблагаемой базы. Накладные позволяют продавцам подтверждать доходы, а покупателям — обосновывать расходы. С накладными у обеих сторон сделки есть ее документальное подтверждение.
Покупателям накладная выдается с теми же целями: подтвердить факт передачи товара и защитить от нарушений закона.
Накладные бывают разными, например, есть:
- ТОРГ-12 — товарные накладные;
- М-15 — накладные для отпуска материалов на сторону;
- ТТН — товарные разделы товарно-транспортных накладных.
А еще есть УПД — универсальный передаточный документ, который в некоторых случаях используют вместо накладной. Дальше подробнее остановимся именно на товарной накладной.
Товарная накладная
Товарная накладная используется, чтобы подтверждать факт поставки товаров. Чаще всего ее используют ИП и компании, когда покупают или продают что-то. Оформляют накладную в двух экземплярах — один для продавца, один для покупателя. В экземпляре для продавца покупатель ставит подпись: все о’кей, товар получил, претензий нет.
Товарную накладную оформляют по форме ТОРГ-12. Вот как она выглядит:
Образец накладной по форме ТОРГ-12 можно скачать с сайта Консультанта
Накладные сохраняет и продавец, и покупатель для налогового и бухгалтерского учета. Хранят документы не меньше пяти лет.
Можно разработать и свой шаблон накладной, но тогда в нем обязательно нужно прописать такие поля:
- название документа;
- номер и дата;
- данные продавца (поставщика) и покупателя (заказчика);
- название товара, его количество, цена, вес, ставка и сумма НДС;
- место для подписей продавца, покупателя или их представителей.
Покупателям-физлицам выдавать накладную необязательно, но и ошибкой это не будет.
Как заполнить накладную правильно
Проще всего заполнить накладную правильно, когда используете стандартную форму — ТОРГ-12. С ней риск ошибок ниже, потому что она унифицированная и привычная, с такой работают почти все.
В целом же правила такие:
- заполнять в двух экземплярах;
- не делать исправлений и не допускать помарок;
- писать разборчиво, если заполняете от руки, лучше — печатными буквами, а еще лучше — распечатать на принтере;
- для покупателя: проверить данные, количество товара в накладной и по факту, поставить подпись;
- для продавца: поручить заполнение накладной специалисту, а потом проверить, чтобы совпадало количество товара, а покупатель поставил подпись.
А вот так выглядит образец заполнения товарной накладной:
Другие наши статьи по теме
Вот что еще писали о документообороте и бухгалтерском учете:
