Страховой запас товара защищает бизнес: если спрос вдруг вырастет или очередная поставка задержится, компания сможет взять страховой запас со склада и поставить на полки магазина. И пусть никто не уйдет с пустыми руками.
О том, как работает страховой запас, каким он должен быть и что еще учесть при расчете, рассказываем в статье.
Содержание
Что такое страховой запас товара и зачем он нужен
Много товара — плохо, мало товара — плохо. Почему так и что делать
Как определить страховой запас: формула расчета
Что еще влияет на страховой запас
Как управлять страховым запасом
Страховой запас: в двух словах
Поможем разобраться с запасами
Что такое страховой запас товара и зачем он нужен
Страховой запас товара — это дополнительный, запасной товар на складе, который защищает бизнес от трех рисков: скачков спроса, задержек поставок и человеческих ошибок ↓
🔥 Страховой запас выручает при скачках спроса. Когда спрос неожиданно идет вверх, выигрывает тот, кто может предложить покупателям что-то кроме пустых полок. Понятно, что на все случаи не запасешься, но для некоторых товаров неплохо иметь запас — как рассчитать его размер, еще расскажем ниже.
В любом случае, запас — это не пять тонн на случай апокалипсиса, а лишь немного товара сверх обычного. Вот, например, как можно представить соотношение спроса и страхового запаса ↓
🔥 Запас товаров страхует от задержек поставок. Если товар задержится из-за закрытия границ или метели, бизнес сможет протянуть на страховом запасе.
🔥 Страховой запас выручает, когда ошибаются люди. Человеческий фактор есть всегда: неправильно посчитать коробки, заказать 90% продукции на одну точку из пяти, забыть о ходовом товаре — с кем не бывает! И тут тоже поможет страховой запас.
Страховой запас — клевая вещь. Но не все им пользуются, чаще встречаются два других подхода к наполнению склада: слишком много товаров и слишком мало ↓
Много товара — плохо, мало товара — плохо. Почему так и что делать
Разберем два подхода к наполнению склада: когда предприниматели забивают склад сверху донизу и когда заказывают ровно столько, сколько берут покупатели. И в каждом случае страховой запас не считают ↓
👎 Случай 1. Товара на складе больше, чем нужно. Обычно так делают опытные предприниматели, которые борются за каждого покупателя. Если подумать, то звучит разумно — товара хватит, и можно не переживать, что всё вдруг раскупят. Но, затоваривая склад, бизнес рискует потерять деньги:
- Деньги замораживаются и не приносят прибыли: они лежат на складе в виде товара. Когда их удастся превратить обратно в деньги, неизвестно.
- Деньги, вложенные в товар, могут «испортиться». У товара есть срок годности, и если спроса нет, он может просто не дожить до продажи — сгнить, завянуть, затухнуть. А вместе с ним «испортятся» и деньги, которые бизнес вложил в этот товар.
- Человеческий и технический факторы. Есть риски потерять деньги из-за потопа, пожара на складе или воровства сотрудников.
- Нужно платить за склад. Когда продаж нет, товар пылится на складе, не принося прибыли. А бизнес при этом тратится на аренду и зарплаты.
👎 Случай 2. На складе не хватает товара. Логика здесь такая: все можно достать в любое время, поэтому забивать склад страховым запасом — бессмысленно. Вот только нехватка товара тоже приводит к потерям ↓
- Спрос возрос — товара не хватило. Здесь бизнес упускает выручку и прибыль, ведь полки пустые и продавать нечего. Больше всего это бьет по продавцам на маркетплейсах, для которых уход карточки в «нет в наличии» стоит дорого — вернуться на те же позиции в поиске будет непросто.
- Клиенты уйдут к конкурентам. И, возможно, запомнят, что в этом магазине вечно ничего нет.
- Закупка по завышенным ценам. Если покупать товар мелкими партиями, цена на него может быть выше в среднем на 5%, потому что поставщик не будет давать скидку за объем. А еще цена может быть выше из-за срочности.
👍 Случай 3. Есть грамотный страховой запас. Идеально, когда товара на складе не много и не мало, а ровно столько, сколько нужно + страховой запас. Как грамотно рассчитать его размер, рассказываем дальше.
Как определить страховой запас: формула расчета
Формулы расчета страховых запасов бывают разные. При этом большинство из них настолько сложные, что без высшего экономического не разобраться.
А еще такие сложные формулы, например, с использованием среднеквадратичного отклонения, не подойдут малому и среднему бизнесу. Причин здесь две:
- малый и средний бизнес нестабильны — у таких компаний мало исторических данных и часто меняется спрос, а формулы не всегда это учитывают;
- формулы не предполагают поправки на кризис — они предназначены для расчетов в предсказуемых условиях, а у нас когда такие были-то…
Проще говоря, считать страховой запас по таким формулам не только сложно, но и бесполезно. Поэтому мы в Нескучных рекомендуем пользоваться формулой нормального распределения страхового запаса:
Страховой запас = Коэффициент обслуживания Z * Стандартное отклонение спроса * Квадратный корень от среднего срока поставки
↑ По этой формуле считают, каким должен быть страховой запас товара, чтобы хватило при определенном спросе и конкретных сроках поставок. Хватило — это значит, что товар есть на полках до тех пор, пока не приезжает следующая партия товара.
Разберем, что значит каждая часть формулы ↓
→ Коэффициент обслуживания Z — это то, насколько бизнес хочет удовлетворить спрос — закрыть 50%, 70% или 90% спроса на товар.
Например, если хотят закрыть 90% спроса, то берут этот процент и сверяют его с таблицей стандартного нормального распределения. Например, для 90% коэффициент обслуживания Z будет 1.28 ↓
→ Стандартное отклонение спроса — значение, которое показывает, насколько сильно колеблется спрос относительно среднего значения.
Стандартное отклонение проще всего посчитать в гугл- или эксель-таблице через функцию «СТАНДОТКЛОН». Например, за неделю у нас купили плюшевых мишек 35, 30, 28, 37, 44, 32 и 39 раза. Вносим эти данные в гугл-таблицу, применяем функцию и получаем стандартное отклонение спроса в 5,5 мишки ↓
→ Квадратный корень от среднего срока поставки — этот показатель учитывает влияние сроков поставки на страховой запас. А средний срок поставки — время, за которое товар доезжает от поставщика.
Например, если средний срок поставки — 16 дней, то квадратный корень здесь будет равен 4.
→ Страховой запас. Чтобы его получить перемножаем все три показателя: коэффициент обслуживания Z, стандартное отклонение спроса и квадратный корень от среднего срока поставки. Возьмем те, что у нас были в примерах выше:
- Коэффициент обслуживания Z = 1.28
- Стандартное отклонение спроса = 5,5
- Квадратный корень от среднего срока поставки = 4
↓ ↓ ↓
Страховой запас = 1.28 * 5,5 * 4 = 28.16 — столько мишек нужно, чтобы сформировать грамотный страховой запас.
Если данных для подсчета не хватает, страховой запас считают по двум другим формулам ↓
Формула для бизнеса со стабильным спросом, если хочется подстраховаться от задержек поставок:
Страховой запас = Средний дневной спрос на товар * Срок поставки в днях
Формула для бизнеса, который ждет роста спроса на товар:
Страховой запас = Средний спрос на товар на период доставки * % колебания спроса
Что еще влияет на страховой запас
Колебания спроса. Рост или падение спроса на товары. Например, к Новому году есть смысл запастись фейерверками, но не сланцами.
Уникальность товара. Если бизнес не уникален, то стоит сделать запасы товара, потому что клиенты ждать не будут. Например, если цветочный магазин, как и все остальные цветочные магазины, торгует тюльпанами на 8 марта, стоит сделать запас, чтобы покупатель не ушел к конкурентам. Другое дело, если продаете антиквариат или предметы искусства — там подождут.
Транспортное плечо. Откуда везут товар, каким транспортом и за какой срок поставляют. Если расстояние больше 500 км, то срок поставки может увеличиться. Например, когда товар везут из Европы через Турцию и Беларусь, без страхового запаса никак.
Сезонность товара. Товары, которые покупают каждый день, более предсказуемы, чем товары сезонного спроса. Например, сезонность на дождевики может сдвинуться в зависимости от того, какая весна наступила: ранняя или поздняя.
Категория товара по ABC-анализу. А еще мы рекомендуем собирать страховой запас с оглядкой на категории товаров. В этом поможет ABC-анализ. Суть ABC-анализа проста: все товары разбиваются на три группы ↓
| Группа товара | Как запасать |
| «А» — товары, которые приносят 80% прибыли — самый выгодные | Запас товаров этой группы делают обязательно и в первую очередь, потому что они приносят основную часть прибыли |
| «B» — товары, которые приносят 15% всей прибыли — средние по выгоде | Запас товаров группы «В» делают, если есть свободные деньги и место на складе |
| «C» — товары, которые приносят 5% всей прибыли — невыгодные товары | Запасать товары этой группы не стоит — будут пылиться и прибыли не принесут |
Подробнее → АВС-анализ: что это такое и как его проводить
Как управлять страховым запасом
Есть три способа.
🪑Способ 1. Управлять частотой поставок. Самый простой вариант, чтобы контролировать товары на складе. Для этого смотрят и считают, что выгоднее:
- закупать товар раз в месяц и хранить его у себя на складе;
- закупать товар мелкими партиями каждую неделю — не хранить у себя, не тратить деньги на склад и кладовщика.
Посмотреть, что выгодней
Если стоимость доставки — 100 ₽, а затраты на хранение — 1000 ₽, то выгодней сделать пять заказов за месяц и потратить вдвое меньше — 500 ₽. Так бизнес не только экономит деньги, но и перекладывает риски. Например, если заказывать фрукты каждые пару дней, а не раз в месяц, то они не сгниют на складе. А за склад не нужно будет платить.
🪑 Способ 2. Автоматизировать управление запасами. Обычно это делают через CRM-систему для учета товара. Например, через «Мой Склад». Автоматизация поможет спрогнозировать будущий спрос и снизить риски, связанные с человеческим фактором:
- Рассчитать коэффициенты отклонений и узнать данные по спросу за прошлый период, чтобы попытаться спрогнозировать спрос.
- Снизить риски человеческого фактора. Например, когда кладовщик отгрузил свежую партию вместо старой в глубине склада.
🪑 Способ 3. Управлять через распределительный центр. Чтобы быстро перемещать товар до точек продаж, запас хранят в распределительном центре — отдельном складе, равноудаленном от всех точек. Отсюда товар быстро довозят до той точки, где он нужнее всего. Схематично это выглядит так ↓
Распределительный центр — это не панацея, и здесь тоже можно затовариться. Чтобы этого избежать, советуем следовать правилу:
Страховой запас распределительного центра < Суммы страхового запаса всех точек продаж
Вот как это правило работает в жизни ↓
Как распределительный центр помог сэкономить
Компания «Три питона» торгует розами на 10 точках по всему городу. На каждой точке хранили по 100 роз в запасе, но спрос везде был разным, поэтому где-то запасные цветы быстро заканчивались, а где-то — лежали и гнили.
Проблему решил распределительный центр. После его открытия страховой запас с точек перенесли в распределительный центр и сократили до 700 роз на всех. Эти цветы ждут на подхвате в распределительном центре: один звонок флориста, и дополнительная поставка едет в нужную точку.
Когда «Три питона» перераспределили страховые запасы, они начали экономить: теперь меньше денег заморожено в товаре и меньше роз портится.
Страховой запас: частые вопросы собственников
Отвечает Евгения Лонская, финансовый директор компании «Нескучные финансы» ↓
Какому бизнесу нужен страховой запас?
Далеко не каждому бизнесу нужен страховой запас товаров. Есть способ узнать — для этого считают, выгоден он или нет. Бывает, потеря клиента обходится дешевле, чем заморозка денег в товаре плюс расходы на склад и кладовщика.
Если нет данных за прошлый период, можно ли посчитать страховой запас, взяв данные другого бизнеса?
Посчитать страховой запас можно только для своего бизнеса. Ведь другие компании — в других условиях. В том числе в других отношениях с поставщиками и клиентами, а также с другой удаленностью от склада.
Страховой запас товара: в двух словах
- Страховой запас товара — это дополнительный товар, который защищает бизнес от скачков спроса, задержек поставок и человеческих ошибок.
- Страховой запас считают по формуле:
Страховой запас = Коэффициент обслуживания Z * Стандартное отклонение спроса * Квадратный корень от среднего срока поставки.
- На страховой запас товара влияют колебания спроса, уникальность товара, транспортное плечо и сезон.
- Страховым запасом управляют через частоту поставок, автоматизацию и распределительный центр.
Поможем разобраться с запасами
Финдиры НФ знают, как посчитать запасы и излишки товара, а еще как внедрить учет в бизнесе и на чем можно сэкономить. Вот как они уже это делали:
Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы.
Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓
Увидите, где вы теряете до 40% прибыли
Бесплатная онлайн-встреча с финансовым директором для предпринимателей
✔️ Готово: ваша заявка на онлайн-встречу с финдиром принята!
В течение рабочего дня позвоним вам, чтобы уточнить детали и подобрать удобное для встречи время. Если не дозвонимся, то напишем в мессенджеры и на почту.
