Управление товарными запасами: как сохранить баланс на складе

На старте бизнеса склад обычно не доставляет собственнику проблем. Товарных запасов либо совсем немного, и информацию о них можно удержать в голове, либо бизнес работает «с колес». То есть менеджеры продают ровно то, что есть в наличии прямо сейчас. 

Однако с ростом объема продаж растут и габариты  склада, и объем закупок. Самый большой вопрос, который возникает на этом этапе, — как понять, сколько нужно закупить товаров и сырья, чтобы бизнес работал без перебоев и приносил стабильную прибыль? Об этом рассказываем в статье ↓

Содержание

Зачем нужна система управления товарными запасами

Как управлять товарными запасами

Расчет необходимого объема товарных запасов: формула

Как оценить  эффективность управления товарными запасами

Признаки неэффективного управления товарными запасами

Управление товарными запасами: в двух словах

Оценить работу склада, выявить проблемы и наладить учет товарных запасов помогут финдиры НФ

Зачем нужна система управления товарными запасами

Товарные запасы — это все запасы товаров и сырья, которые хранятся на складе компании с целью дальнейшей перепродажи или производства продукции. 

Товарные запасы делятся на четыре группы:

• Товары. Запасы, которые бизнес закупает для дальнейшей перепродажи без изменения потребительских свойств. Например, магазин одежды закупает партии товара из Китая или стран СНГ.

• Сырье. Материалы, которые приобретаются с целью использования в процессе производства: для получения конечной продукции или полуфабриката. 

• Полуфабрикаты. Собственные изделия компании, которые могут быть проданы сразу или пройти еще одну или несколько стадий обработки, прежде чем стать готовой продукцией.

• Готовая продукция. Продукция, предназначенная для продажи конечному потребителю. 

Как управлять товарными запасами

Основная задача системы управления запасами — создание и обеспечение оптимального объема и ассортимента продукции, необходимой для функционирования компании. Чтобы всё работало как часы, необходимо выполнить несколько шагов: 

Шаг 1. Описать и зафиксировать все бизнес-процессы: от продаж до конечного сбыта

Это позволит увидеть, как формируется потребность в товарах, а также отследить процесс перемещения запасов по складу и производству. Только так  можно понять необходимый объем складских запасов.

Шаг 2. Нормирование

Нормирование предполагает фиксацию объема запасов на определенном уровне. Норма определяется количеством товара, которое способно обеспечить непрерывное предложение покупателям с минимальными издержками. 

При определении нормы учитываются:

• частота поставок;

• объем единовременной поставки товаров;

• объем ежедневных продаж.

Шаг 3. Внедрение программного обеспечения (ПО)

Для контроля уровня запасов компании не обойтись без ПО. Например, вести учет можно при помощи сервиса 1С:Предприятие. Финдиры НФ применяют для контроля складских запасов Гугл-таблицы, как самый удобный и стабильно работающий инструмент, которым одновременно могут пользоваться несколько человек. Крупные компании, например, Wildberries, вкладываются в разработку собственного программного обеспечения.

Расчет необходимого объема товарных запасов

Чтобы определить необходимый уровень товарных запасов, необходимо непрерывно работать с ассортиментом. Поскольку на покупательский спрос помимо цены влияют мода и тренды, сезонность, размер рынка, уровень доходов.

Определить оптимальный товарный ассортимент позволяют ABC- и XYZ-анализ.

ABC-анализ

Методика основана на принципе Парето: 20% вложенных усилий обеспечивают до 80% конечного результата. Отвечает на вопрос: «Какой товар выгоднее продавать?»↓

XYZ-анализ

Этот метод позволяет рассмотреть отдельные товарные позиции или группы товаров для определения стабильности спроса. При XYZ-анализе все товары делятся на следующие категории↓

XYZ-анализ позволяет подсветить слабые стороны выбранной маркетинговой стратегии. На основании собранных данных корректируются методы продвижения и план сбыта.

Применение ABC- и XYZ-анализа дает возможность:

• выявить товары, которые приносят больше и меньше всего дохода;

• снизить количество ошибок при работе со складскими остатками;

• оптимизировать использование складских площадей;

• увеличить прибыль от сбыта;

• усовершенствовать систему поставок;

• улучшить внутреннюю и внешнюю логистику бизнеса.

После определения оптимального ассортимента продукции необходимо понять, в каком объеме закупать каждую из товарных позиций. Для этого рассчитывают коэффициент оборачиваемости.

Коэффициент оборачиваемости товарных запасов — это показатель, который позволяет оценить, насколько быстро товары на складе заменяются новыми. 

Для каждой категории запасов коэффициент рассчитывается по своей формуле:

Товар

Себестоимость продаж / Среднегодовой остаток запасов

Сырье

Производственный расход сырья за период / Средние остатки сырья за период

Полуфабрикаты

Объем продаж за период / Средние остатки ГП за период

Готовая продукция

Производственный расход ПФ за период / Средние остатки ПФ за период

Только после сбора данных об ассортименте и оборачиваемости товарных запасов можно составлять план закупок для дальнейшей работы.

Как оценить  эффективность управления товарными запасами

Основной признак неэффективного управления материальными ценностями ― нехватка одних позиций и излишки по другим. В результате возникают такие проблемы, как:

• простои в производстве;

• срыв сроков по договорам и контрактам;

• снижение объемов продаж;

• медленная оборачиваемость склада;

• замораживание средств в неликвидных остатках;

• высокие расходы на хранение;

• убытки из-за старения или порчи товара.

Если в компании есть хотя бы одна из этих проблем — самое время проверить, как идут дела на складе. 

Чтобы понять, как скорректировать работу с товарными запасами, необходимо рассчитать их рентабельность. Для этого рассчитывают коэффициент GMROI по формуле:

Коэффициент показывает, с какой скоростью запасы превращаются в деньги и сколько прибыли генерирует каждый рубль, вложенный в товарные запасы.

Рассчитав GMROI, собственник получит ответы на следующие вопросы:

• насколько эффективно используются вложения товарные запасы и на какие товары стоит делать акцент при продвижении и развитии бизнеса;

• в какие подразделения бизнеса нужно вложить средства, чтобы достичь максимальной эффективности работы;

• как оптимизировать доставку и складирование сырья и готовой продукции;

• как оптимизировать запасы в зависимости от спроса в условиях сезонности.

Если по результатам расчетов GMROI получается выше 1 — все в порядке. А если меньше 0,8, то нужно бить тревогу: компания либо закупила слишком много товаров и тратит слишком много ресурсов на их хранение, либо есть проблемы со сбытом. 

Управление товарными запасами: в двух словах

• Товарные запасы — это все запасы товаров и сырья, которые хранятся на складе компании с целью дальнейшей перепродажи или производства продукции. 

• Основная задача системы управления запасами — создание и обеспечение оптимального объема и ассортимента продукции, необходимой для функционирования компании. 

• Чтобы определить необходимый уровень товарных запасов, необходимо непрерывно работать с ассортиментом и учитывать коэффициент оборачиваемости товарных запасов.

• Эффективность управления складом оценивается с помощью коэффициента рентабельности товарных запасов (GMROI).

Оценить работу склада, выявить проблемы и наладить учет товарных запасов помогут финдиры НФ

При работе со складским учетом важно учитывать все нюансы: логистику, внутреннее взаимодействие подразделений компании, ассортимент, спрос, конкуренцию и рентабельность. Если вы хотите избежать простоев компании, затоваривания, потерь выручки и чистой прибыли, у финдиров НФ есть рецепт правильной организации работы по управлению товарными запасами. 

Вот живые примеры:

• Склад в стоматологии: как организовать учет и привести запасы в порядок

• Как сократить запасы на складе. Разбираемся с неликвидом

• Вопрос: учитывать ли в оборачиваемости запасов время доставки?

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓