Финансовый детектив: как найти деньги, которые утекают из бизнеса

Рассказываем о семи признаках финансовых утечек и даем рабочие советы, как их избежать. 

Содержание

7 признаков, что из бизнеса утекают деньги

3 частые причины финансовых утечек в бизнесе

Как найти утечку денег в бизнесе: 5 способов

Как защитить бизнес от финансовых утечек: 6 советов

Финансовый детектив: в двух словах

Поможем найти, куда утекают деньги бизнеса

7 признаков, что из бизнеса утекают деньги

Проверить свою компанию и вовремя заметить утечку денег помогут эти семь признаков ↓

Признак 1. Расходы начинают расти без причин. Это касается всех видов расходов:

• производственных — например, затраты на сырье выросли, хотя поставщики не поднимали цены;

• административных — например, компания каждый месяц тратила на кофе в офис по 6000 ₽, но один из сотрудников стал таскать пачки домой, и расходы бизнеса выросли до 10 000 ₽ в месяц;

• коммерческих — например, маркетинговый отдел нерационально расходует рекламный бюджет.

Признак 2. Сотрудник часто ошибается и придумывает отговорки. И объясняет это невнимательностью, невезением или даже фазами Луны. Обычно это признак того, что сотрудник скрывает воровство, — например, кассир неправильно заносит операции, чтобы скрыть недостачу. Так было у клиента Нескучных, сотрудники которого объясняли пропажу денег «проблемами с банком« и «ошибками клиентов». 

Кейс → Воровство сотрудников: как попались продавцы, растащившие почти всю прибыль

Признак 3. Сотрудники увольняются, когда бизнес вводит важные  изменения. К таким изменениям относят:

• внедрение управленческого учета, сбор отчетности;

• постановку KPI;

• проведение инвентаризаций;

• проверку договоров, и так далее.

В этих и других случаях сотрудники боятся, что их поймают за руку — за воровство на складе, откаты за увеличение сметы, подделку документов для премий и так далее. Финдиры Нескучных часто сталкиваются с такими увольнениями. Например, бухгалтер одного из клиентов уволилась, когда финдир стала задавать неудобные вопросы о затратах на офис.

Кейс → Финучет показал, что бухгалтер украла 4 млн ₽

Признак 4. Бизнес-процесс замкнут на одном сотруднике. Если бизнес замыкает на одном сотруднике слишком много процессов, особенно по распределению ресурсов и денег, — это создает соблазн злоупотребления.

Чаще всего это касается бухгалтерии, склада и заключения договоров. Например, менеджер по закупкам нашего клиента уверял собственника, что экономит деньги компании, но при этом закупал товар выше рынка и клал разницу себе в карман.  

Кейс → Вычислили снабженца-вора, который стоил компании 9,9 млн ₽ в месяц

Признак 5. Сотрудник получает больше руководителя или собственника. Если сотрудник получает больше руководителя —  время насторожиться. 

Это может быть признаком мошенничества или мухлежа с бонусами. Такие истории тоже случались у наших клиентов, рассказывали в этих кейсах ↓

Из-за бонусов сотрудники зарабатывали больше гендира. Разобрались!

Мошенничество на миллионы: раскрыли воровство в турфирме

Признак 7. Бизнес не ведет контроль за подотчетными средствами. Проще говоря, дает сотрудникам деньги, но не требует подтверждающих документов. Например, переводит командировочные, но не просит чеки. Или позволяет сотрудникам проводить закупки без согласований либо не сверяя цены с рыночными.

3 частые причины финансовых утечек в бизнесе

А вот три причины, из-за которых могут утекать деньги ↓

Бизнес не ведет финансовый учет

Отсутствие финансового учета в компании — основная причина финансовых утечек. Дело в том, что, когда бизнес не ведет три главных отчета собственника — ДДС, ОПиУ и баланс, он не контролирует поступления и выбытия денег. А значит, не замечает роста расходов и финансовых потерь.

Скачать шаблоны трех отчетов — ДДС, ОПиУ и баланса, чтобы взять финансы под контроль, можно в нашей барсетке ↓

[FORM PRESET="H" - "Барсетка шаблонов"/]

Бизнес не назначил центры финансовой ответственности

Центр финансовой ответственности — сотрудник, отдел или подразделение, которые отвечают за прибыль, выручку, расходы и другие ключевые показатели бизнеса. Когда в компании нет ЦФО — никто не отвечает за прибыль и расходы. А значит, сотрудники не мотивированы повлиять на проблему, — ведь утечка денег из бизнеса не отражается на их KPI и премии. 

Сотрудники воруют или мошенничают

По данным Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию хищений (ACFE), ежегодно компании теряют в среднем около 5% прибыли из-за воровства сотрудников. Чаще всего сотрудники воруют имущество либо деньги из кассы:

• воровство имущества — продукции, материалов или оборудования;

• воровство денег — например, кассир получает наличку, а проводит продажу как по безналу.

А по данным Deloitte Forensic, за 2021 год около 55% компаний России и СНГ столкнулись с корпоративным мошенничеством. Чаще всего сотрудники сговаривались с контрагентами, присваивали активы бизнеса и жульничали с выплатами. Вот несколько самых распространенных схем:

• завышение расходов — например, заключение невыгодных контрактов, за которые менеджер получает откат;

• занижение плана — чтобы перевыполнить его и получить больше бонусов;

• манипуляции с KPI — когда руководители корректируют KPI, чтобы выбивать премии как для себя, так и для подчиненных.

Подробнее → Мошенничество в закупках и бухгалтерии: как понять, что сотрудники воруют

Как найти утечку денег в бизнесе: 5 способов

Чтобы найти утечку денег в бизнесе, мы рекомендуем ↓

1. Собрать управленческий учет. Бизнесу стоит собрать как минимум эти три отчета:

• отчет о движении денежных средств — поможет проверить поступления и выбытия денег;

• отчет о прибылях и убытках — поможет проанализировать расходы компании;

• баланс — поможет проанализировать активы и обязательства бизнеса.

↑ Кроме этого, стоит собрать учет дебиторской задолженности — чтобы проанализировать, сколько денег и по каким причинам бизнесу задолжали клиенты. 

Чтобы найти утечку денег, анализировать финансовую отчетность можно тремя способами:

• проверять всё — проанализировать каждый перевод, статью расхода и строчку отчета, — это займет много времени, но поможет удостовериться в отсутствии утечек;

• анализировать всплески — изучить расходы, которые резко выросли без видимых причин;

• проводить выборочную проверку — например, проверять каждую третью выписку, выручку по продажам или строчки в операционных отчетах.

2. Провести инвентаризацию кассы. Для этого в любой момент подойти к кассе и сверить деньги с операциями, которые проводит кассир. Например, если кассир продал 10 плюшевых мишек по 1000 ₽, но в кассе и по безналу прошло лишь 5000 ₽, — самое время задать кассиру неудобные вопросы.

3. Проверить счета и договоры. Для этого сравнить старые и новые счета от контрагентов. Если счета внезапно выросли — открыть договор и посмотреть, на основании чего. Если дополнительного соглашения о повышении цен или другого обоснования повышения цен нет — самое время спросить со снабженца.

4. Выстроить процессы и регламенты. Так бизнес закрепит за сотрудниками ответственность, а те будут понимать, как устроены бизнес-процессы. Например, если менеджер получил командировочные, — то должен собрать чеки и отчитаться перед бухгалтером.

5. Автоматизировать процессы. Автоматизация поможет фиксировать операции, выводить отчеты, контролировать доступ к чувствительным данным и уведомлять о подозрительных действиях. Например, с помощью автоматизации кассовых операций можно фиксировать операции кассиров и сверять данные при расхождениях.

Подробнее → Автоматизация бизнеса: как просчитать выгоду и где взять деньги

Как защитить бизнес от финансовых утечек: 6 советов

Делимся шестью советами, которые помогут защитить компанию от нечестных сотрудников и потери денег ↓

Совет 1. Вести управленческий учет. Управленка поможет контролировать расходы — замечать всплески затрат, сравнивать расходы разных периодов и отслеживать, какие расходы съедают больше всего выручки.

Совет 2. Нанять финансового директора. Финдир поможет выстроить управленческий учет и провести аудит финансов. Например, финдиры Нескучных приходят в бизнес как независимые лица, которые не заинтересованы в том, чтобы скрывать ошибки или покрывать воровство.

Совет 3. Установить регламенты. Для этого:

• выстроить и описать бизнес-процессы — создать правила, по которым работают сотрудники. Например, ввести технологические карты, которые помогут контролировать расход сырья;

• создать оргструктуру компании — чтобы проще находить проблемы и слабые места;

• установить центры финансовой ответственности — чтобы сотрудники отвечали за результат.

Совет 4. Разделять обязанности. Снимать задачи с сотрудников, на которых сосредоточено слишком много финансовых рычагов, — чтобы снизить соблазн и минимизировать злоупотребления такой властью. Например, ввести согласование бюджетов и платежей.

Совет 5. Проводить сверки и инвентаризации. Это поможет выявлять аномальные переводы и хищения, когда они только-только начались.

Совет 6. Автоматизировать процессы. Например, автоматизировать продажи, документооборот и закупки. Это поможет фиксировать все операции в системе — так, чтобы их невозможно было подделать или скрыть. А еще — увеличить прозрачность процессов и снизить влияние человеческого фактора.

Финансовый детектив: в двух словах

• Собственнику стоит проверить финансы компании, если расходы начинают расти без причин, сотрудники часто ошибаются или зарабатывают больше собственника, а еще увольняются при введении изменений. При этом бизнес-процессы замкнуты на одном сотруднике, а бизнес не ведет контроль за подотчетными средствами.

• К причинам, из-за которых возникают финансовые утечки, относят: то, что в бизнесе нет финансового учета, бизнес не назначает центры финансовой ответственности, а также воровство или мошенничество со стороны сотрудников.

• Чтобы найти утечку, бизнес может собрать управленческий учет, провести инвентаризацию кассы, проверить счета и договоры, выстроить процессы и регламенты, а также автоматизировать процессы.

Поможем найти, куда утекают деньги бизнеса

Финдиры НФ умеют распутывать самые разные финансовые загадки. Они помогут собрать управленческий учет, найдут, где бизнес теряет деньги, и предложат решения, которые помогут зарабатывать прибыль, а не головную боль. Вот лишь некоторые примеры их работы:

• Нашли причину закредитованности: оптовик задолжал банкам 31 млн ₽ из-за долгов клиента

• Нашли пропавшие 1,5 млн ₽ и разобрались с сезонностью

• Нашли дыру, куда утекло 79 млн ₽ из-за волатильности валют

• Думали, что автосервисы процветают, а на деле нашли 1 700 000 ₽ убытков. Вывели компанию в плюс

• Нашли дыру в зарплатах, куда утекало по 1 млн ₽ в месяц просто так

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓