Есть заблуждение, что оцифровка бизнеса — это что-то вроде перехода на электронные программы. В бухгалтерии появляется новая версия 1C, договоры контрагентам отправляют через сервис электронного документооборота, а заметки менеджеры пишут в Гугл-заметках, а не в блокнотах. На самом деле оцифровка бизнеса — это узнать и записать все показатели компании, например выручку, прибыль, себестоимость, и начать с ними работать.
Содержание
Зачем проводить оцифровку бизнеса
Что такое ЭДО и чем он отличается от оцифровки
Кому можно не заниматься оцифровкой бизнеса
Этапы оцифровки бизнеса: с чего начать и как внедрить
Как выбрать систему организации документооборота
Основные возражения, которые могут возникнуть у собственника
Оцифровка бизнеса: частые вопросы собственников
Оцифровка бизнеса: в двух словах
Поможем оцифровать вашу компанию
Зачем проводить оцифровку бизнеса
Оцифровка бизнеса — это перевод работы компании в формат цифр.
Есть заблуждение, что оцифровка — это просто перевод всех дел в электронный вид, но использование заметок на компьютере вместо бумажного ежедневника — это еще не оцифровка бизнеса.
Также многие путают оцифровку с автоматизацией, например, в 1C. Но прежде чем проводить автоматизацию, важно навести порядок в цифрах, составить необходимые отчеты и определить источники информации.
Оцифровка — это сбор всех показателей работы компании и перевод их в понятный вид. Во время оцифровки собираются данные по выручке, прибыли, каналам продаж, запасам на складах и вносятся в выбранную программу. Дальше с этими данными можно будет работать.
☕️ Например, предприниматель Олег Петрович владеет тремя кофейнями в городе. Она из кофеен — самая большая, находится в центре города, и предприниматель старается ее развивать. При этом прибыль его компании невысокая, и он не понимает причин, почему так.
После оцифровки бизнеса становится понятно, что, несмотря на высокие обороты, рентабельность кофейни в центре сильно ниже остальных. Предприниматель тратит время и деньги на развитие заведомо неприбыльной кофейни, когда кормят его остальные два заведения.
Цель оцифровки — увеличить прибыль
Оцифровка помогает компаниям понять свои ключевые показатели и метрики и с их помощью управлять бизнесом — вместо того, чтобы делать это интуитивно. В итоге меняется подход к работе в целом: становится меньше неправильных решений, появляется больше клиентов, повышается выручка бизнеса.
Преимущества оцифровки
Только цифры могут показать, что происходит в компании на самом деле. Всё остальное будет субъективной оценкой, которая может не отражать реальной картины.
👨 Например, предпринимателю не нравится менеджер отдела продаж, потому что тот якобы плохо работает. Предприниматель решает его уволить. Это решение принято на основе субъективной оценки. А если измерить показатели работы этого менеджера, окажется, что он приносит компании больше прибыли, чем два остальных менеджера, вместе взятых.
Еще оцифровка бизнеса позволяет развивать бизнес на основе цифр, например планировать закупки и поставки, улучшать качество обслуживания, привлекать больше лидов.
В Нескучных финансах оцифровка бизнеса — это прежде всего построение финмодели компании. А еще отчета о движении денежных средств, прибылях и убытках и баланса, но о них мы поговорим чуть позже. Итак, в финмодели собираются все расходы компании, прописывается себестоимость товара, выручка, разные виды прибыли.
Это ключевой документ, потому что с его помощью можно проигрывать разные сценарии развития компании. Как раз то, о чём мы говорили выше: знать цифры и управлять ими. Например, можно повысить себестоимость товара и посмотреть, как это повлияет на прибыль компании. Или выписать сотрудника премии и прикинуть, останутся ли деньги в фонд дивидендов. Финдмодель выглядит так:
Шаблон финмодели можно скачать на сайте Нескучных и адаптировать под себя
Что такое ЭДО и чем он отличается от оцифровки
ЭДО, или электронный документооборот, — это способ обмена документами через интернет. Пользователи получают электронные подписи, регистрируются в подходящем сервисе, например «Диадоке» или «Сбисе», и обмениваются договорами, актами, счетами и другими документами. Также они могут подписывать эти документы: по закону электронная подпись приравнивается к обычной.
Электронный документооборот позволяет оптимизировать бумажную рутину и сэкономить время и силы: не нужно возить документы, согласовывать и подписывать их.
Но ЭДО — это не оцифровка бизнеса, а способ сделать работу удобнее.
Кому можно не заниматься оцифровкой бизнеса
Оцифровкой бизнеса могут не заниматься компании, которые состоят из 1–3 человек. Например, самозанятые или предприниматели, которые оказывают услуги и работают без сотрудников. У них может быть несколько клиентов, один-два платежа в месяц и небольшие обороты.
Скорее всего, им не потребуются какое-то специальное программное обеспечение, а записывать даты платежей можно и в заметках.
Если же в компании есть хотя бы десять контрагентов и оборот составляет более миллиона рублей, появляется необходимость оцифровки в электронном виде. Хотя бы для того, чтобы не считать деньги каждый раз вручную на калькуляторе.
Этапы оцифровки бизнеса: с чего начать и как внедрить
Оцифровка бизнеса начинается со сбора основных цифр и отчетов.
Отчет о движении денежных средств. Этот документ показывает, откуда в компанию приходят деньги и куда и когда уходят. Чтобы собрать ДДС, нужно знать, где хранятся деньги и сколько их там, на банковских счетах и под подушкой директора. ДДС выглядит так:
Скачать шаблон ДДС можно на сайте Нескучных
Отчет о прибылях и убытках. Этот документ позволяет оценивать прибыль, рентабельность, маржинальность и много чего еще. Именно благодаря ОПиУ можно выяснить, какие продукты и направления в компании приносят больше всего денег, а какие убыточны. Для этого документа собирают выручку и расходы и группируют эти статьи на:
- переменные;
- общепроизводственные;
- косвенные.
Выглядит отчет о прибылях и убытках так:
Шаблон ОПиУ можно найти на этой странице
После ОПиУ собирают управленческий баланс. Подробнее можно прочитать в статье «Почему именно баланс — главный отчет собственника».
Вообще для оцифровки бизнеса нужен опытный финансовый директор — он сможет вытащить реальные цифры и настроить работу с ними. Если соберетесь всё делать сами, вот статьи, которые помогут:
- Учет движения денежных средств — организация процесса за шесть шагов
- Как начать вести учет денег в бизнесе
- Как правильно считать прибыль бизнеса
- Как внедрить управленческий учет
- Почему бухучет не заменит управленческий
Как выбрать систему организации документооборота
Для всех отчетов нужно выбрать программное обеспечение, в котором они будут вестись. Для малого и даже среднего бизнеса хорошо подходят Гугл-таблицы.
Если компания хочет работать в специализированном сервисе, можно попробовать сервисы «Финтабло» или «ПланФакт». Если компания большая, с производственным блоком, то тогда 1С и «МойСклад».
Читать в Нескучных:
«Программы и сервисы для ведения финансового учета: что выбрать»
Основные возражения, которые могут возникнуть у собственника
Собрали три частых возражения, которые останавливают бизнес от внедрения оцифровки.
«Я только начинаю» или, наоборот, «у меня уже слишком большой бизнес»
↓
Если вы только начинаете бизнес, то, по опыту, лучше сразу привыкать работать с цифрами. Это поможет не наделать ошибок, не прогореть в первые три года работы, когда компании чаще всего закрываются, и обкатать управленческий учет на малых оборотах.
«Я пока не готов платить специалистам по оцифровке»
↓
И не надо. Читайте статьи в Нескучных — мы рассказываем, как собрать отчеты самим.
«Я раньше не считал, зачем считать сейчас?»
↓
Ответьте себе на вопросы:
- Довольны ли вы сейчас результатом?
- Легко ли управлять компанией?
- Хорошо ли работает компания?
- Знаете ли вы, как повысить ее эффективность, а значит, получить больше прибыли?
Вот за этим и нужно оцифровывать бизнес. Другими словами, чтобы перестать плыть вслепую. Представьте себе корабль, на котором нет панели управления и даже компаса. Куда-то капитан да выплывет, но вот куда?
Оцифровка бизнеса: частые вопросы собственников
 | Отвечает Марина Писарева, CFO, финдиректор «Нескучных финансов» Марина прошла путь от экономиста до финансового директора. Внедрила управленческий учет с нуля в компаниях из разных сфер. Сейчас сопровождает премиальные продукты НФ и обучает других финансовых директоров. Ей слово ↓ |
Обязательно ли бизнесу переходить на электронный документооборот?
Если в компании один-два контрагента, то необязательно. Если больше, электронный документооборот экономит силы и время на обмен, согласование и подписание документов.
А еще — не нужно будет ходить на почту и стоять там по три часа в очереди с бабульками, чтобы отправить контрагенту оригиналы документов.
Что такое частичная оцифровка и не проще ли начать с нее?
Частичная оцифровка — это то, с чего часто начинают в малом бизнесе. Например, компания не готова собирать отчеты, но уже ведет платежный календарь в «Экселе». Это здорово и точно лучше, чем ничего.
Оцифровка бизнеса: в двух словах
- Оцифровка бизнеса — это перевод работы компании в формат цифр. Другими словами, сбор всех показателей работы компании и перевод их в понятный вид.
- Во время оцифровки собираются данные по выручке, прибыли, каналам продаж, запасам на складах и вносятся в выбранную программу.
- Оцифровка может показать, что происходит в компании на самом деле.
- С помощью оцифровки можно развивать бизнес на основе цифр, например планировать закупки и поставки, улучшать качество обслуживания, привлекать больше лидов.
- Оцифровкой бизнеса могут не заниматься компании, которые состоят из нескольких человек. Например, самозанятые или предприниматели, которые оказывают услуги и работают без сотрудников.
Поможем оцифровать вашу компанию
Если провести оцифровку компании правильно, можно полностью изменить подход к работе и вывести бизнес из убыточного в прибыльный. Вот как это обычно бывает:
- Из 2,2 млн ₽ выручки сделали 5 млн ₽.
- Вышли из миллионного убытка на 700 000 ₽ чистой прибыли на госзакупках.
- За месяц вышли из 0 на прибыль в +300 000 ₽.
Мы работаем с разным бизнесом: строительными компаниями, ресторанами, стоматологиями, торговыми предприятиями, айти-компаниями и много с кем еще.
Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓
