Как внедрить управленческий учет

Управленческий учет помогает предпринимателям управлять бизнесом на основе цифр, а не интуиции или раскладов на Таро. Этот вид учета необязателен с точки зрения закона, но полезен, если собственник хочет понимать, на что тратит деньги, как ему развиваться и получать больше прибыли. 

Содержание

Что такое управленческий учет

Зачем нужен управленческий учет

Что дает управленческий учет

Объекты управленческого учета

Кто ведет управленческий учет  

Документы и отчеты управленческого учета

Как внедряют и автоматизируют управленческий учет 

Внедрение управленческого учета: частые вопросы собственников

Управленческий учет: в двух словах

Поможем настроить управленческий учет

Что такое управленческий учет

Управленческий учет — это инструмент для управления бизнесом на основе цифр. Управленческий учет — его еще иногда называют финансовым — помогает собственникам компаний принимать решения и рулить делом, основываясь на показателях, а не интуитивно. 

Например, владелец производства видит на расчетном счете 5 млн рублей. Он покупает новое оборудование, а затем бизнес резко влетает в кассовый разрыв. Оказывается, эти деньги производству клиент перевел авансом, а затем передумал и расторг сделку. Если бы на производстве вели управленческий учет, собственник знал бы, что эти деньги компании пока не принадлежат. 

Управленческий учет отличается от бухгалтерского — это два разных вида учета, которые не заменяют друг друга. 

• Бухгалтерский учет — обязателен для юрлиц, ведется в строго регламентированной форме и нужен, прежде всего, чтобы отчитаться перед государством. 

• Управленческий учет — необязателен и ведется по желанию, используются разные формы отчетности.

Например, в бухгалтерской отчетности никогда не будут отражены серые зарплаты, которые могут быть важной статьей расходов. Чтобы скрыть расчеты наличными, их маскируют под другие расходы и тем самым искажают реальную ситуацию с тратами компании. В управленческой отчетности серые зарплаты будут серыми зарплатами. 

Зачем нужен управленческий учет

Управленческий учет показывает, что на самом деле происходит в бизнесе, и позволяет вовремя принимать управленческие решения. 

Так, в бухучете вся отчетность собирается уже по факту, и собственник не может повлиять на прошлые периоды. В управленческом учете изменения происходят сегодня: например, в финмодель компании вносится крупная инвестиция, и собственник сразу видит, как изменится структура доходов и расходов в этом году. 

Обобщим, зачем же нужен управленческий учет:

• принимать решения на основе цифр, а не догадок;

• организовывать работу компании без хаотичных решений, заранее;

• видеть реальные доходы и расходы, а не нарисованные для бухотчетности;

• понимать, что делать дальше. 

Часто предприниматели думают, что управленческий учет — это для крупного бизнеса. На самом же деле считать деньги и показатели и видеть картину целиком важно как для малых компаний, так и для любого бизнеса вообще. 

Что дает управленческий учет

Управленческий учет дает реальную картину того, что происходит в компании. Разберем на примере.

Компания «Огурец» занимается разработкой сайтов. Основные расходы компании — зарплаты сотрудникам. Без них у компании не будет продукта, который она сможет продавать, поэтому сотрудники — это еще и источник основной прибыли. Собственник компании и без управленческого учета понимал, что тратит много денег на сотрудников, но не знал, что делать. К тому же все сотрудники получали доход по разной системе: кто-то работал с почасовой оплатой, кто-то — с фиксированной, кто-то — сдельно. 

Чтобы разобраться с этим, внедрили управленческий учет. Первым делом собрали отчет о прибылях и убытках — о нем мы еще поговорим — с разбивкой по проектам. Оказалось, что проекты, где сотрудникам платят самые большие гонорары, приносят меньше всего прибыли, и наоборот: больше всего компания зарабатывает на консультировании, а не на разработке. 

Затем ежемесячный фонд оплаты труда детализировали по пунктам:

• оклады разработчиков;

• оклады дизайнеров;

• премии;

• больничные;

• отпускные;

• простои — когда нет работы.

И здесь выяснилось, что больше всего простоев у разработчиков, которые при этом получают самые высокие гонорары, хотя работают на низкомаржинальных проектах. Вот к чему пришел собственник компании:

• узнал, на чем зарабатывает, и стал уделять больше времени этим проектам;

• понял, что большую часть фонда оплаты труда тратил на зарплаты по низкомаржинальным проектам и на простой, и сократил штат.

В итоге в компании «Огурец» расходы снизились чуть ли не вдвое, а прибыль — выросла. Так и работает управленческий учет. 

Объекты управленческого учета

Объекты управленческого учета — это всё, что попадает под финансовый анализ в компании и влияет на доходы и расходы. Этот термин, скорее всего, вам не потребуется, но расскажем о нем на всякий случай — вдруг встретится. 

Итак, к объектам учета можно отнести:

• активы компании — деньги, дебиторскую задолженность, имущество, сырье;

• доходы и расходы;

• долги — кредиторскую задолженность;

• источники денег — инвестиции, кредиты, займы.

Буквально всё, что влияет на работу компании, ее прибыль и убытки, входит в систему объектов управленческого учета. 

Кто ведет управленческий учет  

За управленческий учет обычно отвечает финансовый директор: собирает отчетность, анализирует ее, подсвечивает сильные и слабые стороны и риски, помогает собственнику принимать решения. Иногда финдиректора называют финансовым менеджером, но это не всегда так: в крупных компаниях могут работать и финдиректора, и финменеджеры. 

Бухгалтер может вести некоторые финансовые отчеты, но он не занимается анализом и не может на основе этих отчетов давать развернутую картину. К тому же бухгалтер большую часть времени будет занят прямыми обязанностями, и управленческий учет, скорее всего, будет вестись по остаточному принципу.

Также финансовым учетом может заниматься собственник, но обычно для этого не хватает специальных навыков, и выводы, которые тот делает, нередко ошибочны. 

Документы и отчеты управленческого учета

Если для бухгалтерского учета формы документов стандартизированы, то управленческий учет каждая компания ведет по-своему. При этом нет ни типовых, ни обязательных документов. 

Бухгалтерский учет	Управленческий учет
Формы документов унифицированы государством	Формы документов могут быть любыми
Требуются подтверждающие документы по всем операциям	Данные можно внести без подтверждающих документов
Виды отчетности и периоды подготовки регламентированы	Формы отчетов и периоды, за которые их собирают, могут быть любыми

В «Нескучных финансах» есть свои основные документы управленческого учета. Это отчеты, которые помогают охватить все стороны бизнеса. Всего таких отчетов пятнадцать, но основных — четыре.

Финансовая модель. Этот отчет помогает планировать прибыль и выручку и анализировать показатели.

Отчет о движении денежных средств. Этот отчет помогает узнать, сколько денег есть у компании, откуда они пришли, по каким статьям выбытий ушли и как часто приходят на счет и уходят с него. 

Отчет о прибылях и убытках. Помогает узнать, сколько компания заработала на самом деле, какие расходы преобладают в компании, а также хватит ли прибыли, чтобы выплатить дивиденды, которые хочет собственник.

Баланс. Это отчет, в котором собраны все активы и пассивы компании. Баланс показывает, где спрятана прибыль компании, потому что нередко бывает, что прибыль есть, а на расчетом счете пусто. Также баланс поможет узнать, не слишком ли много у компании долгов, способна ли она рассчитаться с кредиторами и стоит ли бизнес вообще всех усилий.

Как внедряют и автоматизируют управленческий учет 

Чтобы внедрить управленческий учет, нужно начать с предварительного аудита:

• посмотреть, какие отчеты ведутся в компании;

• оценить точность текущей отчетности;

• прикинуть, с какими отчетами и показателями нужно начать работать прежде всего.

По опыту, практически всегда управленческий учет начинается с отчета о движении денежных средств. Этот отчет собирают по текущему периоду и ведут ежедневно.

Шаг 1. Выписать, какие расчетные счета есть в компании, за что на них приходят деньги и куда уходят. 

Шаг 2. Сгруппировать статьи поступлений и трат и тем самым сформировать справочник статей. В этом справочнике должны быть статьи под вашу компанию, а не общие, например из интернета. Так, у производства в нем будет статья «сырье», а у онлайн-школы такой статьи не будет. 

Шаг 3. Собрать все поступления и траты. Это можно сделать в целом по всей компании, по видам деятельности, направлениям работы и даже отдельным товарам. 

Главное, что нужно запомнить по отчету ДДС: остатки на расчетных счетах и в таблице должны сходиться. Подробнее о том, как собрать отчет ДДС, мы рассказали в статьях «Учет движения денежных средств — организация процесса в 6 шагов» и «Как начать вести учет денег в бизнесе». 

После отчета ДДС обычно собирают отчет о прибылях и убытках, или ОПиУ. Это делают раз в месяц. Для этого подбивают выручку и расходы по статьям:

• переменные;

• общепроизводственные;

• косвенные.

Кроме этого, в ОПиУ учитывают налоги, проценты по кредитам и амортизацию. Подробнее об ОПиУ — в статье «Как правильно считать прибыль бизнеса».

И ДДС, и ОПиУ собирают по текущему периоду, и уже когда управленческий учет в компании настроен, можно собрать эти отчеты в качестве ретроспективы. 

После ОПиУ собирают управленческий баланс — его также ведут раз в месяц, в отличие от годового бухгалтерского баланса. Баланс имеет классическую структуру из активов и пассивов, которые затем разбиваются по критериям. Подробнее о балансе мы рассказали в статье «Почему именно баланс — главный отчет собственника».

Для всех отчетов нужно выбрать программное обеспечение, в котором они будут вестись. Можно пользоваться эксель-таблицей или подобрать софт под себя, но нужно учитывать, что универсальных программ нет — под разные сферы бизнеса подходят разные. 

Например, в Финтабло появилась функция, которая позволяет закрывать длительные сделки этапами, что важно для строительного бизнеса. А в Финоко можно формировать отчеты по международным стандартам гостиничного бизнеса. 

Но ни одна программа не будет вести управленческий учет сама по себе: чтобы всё работало, потребуются умелые руки. Больше — в статье «Программы и сервисы для ведения финансового учета: что выбрать».

Внедрение управленческого учета: частые вопросы собственников 

Какие виды управленческого учета бывают?

На самом деле управленческий учет один — и охватывает всю компанию. Но в отдельных случаях его ведут по направлениям, филиалам и даже отделам. В этом случае учет может быть, например, производственным или стратегическим. 

Какие требования предъявляются к информации для управленческого учета?

К информации, которую вносят в отчеты управленческого учета, нет регламентированных требований. Это могут быть любые документы и данные, главное — чтобы они были достоверными. 

Например, если собственник покупает за деньги компании автомобиль, но использует его для поездок на рыбалку, то эти траты пойдут в дивиденды, а не в расходы и тем более инвестиции бизнеса.

Управленческий учет ведется для собственника бизнеса и рисовать красивые цифры в нем не нужно — эти отчеты никто не увидит. Кроме того, важно, чтобы информация поступала своевременно и в полном объеме. 

Управленческий учет: в двух словах

• Управленческий учет — это инструмент для управления бизнесом на основе цифр. 

• Управленческий учет показывает, что на самом деле происходит в бизнесе, и позволяет вовремя принимать управленческие решения. 

• Управленческий учет дает реальную картину того, что происходит в компании. 

• За управленческий учет обычно отвечает финансовый директор: собирает отчетность, анализирует ее, подсвечивает сильные и слабые стороны и риски, помогает собственнику принимать решения. 

• Управленческий учет каждая компания ведет по-своему. Нет ни типовых, ни обязательных документов, но есть общепринятые принципы ведения управленческого учета.

Поможем настроить управленческий учет

Если настроить управленческий учет правильно, можно полностью изменить подход к работе и вывести бизнес из убыточного в прибыльный. Вот как это обычно бывает:

• Из 2,2 млн ₽ выручки сделали 5 млн ₽.

• Вышли из миллионного убытка на 700 000 ₽ чистой прибыли на госзакупках.

• За месяц вышли из 0 на прибыль в +300 000 ₽.

Мы работаем с разным бизнесом: строительными компаниями, ресторанами, стоматологиями, торговыми предприятиями, айти-компаниями и много с кем еще. 

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей: тип бизнеса, город и даже страна — не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓