Управленческий учет в онлайн-школе:
зачем нужен и как вести

Кажется, что учет в онлайн-школе должен быть простым, не производство же. На деле оказывается, что и выручку нужно признавать в зависимости от продукта, и на летний низкий сезон деньги копить, и учет вести, как всем. Подробнее — в статье. 

Содержание

Зачем онлайн-школе управленческий учет

Как онлайн-школе правильно считать выручку

Как внедрить управленческий учет в онлайн-школе

Управленческий учет в онлайн-школе: в двух словах

Поможем выстроить управленческий учет в образовании и любой другой сфере

Зачем онлайн-школе управленческий учет

Управленческий учет — это инструмент, который помогает управлять бизнесом с помощью цифр и показателей. Если бухгалтерский учет обязателен для компаний, то управленческий ведется для себя — чтобы принимать решения, основываясь на данных, а не интуитивно. 

С помощью управленческого учета можно:

• видеть, откуда приходят и куда уходят деньги;

• правильно оценивать выручку и считать прибыль;

• планировать доходы и расходы;

• анализировать рентабельность товаров и бизнеса в целом. 

Управленческий учет в онлайн-школе помогает правильно выстроить бизнес-процессы, например:

• правильно считать выручку — в образовательной сфере компании часто считают выручку неправильно: путают ее с поступлениями, а затем оказываются в кассовых разрывах;

• не путать авансы и свои деньги — в онлайн-школах курсы оплачивают на несколько месяцев вперед. Но эти деньги еще не принадлежат компании, потому что она их не отработала;

• планировать сезонность — в сфере образования ярко выражена сезонность: летом, когда у школьников каникулы, а у взрослых отпуска и дачи, наступает низкий сезон. Но в это время у компании всё равно есть расходы, на которые нужно заранее отложить деньги;

• вести систему фондов — чтобы запускать новые продукты, например, с известными спикерами, нужно заранее откладывать деньги на это.

А еще — правильно выводить дивиденды, не путать личные деньги и деньги компании, грамотно давать рассрочку и знать, какие продукты приносят больше всего выручки. Об основных ошибках онлайн-школ мы рассказали в статье «Шесть ошибок владельцев онлайн-школ».

По опыту, самые большие трудности в онлайн-образовании вызывает учет выручки. Об этом расскажем дальше ↓ 

Как онлайн-школе правильно считать выручку

У онлайн-школ есть разные продукты, например, многомесячные курсы, персональные уроки с преподавателями, различные марафоны. В зависимости от продукта и формируется признание выручки. 

Здесь нужно сделать небольшое теоретическое отступление. Вообще выручку можно признавать двумя способами:

• кассовым методом — клиент заплатил деньги, компания сразу посчитала их выручкой;

• начисленным методом — клиент заплатил деньги, компания выполнила обязательства и только потом стала считать эти деньги выручкой.

Оба эти метода правильные, вопрос только в том, как их применять. Если кофейня продает стакан американо и пончик, она сразу же выполняет свои обязательства. Клиент отдает деньги, которые кофейня может смело считать выручкой. 

Если онлайн-школа продает курс на полгода, получает за это деньги, она не может считать их выручкой по нескольким причинам:

• школа не выполнила свои обязательства — выручкой считаются только те деньги, которые компания отработала. Если школа обязательства пока что не закрыла, эти деньги считаются авансом, то есть кредиторской задолженностью.

• клиент в любой момент может расторгнуть договор и попросить деньги назад — и будет иметь на это право. Если компания сразу потратит эти деньги, возвращать придется из своих, а если на счетах пусто, возникнет кассовый разрыв.

Получается, онлайн-школы могут признавать выручку только начисленным методом — по факту выполнения обязательств. И вот здесь уже могут быть варианты:

⚡️Школа английского языка «Всезнайка» продает курсы английского. Каждый курс длится полгода и состоит из 72 уроков. В месяц это 12 уроков. Клиенты сразу оплачивают весь курс, а школа признает выручку каждый месяц — по мере того, как отработала 12 уроков. 

⚡️Школа химии и физики «Эйнштейн» продает курсы из предзаписанных учителями видеоуроков. Курсы состоят в среднем из 20 занятий. Клиенты оплачивают курс сразу, а школа признает выручку в момент оплаты — потому что сразу дает доступ ко всем урокам, которые ученики проходят постепенно. 

⚡️Онлайн-школа русского языка «Кириллица» продает курсы на один и два месяца. Выручку школа признает по факту окончания каждого курса.

Вывод такой: чтобы решить, как признавать выручку, нужно смотреть на суть продукта. Но в любом случае выручкой могут считаться только те деньги, по которым школа выполнила свои обязательства. Если обязательства не выполнены, а деньги поступили, их нужно откладывать на отдельном счете.

Как внедрить управленческий учет в онлайн-школе

Есть два способа внедрить управленческий учет в онлайн-школе:

• простой и надежный — обратиться в Нескучные финансы. Наши финдиры анализируют бизнес-процессы, собирают отчетность и помогают работать с ней;

• посложнее — разобраться в учете самим. Тут потребуются время и силы, но это реально. 

Чтобы внедрить управленческий учет самим, потребуется наша бесплатная барсетка с шаблонами отчетов.

Из барсетки нужно взять три основных отчета:

ДДС, или отчет о движении денежных средств, — показывает, сколько денег приходит и уходит, какие направления приносят больше денег, хватает ли денег на текущие расходы, инвестиции и займы. Вот он:

Как работать с ДДС, мы рассказали в статье «Анализ отчета о движении денежных средств: главное для собственника». 

ОПиУ, или отчет о прибылях и убытках, — показывает, насколько эффективно работает компания: какую прибыль она приносит, сколько убытков генерирует. А еще — как всем этим управлять. Вот как выглядит пример ОПиУ:

Как работать с ОПиУ, мы рассказали в статьях «Как правильно считать прибыль» и «Виды прибыли и способы расчета».

Учет сделок — показывает доходы и расходы по каждому клиенту. В этом отчете видно, сколько школа тратит на каждый конкретный продукт и сколько зарабатывает с него. Вот он:

Как работать с учетом сделок — в статье «Учет сделок: что это и зачем он нужен».

Чтобы работать с этими отчетами, нужно провести предварительный аудит — посмотреть, что в компании уже есть и какие цифры нужно вытащить, чтобы заполнить отчеты. 

Обычно начинают с ДДС: выписывают, какие счета есть у компании,  группируют статьи поступлений и трат и распределяют по ним все деньги. 

Параллельно ведут учет сделок: записывают клиентов, какие продукты они покупают и сколько денег приносят. 

Раз в месяц собирают ОПиУ: для него подбивают выручку и переменные, общепроизводственные и косвенные расходы.

Управленческий учет в онлайн-школе: в двух словах

• Управленческий учет — это инструмент, который помогает управлять бизнесом с помощью цифр и показателей.

• Управленческий учет в онлайн-школе помогает правильно выстроить бизнес-процессы, например, правильно считать выручку, не путать авансы и свои деньги, планировать сезонность, ввести систему фондов.

• Также управленческий учет в образовательном бизнесе помогает правильно выводить дивиденды, не путать личные деньги и деньги компании, грамотно давать рассрочку и знать, какие продукты приносят больше всего выручки.

• Чаще всего онлайн-школы могут признавать выручку только начисленным методом — по факту выполнения обязательств.

• Есть два способа внедрить управленческий учет в онлайн-школе: обратиться в Нескучные финансы или разобраться в учете самим.

• Управленческий учет в онлайн-школе начинается с трех основных отчетов — ДДС, ОПиУ и учета сделок. 

Поможем выстроить управленческий учет в образовании и любой другой сфере

Финдиры Нескучных работают с компаниями в самых разных отраслях: образовании, строительстве, производстве, медицине, бьюти-сфере. Везде они разбираются во внутренних бизнес-процессах, внедряют управленческий учет и помогают предпринимателям с его помощью расти и зарабатывать. Вот как это обычно бывает:

• Антикейс: онлайн-школа и невозвратная дебиторка

• Франшиза салонов: от кассовых разрывов до 5,8 млн ₽ в фондах за 11 месяцев

• Фитнес-клуб четыре года работал в минус, хотя продавал карты по 420 000 ₽

• Стоматология: из 2,2 млн ₽ выручки сделали 5 млн ₽

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓